Die DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) stellt Finanzunternehmen vor neue Herausforderungen, um die digitale Betriebsstabilität zu gewährleisten. Dabei spielt die Digitalisierung eine Schlüsselrolle, insbesondere im Bereich des Vertragsmanagements. In diesem Artikel erfahren Sie, wie digitales Vertragsmanagement bei der Umsetzung von DORA unterstützen kann und welche Schritte dafür notwendig sind.

Wichtige Erkenntnisse

  • Die DORA-Verordnung zielt darauf ab, die digitale Betriebsstabilität im Finanzsektor zu stärken.
  • Digitales Vertragsmanagement ermöglicht automatisierte und revisionssichere Vertragsprozesse.
  • Eine sorgfältige Bedarfsanalyse und Planung sind essentiell für die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements.
  • Effizienzsteigerung und verbesserte Transparenz sind zentrale Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements.
  • Technologische Trends und Innovationen, wie Künstliche Intelligenz, werden die Zukunft des digitalen Vertragsmanagements prägen.

Warum DORA für Finanzunternehmen wichtig ist

Die Ziele der DORA-Verordnung

Ein Ziel von DORA ist es, dass Finanzunternehmen die vollständige Kontrolle über IKT-Risiken behalten. Dazu werden die Anforderungen an das IKT-Risikomanagement verschärft und standardisiert. Die DORA-Verordnung zielt darauf ab, die operative Resilienz von Finanzunternehmen zu stärken und sicherzustellen, dass sie auch in Krisenzeiten funktionsfähig bleiben.

Auswirkungen auf den Finanzsektor

Die Umsetzung von DORA verlangt eine ganzheitliche Betrachtung und Weiterentwicklung der bestehenden Geschäftsprozesse. Der Einsatz der passenden Werkzeuge optimiert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern unterstützt auch bei der nachweislichen Erfüllung der neuen gesetzlichen Vorgaben und Sorgfaltspflichten. Nicht zuletzt, weil der Geschäftsführung von Finanzunternehmen die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften obliegt.

Wichtige Fristen und Meilensteine

Bereits im Januar letzten Jahres ist der Digital Operational Resilience Act (DORA), eine Verordnung der Europäischen Union, in Kraft getreten. Die Umsetzung des EU-Gesetzes muss bis zum 17. Januar 2025 erfolgen. Obwohl DORA primär auf den Finanzsektor abzielt, können auch andere Unternehmen, wie beispielsweise IT-Dienstleister, betroffen sein. Firmen, die in diese Kategorie fallen oder selbst im Finanzsektor tätig sind, sollten sich jetzt startklar für DORA machen.

Die Rolle des digitalen Vertragsmanagements bei der DORA-Umsetzung

Die Umsetzung der DORA-Verordnung stellt Finanzunternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle. Entscheidend ist, an welchen Punkten diese ansetzen muss, um alle bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.

Automatisierte Vertragsprozesse

Sind die Anlage und die Bewertung des Partners durchgeführt, unterstützt das digitale Vertragsmanagement beim anschließenden Vertragsprozess. Bei der automatisierten Erzeugung einer neuen Vereinbarung gelangen alle DORA-spezifischen Informationen, die das Dokument verpflichtend beinhalten muss, aus der Akte direkt in den Vertrag. Beispiele sind die Bewertung der Auslagerung, die Beschreibung des Auslagerungsgegenstands, die Kritikalität oder die Dokumentation der Assets.

Revisionssichere Dokumentation

Mit digitalen Werkzeugen zur revisionssicheren Dokumentation und automatisierten Erstellung von Ad-hoc- und Prüfberichten wird die Einhaltung der DORA-Vorgaben erheblich erleichtert. Alle relevanten Daten werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht.

Integration in bestehende Systeme

Möchten Finanzunternehmen für die Umsetzung von DORA ihre Geschäftsprozesse durchdacht digitalisieren, müssen sie daher an der Quelle der Informationen beginnen – dem Vertragsmanagement. Dort haben sämtliche Daten ihren Ursprung und die zu erledigenden Aufgaben lassen sich daraus mit strukturierten Workflows steuern. Vom anfänglichen Sourcing eines Lieferanten, über den Abschluss der Verträge, bis hin zum laufenden Controlling und Reporting der Vereinbarungen: Mit der smarten Integration in bestehende Systeme wird die Effizienz gesteigert und die Einhaltung der DORA-Vorgaben sichergestellt.

Schritte zur Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements

Die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie beachten sollten:

Bedarfsanalyse und Planung

Zunächst sollten Sie eine Bedarfsanalyse durchführen, um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln. Welche Verträge müssen digitalisiert werden? Welche Prozesse können automatisiert werden? Eine klare Strategie hilft Ihnen, die Ziele, Anforderungen und Prozesse des digitalen Vertragsmanagements zu definieren und zu priorisieren.

Auswahl der richtigen Software

Die Auswahl der passenden Software ist entscheidend für den Erfolg Ihres digitalen Vertragsmanagements. Achten Sie darauf, dass die Software an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst ist und alle notwendigen Funktionen bietet. Eine geeignete Softwarelösung sollte die Vertragserstellung, Verhandlung, Genehmigung, Unterzeichnung, Speicherung und Überwachung digitalisieren. PACTA ist eine Software für Vertragsmanagement, die vollumfänglich jeden Schritt des Vertragslebenszyklus abdeckt und automatisiert.

Schulung und Change Management

Die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements erfordert auch eine qualifizierte Schulung der Mitarbeitenden. Sie müssen für den Einsatz der neuen Software sensibilisiert und geschult werden. Change Management ist ebenfalls wichtig, um die Akzeptanz und Nutzung der neuen Prozesse sicherzustellen.

Digitales Vertragsmanagement ist kein Selbstläufer, sondern erfordert eine sorgfältige Planung, Umsetzung und Optimierung. Wenn diese Schritte jedoch erfolgreich absolviert werden, kann das Vertragsmanagement zu einem entscheidenden Faktor für das Wachstum und die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens werden.

Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements für die DORA-Compliance

Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie Vertragsprozesse automatisieren und somit erheblich Zeit sparen. Manuelle Aufgaben wie das Erstellen, Überprüfen und Archivieren von Verträgen werden durch automatisierte Workflows ersetzt. Dies führt zu einer signifikanten Effizienzsteigerung und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Ein digitales Vertragsmanagement bietet Ihnen eine zentrale Plattform, auf der alle Verträge und zugehörigen Dokumente gespeichert und verwaltet werden. Dies sorgt für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz, da alle Änderungen und Versionen eines Vertrags lückenlos dokumentiert werden. Zudem können Sie jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen und diese bei Bedarf schnell abrufen.

Durch die Automatisierung und Standardisierung von Vertragsprozessen können Sie das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten erheblich reduzieren. Ein digitales Vertragsmanagement stellt sicher, dass alle Verträge den DORA-Anforderungen entsprechen und minimiert somit das Risiko von Compliance-Verstößen. Zudem können Sie durch regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sicherstellen, dass alle Verträge stets auf dem neuesten Stand sind.

Mit digitalen Werkzeugen zur revisionssicheren Dokumentation und automatisierten Erstellung von Ad-hoc- und Prüfberichten können Sie die Anforderungen der DORA-Verordnung effizient erfüllen. Darüber hinaus ermöglicht ein transparenter, prozessgesteuerter Datenraum die Einbindung aller Stakeholder in den Prüfungsprozess, um die Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen zu gewährleisten.

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Best Practices für digitales Vertragsmanagement

Ein erfolgreiches Vertragsmanagement erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit: Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Verträge stellen sicher, dass alle Vereinbarungen aktuell und rechtskonform sind. Dies hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Durch die Verwendung von Vorlagen und Standardprozessen können Sie den Vertragsprozess erheblich beschleunigen. Vorlagen sorgen für Konsistenz und reduzieren Fehler, während Standardprozesse die Effizienz steigern und die Einhaltung von Vorschriften erleichtern.

Eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen ist entscheidend für ein effektives Vertragsmanagement. Nutzen Sie digitale Tools, um die Kommunikation zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.

Herausforderungen bei der Umsetzung von DORA und wie digitales Vertragsmanagement hilft

Die Umsetzung des „Digital Operational Resilience Acts" (DORA-Verordnung) bringt für Finanzunternehmen neue Verpflichtungen und Herausforderungen mit sich, birgt aber auch die Möglichkeit, die IT-Sicherheit und betriebliche Resilienz zu stärken. Hier sind einige der größten Herausforderungen und wie digitales Vertragsmanagement dabei helfen kann:

Umgang mit Cyberbedrohungen

Cyberbedrohungen nehmen stetig zu. Mit DORA soll ein Regelwerk zur Sicherstellung der digitalen Betriebsstabilität etabliert werden. Ein digitales Vertragsmanagement kann dabei helfen, indem es alle sicherheitsrelevanten Informationen zentral speichert und den Zugriff darauf kontrolliert. So können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben.

Sicherstellung der Datenintegrität

Die Integrität der Daten ist ein zentraler Aspekt der DORA-Verordnung. Digitale Vertragsmanagement-Systeme bieten Funktionen zur revisionssicheren Dokumentation und automatisierten Erstellung von Ad-hoc- und Prüfberichten. Dies erleichtert die Einhaltung der DORA-Vorgaben erheblich.

Erfüllung der Berichtspflichten

DORA bringt umfangreiche Berichtspflichten mit sich. Ein digitales Vertragsmanagement kann hier unterstützen, indem es die notwendigen Daten strukturiert erfasst und automatisch Berichte generiert. So sparen Sie Zeit und reduzieren das Risiko von Fehlern.

Zukunftsausblick: Wie sich digitales Vertragsmanagement weiterentwickeln könnte

Die Welt des digitalen Vertragsmanagements steht niemals still. Neue Technologien wie Blockchain und Smart Contracts könnten die Art und Weise, wie Verträge erstellt und verwaltet werden, revolutionieren. Diese Technologien bieten nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch eine höhere Automatisierung und Effizienz.

Potenzial für Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, das digitale Vertragsmanagement auf ein neues Level zu heben. Von der automatisierten Vertragserstellung bis hin zur intelligenten Überwachung und Analyse von Vertragsdaten – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. KI kann dabei helfen, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

So funktioniert künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement.

Erweiterung der Funktionalitäten

Die Zukunft des digitalen Vertragsmanagements liegt auch in der Erweiterung der bestehenden Funktionalitäten. Dazu gehören unter anderem die Integration von neuen Modulen für spezifische Branchenanforderungen und die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit. 

Fazit

Die Umsetzung der DORA-Verordnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit einem durchdachten digitalen Vertragsmanagement wird dieser Prozess erheblich vereinfacht. Von der Vertragserstellung über das Controlling bis hin zum Reporting – digitale Lösungen bieten die nötige Transparenz und Effizienz. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Technologien setzen, sind bestens gerüstet, um den Anforderungen der DORA-Verordnung gerecht zu werden und gleichzeitig ihre betriebliche Resilienz zu stärken. Also, worauf warten Sie noch? Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihres Vertragsmanagements und sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil! 

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Häufig gestellte Fragen

Was ist die DORA-Verordnung und warum ist sie wichtig?

Die DORA-Verordnung (Digital Operational Resilience Act) ist ein Regelwerk zur Sicherstellung der digitalen Betriebsstabilität im Finanzsektor. Sie ist wichtig, um Finanzunternehmen gegen Cyberrisiken zu schützen und die Resilienz ihrer digitalen Systeme zu erhöhen.

Welche Fristen und Meilensteine sind bei der Umsetzung von DORA zu beachten?

Die DORA-Verordnung enthält spezifische Fristen und Meilensteine, die Finanzunternehmen einhalten müssen. Dazu gehören regelmäßige Berichterstattungen und die Implementierung bestimmter Sicherheitsmaßnahmen innerhalb vorgegebener Zeiträume.

Wie kann digitales Vertragsmanagement bei der DORA-Umsetzung helfen?

Digitales Vertragsmanagement unterstützt die DORA-Umsetzung durch automatisierte Vertragsprozesse, revisionssichere Dokumentation und die Integration in bestehende Systeme. Es ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung aller vertragsrelevanten Daten.

Welche Vorteile bietet digitales Vertragsmanagement für die Compliance mit DORA?

Digitales Vertragsmanagement bietet zahlreiche Vorteile für die DORA-Compliance, darunter Effizienzsteigerung, Zeitersparnis, verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowie die Reduzierung von Risiken und Fehlern.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Umsetzung von DORA?

Zu den Herausforderungen bei der Umsetzung von DORA gehören der Umgang mit Cyberbedrohungen, die Sicherstellung der Datenintegrität und die Erfüllung der Berichtspflichten. Digitales Vertragsmanagement kann helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen.

Wie wähle ich die richtige Software für digitales Vertragsmanagement aus?

Die Auswahl der richtigen Software für digitales Vertragsmanagement erfordert eine gründliche Bedarfsanalyse und Planung. Wichtige Kriterien sind Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit, Sicherheitsfunktionen und die Unterstützung durch den Anbietenden.