Vertragsprüfung – der Weg zur Automatisierung

Die Vertragsprüfung ist weit mehr als eine Formalität – sie ist der entscheidende Schritt, um Rechtssicherheit und Klarheit zwischen den Vertragspartnern zu gewährleisten. Ein unzureichend geprüfter Vertrag kann nicht nur rechtlich unwirksam sein, sondern auch schwerwiegende Folgen haben, wenn Missverständnisse oder Streitigkeiten auftreten.

Schon im privaten Alltag erleben wir, wie teuer nicht sorgfältig geprüfte Verträge werden können – sei es beim Mobilfunkanbieter, einem Streaming-Abo oder dem Mietvertrag. Viele Deutsche stecken in einer endlosen Vertragsspirale und verlieren dabei leicht den Überblick. Was im privaten Bereich ärgerlich ist, kann im geschäftlichen Umfeld schnell existenzbedrohend werden.

Denn im Unternehmenskontext haben die Folgen eine ganz andere Tragweite: Unzureichend geprüfte Verträge können gravierende finanzielle Verluste, rechtliche Risiken und operative Störungen verursachen. Eine gründliche Vertragsprüfung vor der Unterzeichnung ist daher unerlässlich, um rechtliche Fallstricke und wirtschaftliche Nachteile zu vermeiden.

Laut einer aktuellen McKinsey-Studie kann der Einsatz von generativer Künstlicher Intelligenz (KI) die Produktivität erheblich steigern und gleichzeitig Mitarbeitende entlasten – auch in Bereichen, die komplexes Fachwissen erfordern. Darüber hinaus zeigt die Studie, wie KI-Tools Unternehmen dabei unterstützen können, verborgene Potenziale in bestehenden Verträgen zu identifizieren, was zu erheblichen Kostensenkungen führen kann.

In diesem Artikel beleuchten wir die Bedeutung einer strukturierten Vertragsprüfung, geben eine praxisnahe Checkliste an die Hand und zeigen, wie Unternehmen den Prüfprozess mithilfe von KI intelligent automatisieren können.

Kurz: Warum müssen Sie Verträge prüfen?

Die Überprüfung von Verträgen ist eine Garantie für die Rechtmäßigkeit. Wenn ein Vertrag rechtswidrig ist, gilt er rechtlich als nichtig. Wenn dann eine der Vertragsparteien gegen die Vereinbarung verstößt, kann sie weder entschädigt noch haftbar gemacht werden. Die Vertragsprüfung verhindert dies und stellt sicher, dass der Vertrag alle erforderlichen Elemente enthält.

Außerdem kann die Prüfung des Vertrags dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden. Es kann vorkommen, dass die Parteien die Bedingungen unterschiedlich auslegen, was zu einem versehentlichen Vertragsbruch führen und einen Rechtsstreit nach sich ziehen kann. Durch eine Vertragsprüfung wird sichergestellt, dass beide Parteien, die eine neue Vereinbarung unterzeichnen, ein einheitliches Verständnis der Bedingungen haben. Gleichzeitig kann eine umfassende Überprüfung verbesserungswürdige Bereiche aufzeigen und Abschnitte aufdecken, die sich nachteilig auf die Parteien auswirken könnten.

Insgesamt soll mit einer Vertragsprüfung sichergestellt werden, dass die rechtliche Vereinbarung und die darin enthaltenen Bestimmungen solide sind und dass rechtliche und finanzielle Risiken minimiert werden.

Wer sollte Verträge prüfen?

Vertragsparteien, die in den Prozess der Vertragsprüfung einbezogen werden können, sind:

Die Rechtsabteilung: In Unternehmen mit einer eigenen Rechtsabteilung ist diese zentraler Ansprechpartner für die Vertragsprüfung. Sie sorgt dafür, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden, minimiert Risiken und unterstützt andere Abteilungen bei der Ausarbeitung, Prüfung und Verhandlung von Verträgen.
Fachabteilungen wie Einkauf, Personal oder Vertrieb: Je nach Art des Vertrags sollten auch die jeweils betroffenen Fachabteilungen einbezogen werden. Der Einkauf prüft beispielsweise Lieferantenverträge hinsichtlich Preisgestaltung, Lieferbedingungen und Qualitätsanforderungen. Die Personalabteilung ist bei Arbeitsverträgen oder Dienstleistungsverträgen mit Freelancern gefragt. Der Vertrieb wiederum hat ein besonderes Interesse an Kundenverträgen, Rabatten, Zahlungsbedingungen oder Lieferzusagen.
Die Gegenparteien prüfen den vorgeschlagenen Vertrag, um sicherzustellen, dass die Risiken sowie die rechtlichen und geschäftlichen Auswirkungen des Vertrags für sie vorteilhaft sind. Sie können Änderungen vorschlagen und mit anderen Beteiligten verhandeln.
Vertragsspezialisten oder Rechtsbeistand: Es gilt als bewährte Praxis, dass ein Vertragsspezialist oder ein Rechtsberater den Vertrag nach jeder Verhandlungsrunde und vor der Unterzeichnung durch beide Parteien überprüft. Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Vertrag den rechtlichen Anforderungen entspricht, und bieten Rechtsberatung an.
Unternehmensinterner Geschäftsführer oder Führungskraft: Größere Unternehmen verfügen möglicherweise über interne Geschäftsleiter oder Führungskräfte, die für die Prüfung von Verträgen zuständig sind, um sicherzustellen, dass sie mit der Unternehmensstrategie und den Unternehmensinteressen übereinstimmen.
Anwälte oder Vertragsanwälte: Anwälte können rechtliche Beratung und Fachwissen bereitstellen, um das Unternehmen dabei zu unterstützen, Verträge rechtmäßig und fair zu gestalten. Sie können bei der Ausarbeitung und Verhandlung von Verträgen behilflich sein.
Zulieferer, Kunden, Mitarbeiter, Auftragnehmer, Investoren und Kreditgeber: Grundsätzlich gibt es eine Menge Interessengruppen, mit denen ein Unternehmen Verträge abschließen kann. Für Unternehmen ist es wichtig, dass Verträge überprüft werden, um sicherzustellen, dass ihre Interessen geschützt werden, oder dass Verträge geändert werden, um ihren Bedürfnissen zu entsprechen.

Auf individueller Ebene müssen Personen und Verbraucher möglicherweise auch Verträge überprüfen, z. B. Kauf- und Verkaufsverträge für Immobilien, Arbeitsverträge, Eheverträge und Dokumente zur Nachlassplanung. Sie können einen Anwalt damit beauftragen, Verträge in ihrem Namen zu prüfen und Rechtsberatung zu leisten.

Worauf ist bei einer Vertragsprüfung zu achten?

Bei einer Vertragsprüfung sollten verschiedene Aspekte sorgfältig berücksichtigt werden. Dazu gehört zunächst die Klarheit der Vertragsklauseln, um Missverständnisse und Interpretationsspielräume zu vermeiden. Ebenso wichtig ist die eindeutige Abgrenzung der Rechte und Pflichten der Vertragsparteien. Zudem muss geprüft werden, ob alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten wurden. Wesentliche Elemente des Vertrags sollten vollständig und korrekt eingebunden sein. Darüber hinaus gilt es, potenziell zweideutige Formulierungen oder Risiken zu identifizieren. Schließlich spielt auch die Bewertung der Durchsetzbarkeit der Klauseln sowie der vorgesehenen Streitbeilegungsmethoden eine entscheidende Rolle.

Checkliste für die Vertragsprüfung

Bei der Durchführung einer Vertragsprüfung ist es hilfreich, mit einem Plan zu beginnen, damit Sie sicher sein können, dass die essentiellen Teile des Vertrags sorgfältig analysiert worden sind. Werden Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt oder treten während der Vertragsprüfung Probleme auf, sollten Sie mit dem Vertrag erst fortfahren, wenn alle Fragen zu Ihrer Zufriedenheit geklärt sind. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie bei einer Vertragsprüfung beachten sollten.

Schlüsselbegriffe und -klauseln: Jedes Detail in einem Vertrag sollte genau geprüft werden, aber einige Klauseln sind wichtiger als andere. Die wichtigsten Vertragsklauseln variieren je nach Unternehmen und Branche, aber es gibt einige Klauseln, die in allen Bereichen besondere Aufmerksamkeit erfordern. Vertraulichkeits-, Entschädigungs-, Kündigungs- und Streitbeilegungsklauseln sind allesamt wichtige Vertragsbestandteile, für die es sich lohnt, zusätzliche Zeit in die Prüfung zu investieren.
Kündigungs- und Verlängerungsklauseln: Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die Kündigungs- und Verlängerungsklauseln des Vertrags vollständig verstanden haben, um ungewollte Verlängerungen oder die Unmöglichkeit eines rechtzeitigen Rücktritts vom Vertrag zu vermeiden.
Klare, unmissverständliche Sprache: Achten Sie auf den Wortlaut jedes Satzes im Vertrag, um mehrdeutige oder auslegungsbedürftige Klauseln zu vermeiden. Es ist wichtig, die Sprache zu ändern, um potenzielle Konflikte zu minimieren, und bei erheblichen Konflikten müssen Dritte möglicherweise je nach Auslegung des Vertrags weitere Schritte festlegen.
Keine Leerzeichen: Die Verwendung einer Vertragsvorlage ist eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen, aber achten Sie darauf, während der Überprüfungsphase alle Leerstellen auszufüllen oder zu entfernen. Das Nichtausfüllen von Lücken in einem Vertrag kann zu späteren Problemen oder Streitigkeiten führen.
Verzugsklauseln: Obwohl beide Parteien Verträge in der Regel mit guten Absichten unterzeichnen, ist es wichtig, mögliche Ausfälle zu berücksichtigen. Achten Sie auf die Verzugsklauseln im Vertrag und seien Sie sich der möglichen Folgen eines Vertragsbruchs bewusst.
Wichtige Termine und Fristen: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Termine und Leistungen mit früheren Aufträgen übereinstimmen, und den Fortschritt des Teams bei der Ausführung der Aufgaben zu verfolgen, um das Risiko einer Vertragsverletzung zu minimieren.
Faire Risikoverteilung: Prüfen Sie, ob die Risikoverteilung im Vertrag fair und angemessen ist. Wenn sich herausstellt, dass eine Partei zu viel Risiko übernimmt, muss der Vertrag möglicherweise neu ausgehandelt oder geändert werden.
Verstehen Sie die Bestimmungen über Rechtsmittel: Machen Sie sich mit den vertraglichen Bestimmungen über Regressansprüche und Rechtsmittel im Falle der Nichterfüllung vertraut. Es ist wichtig zu verstehen, welche Maßnahmen im Falle eines Vertragsbruchs ergriffen werden können und wie die Haftung minimiert oder verlagert werden kann.

Was ist der Zweck einer Vertragsprüfung?

Die Vertragsprüfung dient nicht nur dem Rechtsschutz, sondern bietet auch wertvolle Einblicke in die finanzielle und betriebliche Effizienz eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass Verträge nicht nur den rechtlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch optimal gestaltet sind, um Risiken zu minimieren und Kosten zu kontrollieren. Die spezifischen Ziele der Vertragsprüfung und der Mehrwert, den sie den Unternehmen bietet, sind folgende:

1. Kostenmanagement und -bewertung

Die Vertragsprüfung trägt zum organisatorischen Kostenmanagement und zur Bewertung der mit den Verträgen verbundenen Ausgaben bei. Durch die Prüfung der Vertragsbedingungen können die spezifischen Kostenstrukturen von Verträgen ermittelt und die Kosteneffizienz der Verträge bewertet werden. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Ressourcen besser verwalten und sicherstellen, dass die Vertragsunterzeichnung und -ausführung wirtschaftlich effizient sind.

2. Analyse und Bewertung von Risiken

Die Vertragsprüfung zielt auch darauf ab, die verschiedenen Risiken in Verträgen zu analysieren und zu bewerten. Die Prüfer untersuchen sorgfältig die Vertragsbedingungen, identifizieren potenzielle rechtliche, wirtschaftliche und betriebliche Risiken und bewerten das Ausmaß der Auswirkungen dieser Risiken auf das Unternehmen. Dies hilft den Unternehmen bei der Entwicklung von Risikomanagementstrategien, um nachteilige Auswirkungen zu minimieren und den Schutz der Unternehmensinteressen zu maximieren.

3. Extraktion und Dokumentation von Vertragsdaten

Ein weiterer wichtiger Zweck der Vertragsprüfung ist die Extraktion und Dokumentation von Schlüsseldaten aus Verträgen. Die Prüfer sammeln die Vertragsdokumente und extrahieren wesentliche Informationen wie Vertragsbedingungen, Fristen, Verantwortlichkeiten usw. Diese Daten werden aufgezeichnet und organisiert, um sie später wiederverwenden zu können. Durch die effektive Verwaltung und Dokumentation von Vertragsdaten können Unternehmen die Vertragsabwicklung besser überwachen und zeitnahEntscheidungen treffen.

Häufige Fehler bei der Vertragsprüfung:

Bei der Vertragsprüfung schleichen sich häufig Fehler ein, die weitreichende Folgen haben können - von finanziellen Verlusten bis hin zu rechtlichen Komplikationen. Viele dieser Fehler entstehen aus der Annahme, dass die Prüfung von Verträgen zeitaufwändig oder unnötig ist oder dass bestimmte Bedingungen nicht verhandelbar sind. Es sind jedoch genau diese Missverständnisse und Versäumnisse, die dazu führen können, dass Unternehmen Verträge unterzeichnen, die nicht in ihrem besten Interesse sind. Im Folgenden werden einige der häufigsten Fehler bei der Vertragsprüfung aufgeführt, die unbedingt vermieden werden sollten, um langfristige Risiken und unnötige Kosten zu vermeiden:

Die Ansicht, dass die Überprüfung komplexer Verträge Zeile für Zeile eine Zeit- und Geldverschwendung ist
Unterzeichnung von Verträgen ohne Überprüfung der Bedingungen
Versäumnis, Vertragsvorlagen vollständig auszufüllen
Unterzeichnung vager oder unverständlicher Verträge
Annahme, dass alle Verträge nicht verhandelbar sind und so unterzeichnet werden müssen, wie sie sind
Unnötiges Zurückdrängen von unkritischen Bedingungen
Das Hinauszögern von unkritischen Bedingungen, die das Geschäft gefährden oder zu hohen Anwaltskosten führen können
Beauftragung von Anwälten mit der Prüfung von Verträgen, ohne sich im Voraus über die Kosten im Klaren zu sein
Falsches Ausfüllen von Vertragsvorlagen ohne anwaltliche Prüfung

Jeder dieser Fehler kann dazu führen, dass eine Partei Verträge unterschreibt, die nicht im besten Interesse ihres Unternehmens sind, oder, schlimmer noch, die Unterzeichnung des Vertrags völlig unterminiert.

Welche Alternativen gibt es, um die Vertragsprüfung zu erleichtern?

Die manuelle Prüfung von Verträgen ist oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Moderne Vertragsmanagementsysteme nutzen KI, um den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags effizient zu verwalten. Eine aktuelle McKinsey-Studie zeigt, wie erfolgreich KI-Tools Unternehmen bereits dabei helfen, Potenziale in bestehenden Verträgen zu erkennen.

Vertragsmanagementlösungen mit KI können Dokumente automatisch scannen, identifizieren und klassifizieren, wodurch wichtige Informationen in kürzester Zeit extrahiert und in strukturierten Berichten zusammengefasst werden. Dank leistungsstarker Such-, Filter- und Analysefunktionen wird die Verwaltung und Prüfung von Vertragsdokumenten deutlich erleichtert.

Funktionsweise & Anbieter für die KI Vertragsprüfung

Der Markt für KI-gestützte Vertragsmanagementlösungen wächst, doch bislang gibt es nur wenige Anbieter, die wirklich ausgereifte und sichere Funktionen bieten. Die Ansätze unterscheiden sich teils erheblich – deshalb ist es wichtig, genau hinzuschauen, wie ausgereift eine Lösung wirklich ist. Nicht überall, wo KI draufsteht, steckt auch echte Innovation drin.

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Die KI erkennt in Sekundenschnelle kritische Klauseln, potenzielle Risiken und Abweichungen. So erhalten Sie präzise und fehlerfreie Ergebnisse, behalten den Überblick und können Verträge effizient erstellen, aktualisieren und digital signieren.

"Besonders beeindruckend ist, dass die PACTA Vertragsprüfung mit KI auch Querverweise im Vertrag erkennt und Risiken aufdeckt, die in der Klausel selbst nicht direkt sichtbar sind. Die Ergebnisse sind durchweg sehr gut!" Mark Waditzer, Legal Department Manager bei ADA Möbelfabik GmbH

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Automatisierte Vertragsprüfung und Risikoanalyse in PACTA

Doch wie geht das? Themis, PACTAs eigens entwickelte KI, simuliert den juristischen Gedankengang bei der Vertragsprüfung und vergleicht automatisiert Ihren rechtlichen Soll-Stand der Playbooks mit dem Ist-Stand externer Dokumente.

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Checkliste zur Einführung der KI-Vertragsprüfung in Ihr Unternehmen

Es liegt auf der Hand, dass die Implementierung einer KI-gestützten Vertragsprüfung den Prüfungsprozess erheblich beschleunigen, Risiken reduzieren und die Effizienz Ihrer Rechtsabteilung steigern kann. Um sicherzustellen, dass die Einführung erfolgreich verläuft, sollten Unternehmen eine klare Strategie verfolgen.

Diese Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten Schritte systematisch umzusetzen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vertragsprüfung ein unverzichtbarer Schritt ist, um die Rechtmäßigkeit von Verträgen sicherzustellen, Risiken zu mindern und die Interessen des Unternehmens zu wahren. Durch eine sorgfältige Prüfung der Vertragsbedingungen können Unternehmen ihre Kosten besser verwalten, Risiken abschätzen und wichtige Daten extrahieren, um eine effektive Vertragsabwicklung und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.