Vertragsmanagement, auch bekannt als Contract Management, geht über die einfache Vertragsverwaltung hinaus. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie über Vertragsmanagement wissen müssen, welche Prozesse es durchläuft, welche Vorteile es bietet und wie eine Software Ihnen dabei helfen kann.

Definition Vertragsmanagement:

Vertragsmanagement ist die ganzheitliche Betreuung und Organisation aller Aspekte von Verträgen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Dazu gehören die Planung und Durchführung von Vertragsverhandlungen, die Umsetzung von Verträgen sowie die Anpassung und Änderung von Verträgen aus technischen, terminlichen, finanziellen oder personellen Gründen.

Vertragsmanagement auf einem Blick

Was ist ein Vertrag?

Ein Vertrag ist eine Vereinbarung zwischen mindestens zwei Parteien, die durch übereinstimmende Willenserklärungen eine gegenseitige Verpflichtung eingehen. Dazu sind mindestens ein Angebot und eine Annahme über den Inhalt des Vertrags erforderlich. Der Vertrag ist die rechtliche Grundlage für die Leistungserbringung und regelt die Zusammenarbeit zwischen beiden Parteien. Im Laufe eines Projektes können Änderungen des Vertrages, z.B. hinsichtlich des Leistungsumfangs, der Kosten und der Termine, durch einen Nachtrag vereinbart werden. 

In Unternehmen kommen Verträge in jeder Branche und Abteilung zum Einsatz. Sie definieren die Beziehungen, Rechte und Pflichten zwischen Partnern, Lieferanten und Kunden. Im Folgenden eine Liste mit Vertragsarten, die in Unternehmen häufig zum Einsatz kommen:

  • Arbeitsvertrag
  • Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
  • Dienstleistungsvertrag
  • Liefervertrag
  • Mietvertrag
  • Lizenzvertrag
  • Vertriebsvertrag

Was macht das Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement umfasst nicht nur die Entstehung von Verträgen, sondern auch deren Bearbeitung und Verwaltung während des gesamten Vertragslebenszyklus. 

Welche Aufgaben gehören zum Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement umfasst verschiedene Aufgaben, die zusammen eine reibungslose Vertragsabwicklung gewährleisten. Dazu gehören das Vertragscontrolling, die Vertragsverwaltung und die Vertragsarchivierung. Letzteres befasst sich mit der systematischen Erfassung und Speicherung von Vertragsdokumenten, um eine geordnete und zugängliche Ablage zu gewährleisten.

Was ist Vertragscontrolling?

Das Vertragscontrolling ist ein zentraler Bestandteil im Vertragswesen und umfasst die Risikoüberwachung, die Vertragserfüllung und die Ausgabenanalyse (auch Spend Analysis). Das Tagesgeschäft des Vertragscontrollings befasst sich mit einer Vielzahl von Tätigkeiten, wie:

  • Sicherstellung der Einhaltung von Vertragsverpflichtungen
  • Bewertung des Umsatzpotenzials pro Vertragspartner
  • Beurteilung von Neu- und Bestandskunden
  • Überwachung von Vertragsverlängerungen und Projektfortschritten
  • Budgetierung und Kostenkontrolle in Verträgen
  • Bewertung von Chancen und Vertragsrisiken
  • Unterstützung bei der Erstellung von Berichten für den Jahresabschluss, Wirtschaftsprüfer und das Management

Was ist unter der Vertragsverwaltung zu verstehen?

Die Vertragsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements. Sie umfasst die Erzeugung von vertragsrelevanten Informationen, wie Metadaten zu Verträgen und Vertragsparteien, sowie die Strukturierung dieser Informationen. Durch eine effektive Vertragsverwaltung können Verantwortlichkeiten (sowohl intern als auch extern) klar erfasst und definiert werden.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Ein effizientes Vertragsmanagement kann erheblich zur Steigerung des Umsatzes eines Unternehmens beitragen. Es hilft dabei, Kosten und Risiken zu reduzieren, Gesetze und Vorschriften einzuhalten, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Schlecht verwaltete Verträge können dagegen zu erheblichen finanziellen Verlusten, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden führen.

5 Vorteile von Vertragsmanagement

  1. Risikominimierung: Ein gründliches Vertragsmanagement befähigt das Unternehmen dazu, Verträge zu überwachen, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu mindern, indem sichergestellt wird, dass die Verträge rechtsverbindlich und durchsetzbar sind. Durch eine Risikobewertung wird gewährleistet, dass die vertraglichen Bedingungen fair und angemessen sind.
  2. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Beim Vertragsmanagement sollen Verträge laufend überprüft und an die aktuellen rechtlichen Anforderungen angepasst werden, um sicherzustellen, dass alle Verträge den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dies ist bei der Vermeidung von Strafen und Bußgeldern entscheidend.
  3. Kosteneinsparungen: Durch proaktives Monitoring der Vertragsleistung und der vereinbarten Meilensteine erkennen Unternehmen Möglichkeiten zur Kostensenkung, wie beispielsweise die Vereinheitlichung von Verträgen oder die Identifizierung von unzureichend genutzten Dienstleistungen.
  4. Gesteigerte Effizienz: Vertragsmanagement erleichtert die Überwachung und Verwaltung der Leistungen und Pflichten aller Vertragspartner. Es reduziert den Verwaltungsaufwand, erhöht die Effizienz und fördert eine bessere Zusammenarbeit.
  5. Verbesserte Transparenz & Entscheidungsfindung: Durch die Analyse von Vertragsdaten gewinnen Unternehmen wertvolle Erkenntnisse über Trends, Risiken und Chancen. Diese Informationen bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen, sei es bei der Erkennung von Leistungsproblemen, der Optimierung von Lieferantenbeziehungen oder der Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung.

Welche Abteilung kümmert sich um die Verträge?

Die Zuständigkeit für das Vertragsmanagement variiert je nach Unternehmen. In vielen Unternehmen ist die Rechtsabteilung hauptverantwortlich für die Erstellung, Prüfung und Verhandlung von Verträgen. Dies gilt insbesondere für rechtlich komplexe Vereinbarungen. Darüber hinaus können je nach Art des Vertrags und der betroffenen Geschäftsprozesse auch andere Abteilungen wie Vertrieb, Personal, Einkauf oder Finanzmanagement an der Vertragsverwaltung beteiligt sein. In einigen Fällen kann es auch spezialisierte Teams oder eine eigene Abteilung für das Vertragsmanagement geben, die sich ausschließlich mit der Verwaltung und Optimierung von Verträgen befassen.

Was ist ein Contract Manager?

Ein Contract Manager oder eine Contract Managerin ist für die Aushandlung und Verwaltung von Verträgen innerhalb des Unternehmens zuständig. Er oder sie unterstützt, formuliert, überprüft und verwaltet den Vertragsinhalt in Übereinstimmung mit den unternehmerischen Vorschriften.

Was sollte ein Vertragsmanagement beinhalten?

Ein effizientes Vertragsmanagement sollte sämtliche Phasen im Lebenszyklus eines Vertrags berücksichtigen. Dies schließt nicht nur die reine Dokumentenablage ein, sondern umfasst die Unterstützung aller Vertragsprozesse. Typischerweise beginnt dies mit der Digitalisierung und Erfassung von Dokumenten, setzt sich fort mit der Nutzung und Kontrolle der Verträge, wie der Vertragserstellung oder Verhandlung, und endet schließlich bei der Archivierung oder Vernichtung. Hierbei kommt häufig ein Vertragsmanagement-System zum Einsatz. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Verträge und begleitende Dokumente optimal verwaltet werden. 

Zu den Funktionen eines solchen Vertragsmanagement-Systems gehören unter anderem:

  • Digitalisierung von papierhaften Verträgen und Ablage in der digitalen Vertragsakte, inkl. Text- bzw. OCR-Erkennung
  • Termin- und Fristenüberwachung mit automatisierter Erinnerung
  • Suchen und Finden von Verträgen nach den unterschiedlichsten Kriterien, Metadaten und auch einer Volltextsuche, auch Freitextsuche genannt
  • Automatische Vertrags- und Dokumenterstellung
  • Versionsmanagement und Dokumentvergleich
  • Freigaben und Genehmigungen
  • Rechtssichere elektronische Unterschriften durch eine Signatursoftware
  • Umsetzung aller Datenschutzvorschriften, z.B. nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  • Risikomanagement von Verträgen und Vertragsbeziehungen

8 Schritte eines Vertragsmanagements

Ein Vertrag geht durch unterschiedliche Schritte in einem sogenannten

Vertrags-Lebenszyklus.

  1. Vertragsprüfung & Risikoanalyse: Vertragsparteien, deren Verträge vom Vertragspartner erstellt werden,  müssen diese externen Verträge ggf. unter Einsatz von KI-Technologien auf unternehmensinterne Rahmenbedingungen und mögliche Risiken prüfen und analysieren.
  2. Vertragserstellung: In diesem Schritt werden die wesentlichen Rahmenbedingungen und Details festgelegt, wobei Textbausteine zur effizienteren Erstellung verwendet werden können.
  3. Verhandlung des Vertrags: Hier einigen sich die Vertragsparteien auf einen Vertragstext, wobei Änderungen und Anpassungen berücksichtigt werden müssen. Eine Vertragsmanagement-Software erleichtert diesen Prozess, indem sie das Hin- und Herschicken von E-Mails vermeidet und eine Versionierung zur eindeutigen Nachverfolgung ermöglicht.
  4. Vertragsfreigabe: Nachdem ein Vertrag ausgearbeitet und überarbeitet wurde, muss er von betroffenen Parteien genehmigt und freigegeben werden, bevor er rechtsverbindlich wird. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Parteien mit den Vertragsbedingungen einverstanden sind und ermöglicht mögliche Änderungen oder Klarstellungen, bevor das Dokument unterzeichnet wird.
  5. Verträge (digital) unterzeichnen: Nach der Verhandlung und Freigabe, müssen Verträge signiert werden. Die digitale Unterzeichnung hat den Vorteil einer schnellen und effizienten Abwicklung sowie einer verbesserten Nachverfolgbarkeit der Unterzeichnungsprozesse.
  6. Verträge speichern und archivieren: Abgeschlossene und unterzeichnete Verträge werden sicher archiviert, wobei auf Sicherheit und korrekte Ablage zu achten ist. Eine Vertragsmanagement-Software ermöglicht autorisierten Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf digitale Verträge.
  7. Vertrags- und Klauselmanagement: Die effektive Verwaltung von Verträgen und Klauseln ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Die regelmäßige Revision und Aktualisierung von Klauseln erlaubt die Anpassung an sich ändernde rechtliche Anforderungen und Geschäftsbedingungen.
  8. Fristenüberwachung und -kontrolle: In diesem Schritt werden Fristen und Termine überwacht, um sicherzustellen, dass sie nicht versäumt oder überschritten werden, und so unnötige Kosten zu vermeiden. Eine Vertragsmanagement-Software kann hier durch integrierte Erinnerungsfunktionen helfen.

Was ist eine Vertragsmanagement-Software

Eine Vertragsmanagement-Software, auch bekannt als Contract Management Software (CMS) oder Contract Lifecycle Management (CLM) unterstützt Unternehmen dabei, Verträge effizient zu verwalten und zu organisieren. Die Software kann die Verwaltung, Erstellung, Verhandlung, Prüfung und Unterzeichnung verschiedener Arten von Verträgen und Dokumenten ermöglichen. Durch eine Vertragsmanagement-Software werden die verschiedenen Aufgaben des Vertragsmanagements entweder teilweise oder bestenfalls vollständig übernommen. 

Unternehmen, die keine Vertragsmanagement-Software verwenden, greifen häufig auf herkömmliche Tools wie Microsoft Word oder Excel sowie Netzwerklaufwerke zurück, um Vertragsdetails zu verwalten und Verträge abzulegen. Dies kann jedoch zu langwierigen Prozessen führen, da es unübersichtlich ist und Informationen in verschiedenen unabhängigen Systemen verwaltet werden müssen.

Was sollte eine Vertragsmanagement-Software können?

Wie bei jeder modernen Software ist die Benutzerfreundlichkeit der wichtigste Gesichtspunkt. Umfassende IT-Kenntnisse sollten nicht Voraussetzung sein, um mit einer Vertragsmanagement-Software zurechtzukommen. Sie sollte über sämtliche Schnittstellen verfügen und mit wichtigen Systemen implementiert werden können. Eine Vertragsmanagement-Software sollte längst nicht mehr die einfache Ablage von Verträgen bewerkstelligen können. Sämtliche Funktionen wie eine cloud-basierte Ablage, ein smartes Dokumentenmanagement mit automatisierter Texterkennung, sowie Funktionen, die die Überwachung, Erstellung, Verhandlung, Prüfung und Unterzeichnung von Verträgen zum Teil mittels künstlicher Intelligenz automatisieren, sind in den modernsten CLMs bereits vorhanden. 

So funktioniert ganzheitliches Vertragsmanagement

So erkennen Sie, ob Sie eine Vertragsmanagement-Software benötigen

Schon bei einer geringen Anzahl von Verträgen kann sich eine Vertragsmanagement-Software lohnen. Dabei sollten sich Unternehmen darüber Gedanken machen, wo die meisten Verträge anfallen, und wie viel Zeit mit der Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen in der jeweiligen Abteilung verbracht wird. Einige Lösungen bieten passende Lizenzen je nach Nutzer (Abteilung). Neben der Rechtsabteilung macht eine solche Software vor allem im Vertrieb, Personal und Einkauf Sinn.

Wie lange dauert es, ein Vertragsmanagement zu implementieren?

Die Implementierung eines Vertragsmanagements ist individuell und hängt von der Software und dem Unternehmen ab, sollte aber von der Einführung bis zur automatisierten Nutzung nicht länger als zwei bis sechs Wochen dauern.

Leitfaden für die Auswahl einer Vertragsmanagement-Software

Das Softwareangebot für Vertragsmanagement ist groß, und der Funktionsumfang kann sehr unterschiedlich sein. Bei der Auswahl einer passenden Vertragssoftware-Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation können sie sich unter anderem folgendes fragen:

  • Welche Abteilungen sollen das System nutzen und welche spezifischen Anforderungen haben sie?
  • Welche Art von Akten und Verträgen soll verwaltet werden und wie groß ist ihr Umfang?
  • Welche Kriterien sind Ihnen beim digitalen Vertragsmanagement besonders wichtig (Benutzerfreundlichkeit, Automatisierungsgrad, Datensicherheit, neueste Technologien (KI)?
  • Gibt es besondere Anforderungen wie barrierefreie Bedienung oder Mehrsprachigkeit der Software, die berücksichtigt werden müssen?
  • Welche anderen Systeme sollen mit dem digitalen Vertragsmanagement integriert werden?

Integrationen im Vertragsmanagement 

Es lassen sich sämtliche Integrationen mit Vertragsmanagement- Systemen realisieren, darunter HubSpot, Salesforce, Microsoft Azure AD, Outlook, Microsoft Teams, Microsoft Dynamics 365, Google Workspace, SharePoint usw.

Auch SAP mit einer Vertragsmanagement-Software zu integrieren ist problemlos möglich. Durch die Integration von SAP wird die Vertrags- und Dokumentenerstellung deutlich vereinfacht. Mitarbeiter können automatisiert individuelle Vorlagen und Daten aus dem SAP-System verwenden, um Verträge, Anschreiben, Formulare und Vertragsentwürfe zu erstellen. Dies erspart Mitarbeitern manuelle Tätigkeiten wie die Suche nach Daten im SAP-System und den Versand von Dokumenten. Die generierten Dokumente können in verschiedenen Formaten erstellt und in der digitalen Vertragsakte abgelegt werden.

Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement

Die Digitalisierung der Rechtsberufe konzentriert sich zunehmend auf die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in das Vertragsmanagement, insbesondere in Rechtsabteilungen von Unternehmen. Der Einsatz von KI hat erhebliche Auswirkungen auf den Arbeitsalltag von Juristen, da sie von repetitiven Arbeiten entlastet werden und somit mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. Die Integration von künstlicher Intelligenz in das Vertragsmanagement ermöglicht es Unternehmen und Kanzleien, Verträge schneller zu prüfen und zu verwalten, Risiken zu minimieren und fundierte Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Vertragsdaten zu treffen.

Fazit: In den letzten Jahren hat sich im Vertragsmanagement viel getan

Die Digitalisierung schreitet rasant voran und beeinflusst auch die rechtlichen Prozesse maßgeblich. Vertragsmanagement befindet sich im Wandel der Zeit.  Insbesondere die Fortschritte im Bereich künstlicher Intelligenz der letzten Jahre schaffen es, das Vertragsmanagement erheblich zu automatisieren. Viele Unternehmen haben bereits nach modernen und effizienten Vertragsmanagement-Lösungen gesucht, oder diese schon erfolgreich implementiert. Wenn auch Sie auf der Suche nach einer solchen Software sind und mehr erfahren möchten, klicken Sie hier.

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