Rechtsabteilungen sind oft mit zahlreichen Aufgaben belastet, von Budgetierungen und Abrechnungen bis hin zu administrativen Aufgaben und der Zusammenarbeit mit CEOs und Führungskräften. Bei diesem breiten Spektrum an Aufgaben kann das Vertragsmanagement leicht in den Hintergrund geraten. Ein Unzureichendes Vertragsmanagement führt zu Problemen und Ineffizienzen, die das Unternehmenswachstum behindern. Unabhängig von der Größe der Rechtsabteilung, sei es eine kleine Einheit in einem Großunternehmen oder ein Team in einem mittelständischen Unternehmen, kann die Einführung einer Contract Lifecycle Management (CLM) erhebliche Vorteile bringen. 

Was ist ein CLM?

Verträge müssen während ihrer gesamten Laufzeit sorgfältig verwaltet werden. CLM-Systeme unterstützen den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Erstellung bis zur Beendigung. Sie helfen bei der Überprüfung und Durchsetzung von Vertragsbedingungen und bei der Erstellung von Berichten und Datenanalysen. Eine CLM-Software ermöglicht es den Rechtsabteilungen von Unternehmen, den Vertragsprozess mit weniger Risiko und größerer Effizienz zu verwalten und bietet eine solide Grundlage für Teams, die gerade erst mit rechtlichen Technologielösungen beginnen.

Warum wird CLM-Software vermehrt in Unternehmen eingesetzt?

Jede Abteilung in einem Unternehmen ist auf Verträge angewiesen, um effektiv arbeiten zu können. Ob mit Lieferanten, Dienstleistern, neuen Mitarbeitern oder Partnern. Hinzu kommt, dass Rechtsabteilungen durch das Aufkommen von unzähligen Verträgen meist heillos überbelastet sind – wobei die Prüfung und Bearbeitung meist repetitiv ist.

Mit einem zentralen, sicheren Repository für alle Vereinbarungen kann die Rechtsabteilung das gesamte Vertragsportfolio des Unternehmens einsehen, überwachen und automatisieren. Zudem haben durch ein CLM auch andere Abteilungen Zugriff auf relevante Verträge, was die funktionsübergreifenden Beziehungen stärkt und die alleinige Bearbeitung und Blockade durch die Rechtsabteilung wegfällt.

Die Vorteile eines modernen CLM liegen auf der Hand

Moderne CLM-Lösungen automatisieren zeitaufwändige Prozesse, sorgen für eine zentrale Ablage und Verwaltung aller Vertragsdokumente und ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen – und allem voran: sie führen zu einer starken Entlastung der Rechtsabteilung. Darüber hinaus bieten sie umfangreiche Analyse- und Berichtsfunktionen, die eine proaktive Überwachung und Optimierung der Vertragsbeziehungen ermöglichen. Dies vereinfacht nicht nur die Verwaltungsaufgaben, sondern unterstützt auch die strategische Entscheidungsfindung.

1. Automatisierung des Vertragslebenszyklus

Die Automatisierung trägt wesentlich dazu bei, den gesamten Vertragsprozess zu beschleunigen, die Rechtsabteilung zu entlasten und gleichzeitig die Qualität und Sicherheit der Verträge zu gewährleisten.

  • Automatisierte Vertragserstellung: Standardisierte Vorlagen, die leicht angepasst werden können, ermöglichen es verschiedenen Abteilungen, Verträge selbstständig zu erstellen, was die Rechtsabteilung entlastet und die gesamte Vertragsabwicklung effizienter und reibungsloser gestaltet.
  • Automatisierte Verhandlungs- und Genehmigungsprozesse: Nach der Erstellung eines Vertrages folgen meist Verhandlungs- und Genehmigungsprozesse. Die Integration von Signierdiensten in ein CLM-System ermöglicht es, Verträge digital zu unterzeichnen. Dies beschleunigt den gesamten Prozess und reduziert zudem den Papierverbrauch.
  • Effiziente Verwaltung und Überwachung: Verträge müssen während der Vertragslaufzeit sorgfältig verwaltet und überwacht werden. Ein modernes CLM hilft dabei, wichtige Fristen und Meilensteine im Auge zu behalten. Benachrichtigungen und Warnmeldungen stellen sicher, dass keine wichtigen Fristen verpasst und Verträge rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden.
  • Automatisierte Überprüfung und Durchsetzung von Vertragsbedingungen: Moderne CLM-Software unterstützt die Überprüfung und Durchsetzung von Vertragsklauseln. Automatisierte Prüfungen tragen dazu bei, die Einhaltung von Vertragsklauseln sicherzustellen und das Risiko von Vertragsverletzungen zu verringern. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Minimierung rechtlicher Risiken.
  • Automatisierte Berichterstattung und Datenanalyse: CLM-Software kann auch die Berichterstattung und Datenanalyse automatisieren. Durch die automatische Erstellung von Berichten und die Analyse von Vertragsdaten können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die die Entscheidungsfindung unterstützen und die Leistung der Vertragsabwicklung verbessern.
  • Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen findet immer mehr Einsatz in CLM-Systemen. KI kann große Mengen von Vertragsdaten analysieren und Berichte erstellen. Mithilfe von KI lassen sich Vertragsinhalte automatisch klassifizieren und Risiken erkennen. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Vertragsverwaltung.

2. Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

Die Digitalisierung von papierhaften Verträgen und deren Ablage in einer digitalen Vertragsakte bietet viele Vorteile. Mit OCR-Erkennung können Texte durchsucht und bearbeitet werden. Dies erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Dokumente erheblich.

Eine moderne digitale Archivierungslösung ermöglicht es, Verträge nach verschiedenen Kriterien, Metadaten oder sogar per Volltextsuche zu finden. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz, da Verträge schnell und einfach auffindbar sind.

Durch die elektronische Archivierung wird der physische Platzbedarf für die Aufbewahrung von Verträgen deutlich reduziert. Dies führt zu einer Kostenersparnis und einer besseren Nutzung der vorhandenen Büroflächen.

3. Vorlagenbibliothek und Vertragsvorlagen

Juristisch geprüfte Textbausteine: Ein großer Vorteil einer Vorlagenbibliothek bzw. Standardvertragswerken ist die gleichbleibend hohe Qualität der erstellten Verträge. Alle Vorlagen sind juristisch geprüft, was Ihnen rechtliche Sicherheit bietet. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da Sie nicht für jede Vertragserstellung einen Juristen hinzuziehen müssen.

Schneller Zugriff auf Vorlagen: Mit einer gut organisierten Vorlagenbibliothek entfällt die zeitaufwendige Suche nach Vertragsdokumenten. Alle benötigten Vorlagen sind zentral und blitzschnell verfügbar. Dies erleichtert die Arbeit und beschleunigt den gesamten Vertragsprozess erheblich.

Rechtliche Sicherheit: Durch die Nutzung von juristisch geprüften Vorlagen minimieren Sie das Risiko von Rechtsfehlern. Dies sorgt für eine höhere Sicherheit und Verlässlichkeit in Ihren Vertragsangelegenheiten. Eine standardisierte Struktur der Verträge erhöht zudem die Lesbarkeit und Verständlichkeit.

5. Rollen- und Rechtemanagement

Fein granulare Zugriffssteuerung: Ein ausgereiftes CLM-System bietet eine fein granulare Steuerung der Zugriffsrechte. Dies bedeutet, dass Sie genau festlegen können, wer welche Dokumente lesen oder bearbeiten darf. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben.

Sicherheitsaspekte: Ein weiterer Vorteil eines CLM-Systems ist die erhöhte Sicherheit. Durch die genaue Kontrolle der Zugriffsrechte und die Möglichkeit, alle Aktivitäten zu protokollieren, wird das Risiko von Datenlecks minimiert. Zudem können durch die Integration von Sicherheitsprotokollen wie der DSGVO alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Ein CLM-System erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen. Verträge und Dokumente können zentral gespeichert und von berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden. Dies fördert die Effizienz und reduziert die Notwendigkeit für zeitaufwändige Abstimmungsprozesse.

6. Compliance und Risikomanagement

  • Frühzeitige Erkennung von Regelverstößen: Ein CLM-System hilft Ihnen, Regelverstöße frühzeitig zu erkennen. Automatisierte Prüfungen und kontinuierliche Überwachung stellen sicher, dass alle Verträge den aktuellen Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dies minimiert das Risiko von Strafen und Bußgeldern.
  • Detaillierte Audits und Reportings: Mit einem CLM-Tool können Sie detaillierte Audits und Reportings durchführen. Die Integration in bestehende ERP-, ECM- oder CRM-Systeme ermöglicht eine umfassende Datenanalyse. So können Sie Risikobewertungen zu Verträgen und Vertragspartnern erstellen und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherstellen.
  • Maßnahmen zur Risikominimierung: Ein gründliches Vertragsmanagement befähigt Ihr Unternehmen dazu, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu mindern. Durch eine regelmäßige Risikobewertung wird gewährleistet, dass die vertraglichen Bedingungen fair und angemessen sind. Dies trägt zur rechtlichen Sicherheit und Stabilität Ihres Unternehmens bei.

Fazit

Rechtsabteilungen stehen vor der Herausforderung, zahlreiche administrative und juristische Aufgaben zu bewältigen. Ein Contract Lifecycle Management (CLM)-System bietet hier erhebliche Unterstützung. Es automatisiert und optimiert den gesamten Lebenszyklus von Verträgen, von der Erstellung bis zur Kündigung, und hilft so, die Effizienz zu steigern und Risiken zu minimieren. CLM-Systeme ermöglichen eine zentrale und digitale Verwaltung von Verträgen, was die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert und die Compliance sicherstellt. Insgesamt erleichtert ein CLM-System die Arbeit der Rechtsabteilungen erheblich und steigert die operative Effizienz des gesamten Unternehmens.

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