Vertragsprüfung – der Weg zur Automatisierung

Kurz: Warum müssen Sie Verträge prüfen?

Die Überprüfung von Verträgen ist eine Garantie für die Rechtmäßigkeit. Wenn ein Vertrag rechtswidrig ist, gilt er rechtlich als nichtig. Wenn dann eine der Vertragsparteien gegen die Vereinbarung verstößt, kann sie weder entschädigt noch haftbar gemacht werden. Die Vertragsprüfung verhindert dies und stellt sicher, dass der Vertrag alle erforderlichen Elemente enthält.

Außerdem kann die Überprüfung des Vertrags dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden. Es kann vorkommen, dass die Parteien die Bedingungen unterschiedlich auslegen, was zu einem versehentlichen Vertragsbruch führen und einen Rechtsstreit nach sich ziehen kann. Durch eine Vertragsprüfung wird sichergestellt, dass beide Parteien, die eine neue Vereinbarung unterzeichnen, ein einheitliches Verständnis der Bedingungen haben. Gleichzeitig kann eine umfassende Überprüfung verbesserungswürdige Bereiche aufzeigen und Abschnitte aufdecken, die sich nachteilig auf die Parteien auswirken könnten.

Insgesamt soll mit einer Vertragsprüfung sichergestellt werden, dass die rechtliche Vereinbarung und die darin enthaltenen Bestimmungen solide sind und dass rechtliche und finanzielle Risiken minimiert werden. 

Wer sollte Verträge prüfen?

Stakeholder, die in den Prozess der Vertragsprüfung einbezogen werden können, sind:

• Vertriebsmitarbeiter entwerfen in der Regel den ersten Vertrag und legen die wichtigsten Bedingungen fest. Sie können die grundlegenden Bedingungen aus einer Vorlage übernehmen und sie auf ihre Richtigkeit überprüfen, bevor sie den gesamten Vertrag an andere Beteiligte weiterleiten.
• Die Gegenparteien prüfen den vorgeschlagenen Vertrag, um sicherzustellen, dass die Risiken sowie die rechtlichen und geschäftlichen Auswirkungen des Vertrags für sie vorteilhaft sind. Sie können Änderungen vorschlagen und mit anderen Beteiligten verhandeln.
• Vertragsspezialisten oder Rechtsbeistand: Es gilt als bewährte Praxis, dass ein Vertragsspezialist oder ein Rechtsberater den Vertrag nach jeder Verhandlungsrunde und vor der Unterzeichnung durch beide Parteien überprüft. Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Vertrag den rechtlichen Anforderungen entspricht, und bieten Rechtsberatung an.
• Unternehmensinterner Geschäftsführer oder Führungskraft: Größere Unternehmen verfügen möglicherweise über interne Geschäftsleiter oder Führungskräfte, die für die Prüfung von Verträgen zuständig sind, um sicherzustellen, dass sie mit der Unternehmensstrategie und den Unternehmensinteressen übereinstimmen.
• Anwälte oder Vertragsanwälte: Anwälte können rechtliche Beratung und Fachwissen bereitstellen, um das Unternehmen dabei zu unterstützen, Verträge rechtmäßig und fair zu gestalten. Sie können bei der Ausarbeitung und Verhandlung von Verträgen behilflich sein.
• Zulieferer, Kunden, Mitarbeiter, Auftragnehmer, Investoren und Kreditgeber: Grundsätzlich gibt es eine Menge Interessengruppen, mit denen ein Unternehmen Verträge abschließen kann. Für Unternehmen ist es wichtig, dass Verträge überprüft werden, um sicherzustellen, dass ihre Interessen geschützt werden, oder dass Verträge geändert werden, um ihren Bedürfnissen zu entsprechen.

Auf individueller Ebene müssen Personen und Verbraucher möglicherweise auch Verträge überprüfen, z. B. Kauf- und Verkaufsverträge für Immobilien, Arbeitsverträge, Eheverträge und Dokumente zur Nachlassplanung. Sie können einen Anwalt damit beauftragen, Verträge in ihrem Namen zu prüfen und Rechtsberatung zu leisten.

Worauf ist bei einer Vertragsprüfung zu achten? 

Bei einer Vertragsprüfung sollte auf verschiedene Aspekte geachtet werden, z. B. auf die Klarheit der Vertragsklauseln, die Abgrenzung der Rechte und Pflichten der Parteien, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die Einbeziehung wesentlicher Elemente, die Ermittlung zweideutiger Formulierungen oder Risiken sowie die Bewertung der Durchsetzbarkeit der Klauseln und der Streitbeilegungsmethoden.

Checkliste für die Vertragsprüfung 

Bei der Durchführung einer Vertragsprüfung ist es hilfreich, mit einem Plan zu beginnen, damit Sie sicher sein können, dass die essentiellen Teile des Vertrags sorgfältig analysiert worden sind. Werden Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt oder treten während der Vertragsprüfung Probleme auf, sollten Sie mit dem Vertrag erst fortfahren, wenn alle Fragen zu Ihrer Zufriedenheit geklärt sind. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie bei einer Vertragsprüfung beachten sollten.

1. Schlüsselbegriffe und -klauseln: Jedes Detail in einem Vertrag sollte genau geprüft werden, aber einige Klauseln sind wichtiger als andere. Die wichtigsten Vertragsklauseln variieren je nach Unternehmen und Branche, aber es gibt einige Klauseln, die in allen Bereichen besondere Aufmerksamkeit erfordern. Vertraulichkeits-, Entschädigungs-, Kündigungs- und Streitbeilegungsklauseln sind allesamt wichtige Vertragsbestandteile, für die es sich lohnt, zusätzliche Zeit in die Prüfung zu investieren.
2. Kündigungs- und Verlängerungsklauseln: Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die Kündigungs- und Verlängerungsklauseln des Vertrags vollständig verstanden haben, um ungewollte Verlängerungen oder die Unmöglichkeit eines rechtzeitigen Rücktritts vom Vertrag zu vermeiden.
3. Klare, unmissverständliche Sprache: Achten Sie auf den Wortlaut jedes Satzes im Vertrag, um mehrdeutige oder auslegungsbedürftige Klauseln zu vermeiden. Es ist wichtig, die Sprache zu ändern, um potenzielle Konflikte zu minimieren, und bei erheblichen Konflikten müssen Dritte möglicherweise je nach Auslegung des Vertrags weitere Schritte festlegen.
4. Keine Leerzeichen: Die Verwendung einer Vertragsvorlage ist eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen, aber achten Sie darauf, während der Überprüfungsphase alle Leerstellen auszufüllen oder zu entfernen. Das Nichtausfüllen von Lücken in einem Vertrag kann zu späteren Problemen oder Streitigkeiten führen.
5. Verzugsklauseln: Obwohl beide Parteien Verträge in der Regel mit guten Absichten unterzeichnen, ist es wichtig, mögliche Ausfälle zu berücksichtigen. Achten Sie auf die Verzugsklauseln im Vertrag und seien Sie sich der möglichen Folgen eines Vertragsbruchs bewusst.
6. Wichtige Termine und Fristen: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Termine und Leistungen mit früheren Aufträgen übereinstimmen, und den Fortschritt des Teams bei der Ausführung der Aufgaben zu verfolgen, um das Risiko einer Vertragsverletzung zu minimieren.
7. Faire Risikoverteilung: Prüfen Sie, ob die Risikoverteilung im Vertrag fair und angemessen ist. Wenn sich herausstellt, dass eine Partei zu viel Risiko übernimmt, muss der Vertrag möglicherweise neu ausgehandelt oder geändert werden.
8. Verstehen Sie die Bestimmungen über Rechtsmittel: Machen Sie sich mit den vertraglichen Bestimmungen über Regressansprüche und Rechtsmittel im Falle der Nichterfüllung vertraut. Es ist wichtig zu verstehen, welche Maßnahmen im Falle eines Vertragsbruchs ergriffen werden können und wie die Haftung minimiert oder verlagert werden kann.

Was ist der Zweck einer Vertragsprüfung?

Die Vertragsprüfung dient nicht nur dem Rechtsschutz, sondern bietet auch wertvolle Einblicke in die finanzielle und betriebliche Effizienz eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass Verträge nicht nur den rechtlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch optimal gestaltet sind, um Risiken zu minimieren und Kosten zu kontrollieren. Die spezifischen Ziele der Vertragsprüfung und der Mehrwert, den sie den Unternehmen bietet, sind folgende:

• Kostenmanagement und -bewertung: Die Vertragsprüfung trägt zum organisatorischen Kostenmanagement und zur Bewertung der mit den Verträgen verbundenen Ausgaben bei. Durch die Prüfung der Vertragsbedingungen können die spezifischen Kostenstrukturen von Verträgen ermittelt und die Kosteneffizienz der Verträge bewertet werden. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Ressourcen besser verwalten und sicherstellen, dass die Vertragsunterzeichnung und -ausführung wirtschaftlich effizient sind.
• Analyse und Bewertung von Risiken: Die Vertragsprüfung zielt auch darauf ab, die verschiedenen Risiken in Verträgen zu analysieren und zu bewerten. Die Prüfer untersuchen sorgfältig die Vertragsbedingungen, identifizieren potenzielle rechtliche, wirtschaftliche und betriebliche Risiken und bewerten das Ausmaß der Auswirkungen dieser Risiken auf das Unternehmen. Dies hilft den Unternehmen bei der Entwicklung von Risikomanagementstrategien, um nachteilige Auswirkungen zu minimieren und den Schutz der Unternehmensinteressen zu maximieren.
• Extraktion und Dokumentation von Vertragsdaten: Ein weiterer wichtiger Zweck der Vertragsprüfung ist die Extraktion und Dokumentation von Schlüsseldaten aus Verträgen. Die Prüfer sammeln die Vertragsdokumente und extrahieren wesentliche Informationen wie Vertragsbedingungen, Fristen, Verantwortlichkeiten usw. Diese Daten werden aufgezeichnet und organisiert, um sie später wiederverwenden zu können. Durch die effektive Verwaltung und Dokumentation von Vertragsdaten können Unternehmen die Vertragsabwicklung besser überwachen und zeitnahEntscheidungen treffen.

Häufige Fehler bei der Vertragsprüfung:

Bei der Vertragsprüfung schleichen sich häufig Fehler ein, die weitreichende Folgen haben können - von finanziellen Verlusten bis hin zu rechtlichen Komplikationen. Viele dieser Fehler entstehen aus der Annahme, dass die Prüfung von Verträgen zeitaufwändig oder unnötig ist oder dass bestimmte Bedingungen nicht verhandelbar sind. Es sind jedoch genau diese Missverständnisse und Versäumnisse, die dazu führen können, dass Unternehmen Verträge unterzeichnen, die nicht in ihrem besten Interesse sind. Im Folgenden werden einige der häufigsten Fehler bei der Vertragsprüfung aufgeführt, die unbedingt vermieden werden sollten, um langfristige Risiken und unnötige Kosten zu vermeiden:

• Die Ansicht, dass die Überprüfung komplexer Verträge Zeile für Zeile eine Zeit- und Geldverschwendung ist, Unterzeichnung von Verträgen ohne Überprüfung der Bedingungen
• Versäumnis, Vertragsvorlagen vollständig auszufüllen
• Unterzeichnung vager oder unverständlicher Verträge
• Annahme, dass alle Verträge nicht verhandelbar sind und so unterzeichnet werden müssen, wie sie sind
• Unnötiges Zurückdrängen von unkritischen Bedingungen
• Das Hinauszögern von unkritischen Bedingungen, die das Geschäft gefährden oder zu hohen Anwaltskosten führen können
• Beauftragung von Anwälten mit der Prüfung von Verträgen, ohne sich im Voraus über die Kosten im Klaren zu sein
• Falsches Ausfüllen von Vertragsvorlagen ohne anwaltliche Prüfung

Jeder dieser Fehler kann dazu führen, dass eine Partei Verträge unterschreibt, die nicht im besten Interesse ihres Unternehmens sind, oder, schlimmer noch, die Unterzeichnung des Vertrags völlig unterminiert.

Welche Alternativen gibt es, um die Vertragsprüfung zu erleichtern?

Die Prüfung von Verträgen kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, vor allem, wenn sie manuell durchgeführt wird. Dank moderner Technologien gibt es heute jedoch Alternativen, die den Prüfprozess erheblich vereinfachen und beschleunigen. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierungstools ermöglicht es, den gesamten Vertragslebenszyklus effizienter zu gestalten, Risiken schneller zu erkennen und rechtliche Standards besser einzuhalten. Im Folgenden stellen wir einige innovative Ansätze vor, mit denen Unternehmen den Prozess der Vertragsprüfung vereinfachen und optimieren können.

So einfach funktioniert die Vertragsprüfung mit KI

• Intelligente Plattformen zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus nutzen: Der Einsatz intelligenter Vertragsmanagementplattformen ermöglicht die Automatisierung des Vertragsprüfungsprozesses mithilfe von Technologien der künstlichen Intelligenz. Diese Plattformen sind in der Lage, Vertragsdokumente automatisch zu scannen, zu identifizieren und zu klassifizieren, Schlüsselinformationen schnell zu extrahieren und zusammenfassende Berichte zu erstellen, was die Effizienz der Prüfung erheblich steigert.
• Automatisierung von Vertragsvorlagen und Arbeitsabläufen: Die Entwicklung und Nutzung automatisierter Vertragsvorlagen und Workflows kann den Prozess der Vertragsprüfung standardisieren und rationalisieren. Durch vordefinierte Vorlagen und Arbeitsabläufe kann der manuelle Arbeitsaufwand für die Prüfer reduziert und die Einhaltung der Unternehmensstandards sichergestellt werden.
• Software-Tools für die Vertragsprüfung: Der Einsatz spezieller Softwaretools für die Vertragsprüfung, wie z. B. Vertragsmanagementsysteme oder Contract Intelligence Software, kann den Prüfern die Verwaltung und Analyse von Vertragsdokumenten erleichtern. Diese Tools verfügen in der Regel über leistungsstarke Such-, Filter- und Analysefunktionen, die ein schnelles Auffinden der erforderlichen Informationen und die Identifizierung potenzieller rechtlicher Risiken ermöglichen.

Automatisierte Vertragsprüfung und Risikoanalyse in PACTA

Themis, PACTAs eigens entwickelte KI , simuliert den juristischen Denkprozess bei der Vertragsprüfung und vergleicht automatisch den beabsichtigten rechtlichen Status eines Vertrags mit dem tatsächlichen Status in externen Dokumenten:

• Semantischer Vergleich für rechtliche und inhaltliche Analysen
• Automatisierte Workflows rund um große Sprachmodelle
• Klassifizierung von Klauseln auf Basis von Risikostufen
• Keine Beschränkung auf Vertragstypen oder Daten
• Überprüfungs-, Bearbeitungs-, Kommentar- und Konvertierungsfunktionalitäten in MS Word- und PDF-Formaten verfügbar

Mehr zur automatisierten Vertragsprüfung und Risikoanalyse

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vertragsprüfung ein unverzichtbarer Schritt ist, um die Rechtmäßigkeit von Verträgen sicherzustellen, Risiken zu mindern und die Interessen des Unternehmens zu wahren. Durch eine sorgfältige Prüfung der Vertragsbedingungen können Unternehmen ihre Kosten besser verwalten, Risiken abschätzen und wichtige Daten extrahieren, um eine effektive Vertragsabwicklung und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.