Ein effektives Contract Lifecycle Management (CLM) kann für Unternehmen ein echter Game Changer sein. Die Einführung eines CLM-Systems bietet zahlreiche Vorteile, die über die reine Verwaltung von Verträgen hinausgehen. Von der Optimierung interner Prozesse bis zur Minimierung von Risiken und Kosten kann ein gut konzipiertes CLM-System die Effizienz und die strategische Entscheidungsfindung erheblich verbessern. In den folgenden Abschnitten stellen wir Ihnen sieben wesentliche Vorteile vor, die ein modernes CLM-System Ihrem Unternehmen bieten kann.

Was ist ein CLM?

Unter Contract Lifecycle Management (CLM) versteht man die umfassende Verwaltung und Optimierung eines Vertrags über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Vertragsanbahnung bis zur Vertragsbeendigung. Ziel ist es, den größtmöglichen Nutzen aus den Vertragsinhalten zu ziehen. Damit unterscheidet sich CLM von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Beim Vertragsmanagement geht es nur am Rande um das Dokument, sondern vielmehr um die Einbindung der Inhalte und Klauseln in die Geschäftsprozesse.

Der Übergang von der manuellen hin zur automatisierten Vertragsverwaltung

Die Pandemie hat die Einführung von Rechtstechnologien erheblich beschleunigt, wobei Vertragsmanagementlösungen an vorderster Stelle stehen. Dennoch setzen viele Rechtsabteilungen nach wie vor auf Tabellenkalkulationen, geteilte Laufwerke und Kalenderbenachrichtigungen zur Verwaltung ihrer Verträge. Während diese Methoden nützlich sein können, sind sie oft unübersichtlich und zeitaufwendig, insbesondere bei zunehmender Anzahl und Komplexität der Verträge. Geteilte Laufwerke erleichtern zwar die Dateifreigabe, bieten jedoch keine zentrale Datenquelle, was dazu führen kann, dass Dateien an verschiedenen Orten aktualisiert und somit veraltet sein können.

Bei der Auswahl der besten Lösung sollten die Vorteile des vertrauten Systems gegen die Verbesserungen und Möglichkeiten abwägen, die ein modernes, aktualisiertes System bietet. Auch wenn die manuelle Verwaltung in der Vergangenheit funktionierte, sollte die Entscheidung über mögliche Änderungen auf den zukünftigen Zielen des Unternehmens basieren.

7 Vorteile der Einführung von CLM-Software

  1. Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: CLM-Software löst das Problem des Zugriffs und der Sichtbarkeit, indem sie eine sichere, durchsuchbare Datenbank zur Verfügung stellt. So können Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden. Standardisierte Vertragsvorlagen sorgen dafür, dass immer der korrekte und aktuelle Wortlaut verwendet wird, was die Arbeitsabläufe beschleunigt und konsistent hält.
  2. Verbesserte Übersicht und Kontrolle: Die Einhaltung von Fristen ist eine der größten Herausforderungen bei der manuellen Vertragsverwaltung. CLM-Software bietet automatische Warnmeldungen und robuste Berichtsfunktionen, die es ermöglichen, den Überblick über Verträge, Fristen und Neuverhandlungsoptionen zu behalten. Führungskräfte erhalten so einen klaren Überblick über die juristischen Abläufe und können Entscheidungen auf einer fundierten Grundlage treffen.
  3. Automatisierung: Automatisierungsfunktionen reduzieren den manuellen Aufwand bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen erheblich. KI-gestützte Software kann wichtige Vertragsdaten automatisch identifizieren und organisieren. Dies umfasst Vertragsparteien, Start- und Enddaten sowie Vertragsarten, die in Berichten und Warnmeldungen verwendet werden können. Künstliche Intelligenz (KI) kann auch die Datenbanksuche verbessern, indem sie den Kontext und die Bedeutung von Suchanfragen besser versteht und so die Effizienz weiter steigert.
  4. Erhöhte Transparenz und Compliance: CLM-Software ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller Vertragsänderungen und -verhandlungen. Diese Transparenz hilft nicht nur bei der internen Revision, sondern stellt auch sicher, dass alle Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Automatische Audits und Berichte können leicht generiert werden, was das Risiko von Non-Compliance erheblich reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert.
  5. Verbesserte Zusammenarbeit: CLM-Software fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, indem sie einen zentralen Ort für alle Vertragsdaten und Dokumente bietet. Teams können gleichzeitig an Vertragsentwürfen arbeiten, Kommentare hinzufügen und Änderungen in Echtzeit verfolgen. Dies verkürzt die Durchlaufzeiten und verbessert die Genauigkeit und Qualität der Verträge.
  6. Risikomanagement: Verträge bringen immer auch Risiken mit sich, die gut verwaltet werden müssen, um rechtliche und finanzielle Sanktionen zu vermeiden. CLM-Software hilft, Risiken zu identifizieren und zu kontrollieren. Funktionen wie Dokumentenverfolgung und optische Zeichenerkennung erleichtern das Verständnis von Vertragsinhalten und gewährleisten, dass sensible Informationen durch individuell anpassbare Zugriffsrechte geschützt sind.

Fazit

Die Einführung eines modernen Contract Lifecycle Management (CLM)-Systems kann für Unternehmen einen großen Schritt nach vorne sein. Durch die Automatisierung und Zentralisierung des Vertragsmanagements werden die Prozesse nicht nur deutlich beschleunigt, sondern auch wesentlich strukturierter gestaltet. Die Investition in ein CLM-System ist aber nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine strategische Entscheidung für die langfristige Verbesserung des Vertragsmanagements und der Geschäftsprozesse insgesamt.

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