Das KI-gestützte
Vertragsmanagement
für Immobilien
Skalieren Sie noch schneller, effizienter und nachhaltiger. Mit PACTA und unserer künstlichen Intelligenz "Themis" automatisieren Sie all Ihre Dokumente und Prozesse in einem intelligenten no-code Workflow auf einer zentralen Plattform für datengetriebenes Immobilienvertragsmanagement und mehr.
MEHRWERTE
Zeit ist Geld. Gerade in der Immobilienbranche ist dieser Grundsatz maßgebend. Rechtliche Prozesse hinken der Digitalisierung anderer Geschäftsbereiche hinterher und sind so viel zu oft der Flaschenhals im Lebenszyklus Ihrer Immobilien. Genau hier setzt PACTA an.
Ein zentraler Projektraum für Real Estate Management
Von der Projektentwicklung und Finanzierung über Bau und Vermietung bis zum Verkauf haben im Durchschnitt mehr als 30 verschiedene Personen mindestens einen Berührungspunkt zum Lebenszyklus Ihrer Immobilienverträge. Die Beteiligten kommunizieren meist unabhängig voneinander per E-Mail oder sogar im Schriftverkehr. Einzelne Vorgänge müssen so vielfach weitergeleitet, in Zusammenhang gesetzt, besprochen und freigegeben werden.
PACTA ermöglicht es Ihnen, alle rechtlichen Prozesse Ihres Immobilienzyklus auf einer einzigen Plattform zu realisieren und von den jeweiligen Fachexperten steuern zu lassen. Dabei bildet PACTA für jeden internen und externen Stakeholder die richtigen Workflows ab.
Erfahren Sie mehr zu unserem Legal Operations Management für Rechtsabteilungen.
Erfahren Sie mehr zu unserem Legal Operations Management für (Immobilien-)Fonds und Kapitalanlagen.
Virtuelle Assistenz für Vertragsprüfung und Monitoring
Das manuelle Durchsuchen rechtlicher Dokumente und das Auffinden von Vertragsdaten, Risiken und Fristen ist mühsam und zeitaufwendig.
PACTA erweckt Ihre Dokumente zum Leben. Unsere künstliche Intelligenz "Themis" unterstützt Sie bei der Prüfung von Dokumenten und analysiert alle relevanten Vertragsdaten und Fristen für Sie. Überwachen Sie Bauabschnitte, Leistungsscheine, Mietstrukturen und Rechnungen mit der Hilfe von "Themis" und lassen Sie sich von ihr an Laufzeiten und Kündigungsfristen erinnern.
So reduzieren Sie Ihren Prüfungsaufwand und erstellen rechtliche Auditberichte, Gutachten sowie Entscheidungsvorlagen durchschnittlich 31% schneller als zuvor.
Skalierbares Legal Hub on demand
Immobilienverträge werden aktuell durchschnittlich innerhalb von 98 Tagen geschlossen. Der Zeitaufwand für die Abstimmung einzelner Parameter mit dem Vertragspartner liegt jedoch oft bei nur wenigen Stunden. Der wahre Flaschenhals im System sind triviale administrative Tätigkeiten und eine ineffiziente Dokumentenbearbeitung.
Mit PACTA stellen Ihre Rechtsexpert:innen ein Legal Hub aus rechtssicheren Formularen und Vertragsprüfungs-Workflows auf Abruf zur Verfügung. Durch die Beantwortung eines leicht verständlichen Fragenkatalogs erstellen Sie innerhalb von wenigen Minuten einen in Ihrem Corporate Design perfekt formatierten Vertrag für Ihren nächsten Projektschritt oder lassen diesen auf Übereinstimmung mit Ihren internen Vorgaben prüfen. ußerdem können Sie den Closing-Prozess rechtssicher, unabhängig und ohne Umwege einleiten.
Halbierung Ihrer Verhandlungszeit
Sie stimmen sich mittels endloser E-Mail-Ketten und hunderten Kommentierungen mit Ihren Kolleg:innen und Subunternehmern, Mietern oder Käufern ab und bearbeiten Word-Dokumente im Markup-Modus und im Umlaufverfahren.
Mit PACTA verhandeln und bearbeiten Sie Angebote, Verträge und Lieferbedingungen gemeinsam mit allen Parteien in Echtzeit. So halbieren Sie sowohl die Anzahl Ihrer Verhandlungsschritte als auch Ihre absolute Verhandlungszeit.
Rechtliche Sicherheit bei höchster Agilität
Um die rechtlichen Teilprozesse zu verkürzen, individualisieren Ihre Mitarbeiter:innen Ihre Verträge womöglich selbst und ohne Rechtsexperten. Dabei entstehen nicht selten rechtliche Fehler oder missverständliche Klauseln.
Mit PACTA steuern Ihre Rechtsexperten alle Vertragsprozesse, ohne dabei mit simplen wiederkehrenden Aufgaben überfrachtet zu werden. Sollten rechtliche Laien den gesetzten rechtlichen Rahmen überschreiten wollen, stoßen sie mit einem Mausklick eine Freigabe-Schleife an, sodass sich Ihre Rechtsabteilung oder Geschäftsführung mit diesen Spezialfällen befassen kann.
So eliminieren Sie durchschnittlich 75 % der Fehlerquellen rechtlicher Dokumente und sorgen gleichzeitig für höchste Agilität in Ihren Vertragsverhältnissen.
Nachhaltigkeit und Kosteneinsparung mit digitalen Abschlüssen
Der Vertragsschluss durch händische Unterschrift, Versand und Rückversand von Papierdokumenten ist nicht nur zeit- sondern auch ressourcenaufwändig.
Mit der PACTA Signatur signieren Sie Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden, statt durchschnittlich zwei Wochen auf einen Vertragsrücklauf zu warten.
Schonen Sie so die Umwelt und sparen Kosten. Ein mittelständisches Unternehmen würde so zum Beispiel durchschnittlich knapp 300.000 Seiten Papier, 4,3 Tonnen Holz und 1,5 Tonnen CO2 pro Jahr einsparen.
Compliance & Streamlining aller Klauseln und Rechtstexte
Rechtsänderungen wie im Fall von Rechtsprechung zu Schönheitsreparaturen oder Gesetzesnovellen zum privaten und öffentlichen Baurecht müssen manuell gesammelt, ausgewertet, verschiedenen Klauseln zugeordnet und in eine Vielzahl von Einzeldokumenten eingepflegt werden.
Mit PACTA behalten Ihre Rechtsexperten jederzeit die Übersicht über all Ihre Klauseln und Rechtstexte. Themis analysiert Ihre Dokumente, erkennt, extrahiert, kategorisiert und benennt all Ihre Klauseln, sodass Sie diese an einer zentralen Stelle vergleichen, versionieren und aktualisieren können. PACTA optimiert anschließend automatisch sämtliche Formulare mit den gewünschten Änderungen für Sie.
Digitalisierung Ihrer Papierverträge
Wir verstehen, dass noch nicht alle Unternehmen mit digitalen Dokumenten arbeiten. Der Schritt zur Digitalisierung ist nicht immer einfach und erfordert oft ein gutes Change-Management. Wir haben auch über dieses Problem nachgedacht und machen Ihnen diesen Schritt so einfach wie nur möglich.
PACTA kommt mit einer automatisierten Texterkennung (OCR-Software), die einfache Scans automatisiert in lesbare PDF-Dokumente verwandelt. So erreicht Sie die Digitalisierung früher und einfacher als Sie es erwarten.
PLATTFORM
Immobilienverträge, Ausschreibungen, Prospekte und Rechnungen kollaborativ erstellen, prüfen, verhandeln, digital freigeben und signieren sowie datengetrieben analysieren und organisationsübergreifend bereitstellen. Optimieren Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente.
Prozessautomatisierung
PACTA Workflows
1
Automatisierter Dokumentenentwurf
PACTA Formulare
2
Automatisierte Vertragsprüfung
PACTA Risikoanalyse
3
DMS, OCR, Kollaboration & Verhandlung
PACTA Cloud
4
Freigaben & Signaturen
PACTA Signaturen
5
Monitoring & Fristenmanagement
PACTA Analytics
6
Compliance & Streamlining
PACTA Klauseldatenbank
BEST PRACTICE
Minimieren Sie Ihren Arbeitsaufwand auf wenige Mausklicks und bewältigen Sie mehr Immobilienprojekte in weniger Arbeitszeit. Zum Beispiel könnten Ihre neuen PACTA Workflows für Projektentwicklung & Finanzierung, Projektsteuerung & Bauphase, Verwaltung & Vermietung sowie Transaktionen wie folgt aussehen:
1
Digitaler Projektraum: Erstellung und Bearbeitung von Projektstrukturplänen, planungsrechtlichen Gutachten und Wirtschaftlichkeitsanalysen mit allen Kollegen in Echtzeit
2
Digitaler Projektraum: Dokumentenablage in Akten oder Projektordnern und KI-getriebene Organisation durch automatisierte Klassifizierung in der PACTA Cloud
3
Digitaler Projektraum: Automatisierte Zugriffsverwaltung und Benachrichtigungen der zuständigen Mitarbeiter:innen in der PACTA Cloud
4
Automatisierte in Ihrem Corporate Design perfekt formatierte Entwürfe von Grundstückskaufverträgen und ggf. Immobilienfondsprospekte per Mausklick mit den PACTA Formularen
5
KI-Analyse von Finanzierungsverträgen sowie automatisierte Fristen- und Datenextraktion mit PACTA Analytics
6
Freigabe von Vertragsentwürfen und sonstigen Dokumenten durch die Geschäftsführung oder Ihren CFO per Mausklick
7
Automatisiertes Teilen der Vertragsentwürfe mit allen Vertragsparteien per Mausklick
8
Echtzeit-Verhandlung von Finanzierungsbedingungen und Grundstückskaufverträgen mit allen Parteien im PACTA Kollaborationsraum
9
Nachweisbare Genehmigung einzelner Verhandlungsschritte durch alle Seiten per Mausklick
10
eSignatur relevanter Dokumente durch sämtliche Vertragsparteien
REALISIERUNG & BAUPHASE
1
Digitaler Projektraum: Erstellung und Bearbeitung von Bauabschnitts- und Budgetplänen mit allen Kollegen in Echtzeit
2
Automatisierte in Ihrem Corporate Design perfekt formatierte Entwürfe von Bedarfsmeldungen, RFPs und Ausschreibungen per Mausklick
3
Bei Bedarf Freigabe der Bedarfsmeldungen und RFPs durch die Geschäftsführung oder Ihren CFO per Mausklick
4
Ablage aller Angebote und automatisierte Zugriffsverwaltung sowie Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter:innen im Projektraum der PACTA Cloud
5
KI-Analyse der Angebote und ggf. Lieferbedingungen sowie automatisierte Fristen- und Datenextraktion mit PACTA Analytics
6
Subunternehmer-/Lieferantenauswahl und automatisierter interner Freigabeprozess
7
Automatisierte Erstellung, Ablage, Echtzeit-Verhandlung, Freigabe, und eSignatur von Bauverträgen, Rahmenverträgen (Master Agreements) und Preislisten per Mausklick
8
Datengetriebenes KI-Monitoring aller Vertrags- und Leistungsdaten sowie Laufzeiten, Fristen und Meilensteinpläne mit PACTA Analytics
9
Automatisierte Ablage, Analyse, Freigabe und ggf. eSignatur von Leistungsscheinen
10
Rechnungseingang per E-Mail und automatisierte Ablage sowie Zugriffsverwaltung
11
Automatisierte Rechnungsanalyse und Rechnungsdatenextraktion in den PACTA Analytics
12
Plausibilitätsprüfung und Freigabe zur Zahlung per Mausklick
VERWALTUNG & VERMIETUNG
1
Automatisierte Erstellung, Ablage, Echtzeit-Verhandlung, Freigabe, eSignatur und KI-Analyse von Immobilienverwaltungs- und Maklerverträgen per Mausklick
2
Mieterauswahl: Abfrage und Upload von Mieterauskünften über die PACTA Formulare auf der Unternehmens-Website
3
Mieterauswahl: KI-Analyse der Mietanfragen sowie automatisierte Aussonderung und Absage via E-Mail nach definierbaren Parametern
4
Mieterauswahl: Automatisierter in Ihrem Corporate Design perfekt formatierter Mietvertragsentwurf mit den Daten der Mieterauskünfte
5
Mieterauswahl: Automatisierte Ablage und Zugriffsverwaltung sowie Benachrichtigung aller Vermieterparteien (Immobiliengesellschaft, Hausverwaltung, Makler:in u.a.)
6
Mieterauswahl: Bei Bedarf Freigabe der Mietverträge durch Eigentümerin per Mausklick
7
Mieterauswahl: Automatisierte Zusage (E-Mail) und eSignatur der Mietverträge
8
Instandhaltung & Instandsetzung: Automatisierte Erstellung, Freigabe, eSignatur, Ablage und Analyse von Dienstleistungs- und Werkverträgen sowie Rechnungen per Mausklick
9
Betriebskosten: Datengetriebenes KI-Monitoring aller Bewirtschaftungs- und Mietverträge mit PACTA Analytics
10
Betriebskosten: Automatisierte Erstellung, Freigabe, eSignatur und Ablage von Betriebskostenabrechnungen per Mausklick
11
Modernisierung: Automatisierte Erstellung, Freigabe, eSignatur und Ablage von Modernisierungserklärungen per Mausklick
12
Mieterhöhung: Automatisierte Erstellung, Freigabe, eSignatur und Ablage von Mieterhöhungsverlangen per Mausklick
13
Datengetriebenes KI-Monitoring aller Laufzeiten, rollierenden Vertragsverlängerungen und Kündigungsfristen mit PACTA Analytics
14
Mietrechtsprechung: Zentrale Änderung relevanter Klauseln in PACTA Klauseldatenbank und automatisiertes Streamlining all Ihrer Formulare
TRANSAKTION
1
Automatisierte in Ihrem Corporate Design perfekt formatierte Entwürfe von Immobilienkaufverträgen, Vormerkungen u.a.
2
Automatisierte Ablage, Zugriffsverwaltung und interne Freigabe der Kaufverträge per Mausklick
3
Automatisiertes Teilen und anschließende Echtzeit-Verhandlung mit allen Parteien und ggf. einem Notar im PACTA Kollaborationsraum
4
Nachweisbare Genehmigung der Vertragsbedingungen durch alle Seiten per Mausklick
5
Automatisierte tabellarische Auflistung aller Prozessschritte, Textbearbeitungen des Vorgangs in einem Audit Trail
6
Kontinuierliches datengetriebenes Monitoring Ihrer Immobilientransaktionen und Eigenschaftsgarantien
Mit PACTA skalieren Sie Ihr Business noch schneller und nachhaltiger. Erfahren Sie wie und erhalten Sie im ersten Vertragsjahr monatlich die ersten 5 PACTA Signaturen geschenkt:
Aktuelle Kunden
Unsere Kunden und Partner vertrauen auf PACTA und unsere Expertise.
"Wir können über PACTA sowohl die Erstellung von Anleihebedingungen als auch von Vermögensanlage- und Wertpapierinformationsblättern mit einem hohen Individualisierungsgrad automatisieren. So gewinnen wir mehr Zeit für die jeweils einzelfallbezogene Strukturierung von Anlage- und Sicherungskonzepten sowie die individuelle Beratung unserer Mandanten in Finanzierungsfragen."
"Wir betreiben eine der größten Online-Kanzleien Deutschlands. PACTA ist dabei unsere technische Basis, mit deren Hilfe wir unsere Online-Vertragsformulare skalierbar erstellen und aktualisieren können. PACTA bietet uns einen signifikanten Geschwindigkeits- und Effizienz-Vorteil gegenüber der Konkurrenz. So ist es uns möglich, all unsere Beratungsleistungen jederzeit auf Abruf sowie in höchster Qualität und zu fairen Preisen anzubieten. Außerdem gewinnen wir mehr Zeit für die Mandantenbetreuung."
"Durch den Einsatz von PACTA konnten wir unseren Digitalisierungsprozess auf unkomplizierte und schnelle Weise beschleunigen. PACTA bietet uns die Möglichkeit, noch effizienter und ortsunabhängig zu beraten."
"Ohne PACTA ist es kaum denkbar, dass eine Beratung durch einen Rechtsanwalt in einer entfernten Stadt so ablaufen kann. Als Unternehmen, das selbst Digitalisierungsprojekte anbietet, sind wir vom Potential von PACTA schwer begeistert."
FAQ
Was genau ist mit Dokumentenautomatisierung gemeint?
Michael Czapla
Senior Sales Professional
Mit PACTA können Sie nicht nur die Erstellung von Verträgen automatisieren. Vielmehr können Sie mit PACTA ganzheitlich all Ihre Legal Operations automatisieren. Vom Upload über den Entwurf, die Freigabe, die Signatur bis hin zur Datenextraktion und dem Fristenmanagement - mit PACTA automatisieren Sie den gesamten Lebenszyklus juristischer Dokumente.
Wie funktioniert die Dokumentenanalyse?
Arthur Gogohia
Data Scientist
Für unsere automatisierte Auslese von relevanten Informationen aus Dokumenten setzen wir auf State-of-the-Art Deep Learning Architekturen. Im ersten Schritt erkennt ein eigens trainiertes neuronales Netz wichtige Parts innerhalb eines Dokuments. Im zweiten Schritt verarbeiten unsere Algorithmen diese Informationen zu aufschlussreichen Erkenntnissen. Im dritten Schritt werden die Daten sortiert und übersichtlich auf der Plattform dargestellt.
Wie funktioniert die automatische Texterkennung bei Dokumenten?
Jeffry Cacho
Data Scientist
Die automatisierte Extraktion von Texten aus Scans erreichen wir in zwei Schritten. Im ersten Schritt nutzen wir Algorithmen zur Bildbearbeitung, um die Qualität der Scans zu optimieren. Unser angepasstes Deep Learning Modell erkennt anschließend pixelgenau den vorhandenen Text im Bild und wandelt es in digitalen Text um. Dadurch werden Scans durchsuchbar gemacht und der Text muss nicht mehr händisch abgetippt werden.