Contract Lifecycle Management: Die 6 Phasen und Vorteile

Was versteht man unter Contract Lifecycle Management?

Im deutschsprachigen Raum wird meist noch von Vertragsmanagement gesprochen, während der englische Begriff "Contract Lifecycle Management" zunehmend etabliert wird. Während der gesamten Vertragslaufzeit müssen alle Verträge sorgfältig verwaltet werden. Eine CLM-Software unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages, von seiner Entstehung bis zu seinem Abschluss. Eine moderne CLM-Software unterstützt dabei – sowohl bei der Überprüfung und Durchsetzung der Vertragsbedingungen als auch beim Reporting und der Datenbereitstellung.

Warum ist ein Contract Lifecycle Management (CLM) wichtig?

Für den Unternehmenserfolg ist ein effizientes Vertragsmanagement unerlässlich. Täglich werden eine große Anzahl von Verträgen abgeschlossen und Dokumente ausgetauscht – dies kann schnell unübersichtlich werden. Eine Software für Contract Lifecycle Management bietet eine umfassende Lösung zur Rationalisierung und Optimierung jeder Phase des Vertragslebenszyklus. Zusätzlich führt die Nutzung einer CLM-Software zu erheblichen Verbesserungen, wie z. B. Kosteneinsparungen und höherer Effizienz. Durch die Automatisierung des CLM wird die Zahl der verpassten Vertragsfristen minimiert bzw. aufgehoben und die Einhaltung der Vorschriften verbessert, wodurch das Geschäftsrisiko verringert wird. Mit dem Aufkommen von Tools wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen wird das Vertragsmanagement für Unternehmen immer wichtiger, um geschäftskritische Daten zu konsolidieren und Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen.

Die Vorteile eines Contract Lifecycle Managements

Ein gut implementiertes Contract Lifecycle Management (CLM) bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Verwaltung von Verträgen hinausgehen. Die wichtigsten Vorteile eines CLM werden im Folgenden näher erläutert:

Risikoreduzierung: Durch die Steuerung des Vertragslebenszyklus über ein einheitliches System reduziert ein CLM die mit der Vertragsverwaltung verbundenen Risiken und verringert die Wahrscheinlichkeit von Vertragsverletzungen und Rechtsstreitigkeiten.

Prozessintegration und Fehlerbeseitigung: CLM-Lösungen verbinden Vertragsprozesse mit der Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung, wodurch Fehler im Prozess vermieden und die Konsistenz und Genauigkeit der Daten sichergestellt werden.

Präzisere Umsatzprognosen: CLM bietet tiefe Einblicke in Verträge und hilft Unternehmen, ihre Einnahmen genauer zu prognostizieren und so die Finanzplanung und Budgetierung zu optimieren.

Erhöhte Transparenz und Rechtssicherheit: Die Verträge werden in einer zentralen Datenbank mit einheitlicher Struktur gespeichert, was die Transparenz und Rechtssicherheit bei der Vertragsverwaltung erhöht und die Risiken des Informationsverlustes oder der Informationsstreuung verringert.

Standardisierte Systeme und Arbeitsabläufe: CLM bietet standardisierte Systeme und Arbeitsabläufe, einschließlich Recherchemöglichkeiten, Fristenwarnungen, Prozessabwicklung und Bewertung, die zu einer verbesserten Arbeitseffizienz und Konsistenz beitragen.

Die 6 Phasen eines Contract Lifecycle Managements

Ein klassischer Vertragslebenszyklus besteht in der Regel aus sechs aufeinanderfolgenden Phasen, die im Rahmen eines digitalen Contract Lifecycle Managements abgebildet werden.

1. Vertragserstellung: Laut einer Studie von Ernst & Young verwalten große Unternehmen durchschnittlich 350 Verträge pro Woche, wobei die Kosten für die Erstellung eines jeden Vertrages zwischen einigen Tausend Dollar und Zehntausenden von Dollar liegen. Eine CLM-Software bietet Vorlagen und Automatisierungswerkzeuge, die die Benutzer bei der schnellen Erstellung standardisierter Vertragstexte unterstützen und die Konsistenz und Genauigkeit der Verträge gewährleisten. Die Software kann auch Bibliotheken mit Vertragsvorlagen und Klauseln integrieren, sodass Benutzer bequem auf Vertragsvorlagen und Standardklauseln zugreifen und diese nutzen können.
2. Vertragsverhandlung: Die CLM-Software kann Nutzer bei Vertragsverhandlungen unterstützen, indem sie Funktionen zur Zusammenarbeit und Versionskontrolle bereitstellt, die es mehreren Parteien ermöglichen, Vertragstexte gemeinsam zu bearbeiten, zu überprüfen und alle Änderungen und Kommentare aufzuzeichnen.
3. Vertragsfreigabe: Zudem bietet ein Contract Lifecycle Management Genehmigungs- und Workflow-Prozesse, die den Ablauf der Vertragsgenehmigung automatisieren und transparenter machen. Benutzer können Genehmigungs-Workflows konfigurieren, Genehmiger benennen und den Genehmigungsstatus und -fortschritt verfolgen.
4. Vertragsdurchführung: CLM-Software umfasst in der Regel eine elektronische Unterschriftsfunktion, die den Prozess der Vertragsunterzeichnung bequemer und effizienter macht. Die Vertragsparteien können den Vertrag elektronisch unterzeichnen, wobei Zeitpunkt und Art der Unterzeichnung aufgezeichnet werden, um die Rechtsgültigkeit und Beweiskraft des Vertrags zu gewährleisten.
5. Vertragsüberwachung und -verwaltung: Die Einhaltung der Vertragserfüllung muss kontrolliert und verwaltet werden. Eine CLM-Software ist umfassend und bietet zeitnahe Einblicke in Vertragsablaufdaten, Risiken, Vertragseinnahmen, Beschaffungs- und Verkaufsmetriken sowie die Überwachung der Vertragsleistung.
6. Vertragsverlängerung oder -beendigung: Ein CLM kann die Nutzer bei der Verwaltung von Vertragsverlängerungen und -beendigungen unterstützen, z. B. durch automatische Erinnerungen an das Auslaufen von Verträgen, die Bewertung von Verlängerungsbedingungen und die Bearbeitung von Kündigungen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Verträge rechtzeitig erneuert oder gekündigt werden, wodurch Risiken reduziert und erhebliche Verluste aufgrund von Vergesslichkeit oder Versehen vermieden werden.

Wer nutzt ein Contract Lifecycle Management?

In allen Abteilungen, von der Rechtsabteilung über die Beschaffung und den Vertrieb bis hin zur Personalabteilung, dient die Contract Lifecycle Management-Software als vielseitiges Werkzeug, welches die Vertragsprozesse rationalisiert und die Effizienz im gesamten Unternehmen steigert.

• Die Finanzabteilung: Finanzabteilungen nutzen Software für das Contract Lifecycle Management (CLM), um den Prozess der Vertragsverwaltung zu optimieren, einschließlich der Erstellung, Genehmigung, Ausführung, Überwachung und Aktualisierung von Verträgen. Darüber hinaus kann die CLM-Software Berichte und Analysen bereitstellen, die den Finanzabteilungen helfen, die finanziellen Auswirkungen von Verträgen zu bewerten und Budgetierung und Kostenkontrolle durchzuführen.
• Die Rechtsabteilung: Der Einsatz von CLM-Software kann der Rechtsabteilung helfen, Verträge effizienter zu verwalten, einschließlich Entwurf, Prüfung, Genehmigung, Ausführung, und Archivierung. CLM-Software ermöglicht es den Mitarbeitern der Rechtsabteilung, sich auf detaillierte Aspekte zu konzentrieren und so Energie und Zeit zu sparen. Durch ein CLM kann die Rechtsabteilung die Risiken und die Einhaltung von Verträgen besser kontrollieren, potenzielle rechtliche Probleme rechtzeitig erkennen und die Einhaltung von Vertragsbedingungen und gesetzlichen Vorschriften verbessern. Darüber hinaus kann CLM das Rechtsteam bei der Verfolgung von Rechtsstreitigkeiten, Rechtsangelegenheiten und Vertragsstreitigkeiten unterstützen und die Verwaltung und gemeinsame Nutzung relevanter Dokumente vereinfachen.
• Die Einkaufsabteilung: Eine CLM-Software kann die Einkaufsabteilung bei der effektiven Verwaltung von Lieferantenverträgen unterstützen. Die Einkaufsabteilung kann Vorlagen für neue Verträge direkt im CLM erstellen und sich schnell mit den Lieferanten abstimmen. Auf diese Weise kann das Einkaufsteam die Beschaffungskosten und -risiken besser kontrollieren, die Leistung der Lieferanten zeitnah überwachen und Streitigkeiten zwischen Lieferanten klären. CLM kann der Einkaufsabteilung auch dabei helfen, das Lieferkettenmanagement zu optimieren, die Einkaufseffizienz und die Nachhaltigkeit der Lieferkette zu verbessern sowie die Kosten zu senken. 
• Die Vertriebsabteilung: Eine CLM-Software kann das Vertriebsteam bei der schnelleren Erstellung und Versendung von Verkaufsverträgen unterstützen und den Prozess der Vertragsunterzeichnung durch die elektronische Unterschriftsfunktion beschleunigen, wodurch die Zeit zwischen dem Abschluss eines Geschäfts und dem Vertragsabschluss verkürzt wird. Darüber hinaus kann das Vertriebsteam die Ausführung von Verträgen besser verfolgen, die Bedürfnisse und die Zufriedenheit der Kunden besser verstehen und die Effizienz des Kundenbeziehungsmanagements verbessern. Darüber hinaus kann ein CLM die Vertriebsabteilung dabei unterstützen, interne Teams und externe Partner besser zu koordinieren und so die rechtzeitige Ausführung und Lieferung von Verträgen sicherzustellen.
• Die Personalabteilung: Mit einer CLM-Software werden die Personalabteilung bei der Verwaltung verschiedener Vertragstypen wie Arbeitsverträge, Schulungsvereinbarungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen unterstützt sowie der Prozess der Erstellung, Genehmigung und Archivierung von Verträgen vereinfacht. Mit Hilfe eines Contract Lifecycle Managements kann die Personalabteilung Mitarbeiterverträge und Austrittsverfahren besser verwalten, wodurch die Rechte der Mitarbeiter gewahrt und rechtliche Risiken verringert werden. CLM unterstützt die Personalabteilung auch bei der Verfolgung von Sozialleistungsplänen und Vergütungsverträgen, um die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Beschäftigungsstandards zu gewährleisten.
• Das Management: Die CLM-Software bietet dem Management einen umfassenden Überblick über das Vertragsmanagement des Unternehmens, einschließlich Informationen zu Vertragsmenge, -status und -ausführung. Mithilfe eines CLM kann das Management den Vertragsprozess besser überwachen und verwalten, Vertragsrisiken und -chancen frühzeitig erkennen und entsprechende Entscheidungen treffen. Ein Contract Lifecycle Management unterstützt auch bei der Bewertung der Vertragsleistung, bei der Optimierung der Vertragsmanagementstrategien und bei der Steigerung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Auch andere Abteilungen wie IT oder Marketing und Bereiche wie Immobilien und Treasury profitieren erheblich vom Einsatz eines Contract Lifecycle Management (CLM). Im Grunde unterstützt ein CLM all die, die mit Verträgen arbeiten.

Contract Lifecycle Management Best Practice

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Fazit

In der modernen Geschäftswelt ist ein Contract Lifecycle Management (CLM) zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen geworden, um Vertragsprozesse zu verwalten. Durch die Automatisierung, Standardisierung und Integration der verschiedenen Phasen des Vertragsmanagements steigert die CLM-Software die organisatorische Leistung, reduziert Risiken und stärkt die Compliance. Die Investition in eine CLM-Software ist eine kluge und lohnende Entscheidung für jedes Unternehmen, das die Effizienz des Vertragsmanagements verbessern, Vertragsrisiken verringern und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern möchte.