Vertragsmanagementsystem: Definition & Vorteile

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Effektives Vertragsmanagement kann erheblich zur Steigerung der Unternehmenseinnahmen beitragen. Es hilft bei der Kostenreduzierung und Risikominderung, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, ermöglicht fundierte Entscheidungen und steigert die Effizienz des Unternehmens insgesamt. Umgekehrt kann ein schlechtes Vertragsmanagement zu erheblichen finanziellen Verlusten, Rechtsstreitigkeiten und einer Schädigung des Rufs führen.

3 Vorteile von Vertragsmanagementsystemen

1. Automatisierte Vertragsprozesse und Aufgaben:

Durch die Automatisierung der Prozesse zur Vertragsgenehmigung, -ausführung und -überwachung spart ein Vertragsmanagementsystem Zeit und reduziert den Einsatz von Personal. Das bedeutet, dass Verträge schneller abgewickelt werden können und die mit der manuellen Bearbeitung verbundenen Fehler und Verzögerungen reduziert werden.

2. Geringere rechtliche Risiken:

Ein Vertragsmanagementsystem stellt sicher, dass die Verträge den gesetzlichen Vorschriften und den Unternehmensrichtlinien entsprechen, und verringert so die Risiken von Vertragsverletzungen oder Streitigkeiten. Das System kann potenzielle Risiken innerhalb von Verträgen erkennen und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um sie zu beseitigen und so die Rechtmäßigkeit und Konformität des Unternehmens zu gewährleisten.

3. Verbesserte Nachvollziehbarkeit des Vertragsmanagements:

Ein Vertragsmanagementsystem zeichnet vertragsbezogene Informationen und Aktivitäten auf und archiviert sie, wodurch der Vertragsmanagementprozess transparenter und nachvollziehbarer wird. Auf diese Weise können Unternehmen den Fortschritt, die wichtigsten Daten und die Details der Vertragsabwicklung überwachen und gleichzeitig historische Aufzeichnungen für eine spätere Überprüfung oder Verifizierung bereitstellen.

Welche Abteilungen nutzen ein Vertragsmanagementsystem?

Ein Vertragsmanagementsystem wird in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt, dabei hat jede Abteilung hihre eigenen Anforderungen und Verantwortlichkeiten im Umgang mit Verträgen, und ein gut implementiertes System hilft, diese Prozesse zu standardisieren und zu optimieren. Von der Rechtsabteilung bis zum Einkauf nutzen verschiedene Teams ein Vertragsmanagementsystem, um Verträge zu erstellen, zu prüfen, zu überwachen und sicherzustellen, dass alle rechtlichen, finanziellen und operativen Anforderungen erfüllt werden. Im Folgenden sind einige der Abteilungen aufgeführt, die von einem Vertragsmanagementsystem profitieren können:

• Die Rechtsabteilung ist für die Prüfung, Ausarbeitung und Verwaltung der Verträge des Unternehmens zuständig und damit einer der Hauptnutzer des Vertragsmanagementsystems. Sie nutzt das System, um sicherzustellen, dass die Verträge den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, und um die Prozesse der Vertragsgenehmigung und -ausführung zu verwalten.
• Die Finanzabteilung ist für die Prüfung und Verwaltung von Verträgen im Finanzbereich zuständig, z. B. von Leasingverträgen und Versicherungsverträgen. Sie verwendet das Vertragsverwaltungssystem, um Zahlungen und Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Verträge den Finanzrichtlinien und -anforderungen entsprechen.
• Die Personalabteilung ist für die Verwaltung von Verträgen im Zusammenhang mit Einstellungen, Sozialleistungen und Schulungen zuständig. Sie verwendet das Vertragsverwaltungssystem, um Arbeitsverträge zu verwalten, Leistungen für Mitarbeitende und Schulungsvereinbarungen zu verfolgen und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen.
• Die Vertriebsabteilung schließt Verkaufsverträge mit Kunden ab, einschließlich der Verkaufsbedingungen und Konditionen. Sie verwendet das Vertragsmanagementsystem, um Kundenverträge zu verwalten, den Verkaufsfortschritt und die Zahlungen zu verfolgen sowie bei der Lösung von vertragsbezogenen Problemen zu helfen.
• Der Einkauf ist für die Aushandlung und Unterzeichnung von Verträgen mit Lieferanten und die Überwachung der Vertragsabwicklung zuständig. Er nutzt das Vertragsmanagementsystem, um Lieferantenverträge zu verwalten, Lieferungen und Zahlungen zu verfolgen und die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherzustellen. 

Worauf müssen Sie bei Ihrem Vertragsmanagementsystem achten?

Bei der Auswahl eines Vertragsmanagementsystems gibt es mehrere entscheidende Faktoren, die den langfristigen Erfolg und die Effizienz des Systems bestimmen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass das gewählte System nicht nur die grundlegenden Anforderungen erfüllt, sondern auch fortschrittliche Funktionen bietet, die den gesamten Vertragslebenszyklus unterstützen. Insbesondere moderne Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) können eine immense Hilfe sein, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und Fehler zu minimieren:

Künstliche Intelligenz (KI)

Die Wahl eines Vertragsmanagementsystems, das mit KI-Technologie ausgestattet ist, kann die Effizienz steigern, Vertragsmerkmale schnell identifizieren und den Vertragsmanagementprozess beschleunigen. Mit der Unterstützung von KI kann das System automatisch Vertragsgenehmigungen durchführen, den Vertragsstatus verfolgen und Datenanalysen in Echtzeit bereitstellen.

Benutzerfreundlichkeit

Das Vertragsmanagementsystem sollte über eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, die es den Nutzenden ermöglicht, es ohne komplexe Schulungen zu bedienen. Ein benutzerfreundliches Design kann eine schnelle Anpassung erleichtern und Fehler und Zeitverluste aufgrund von Problemen mit der Benutzerfreundlichkeit verringern. 

Integrationsfähigkeit

Das Vertragsmanagementsystem muss in Ihre bestehenden Unternehmensanwendungen und -werkzeuge integriert werden können, um eine nahtlose Datenübertragung und Workflow-Automatisierung zu erreichen. So kann beispielsweise die Integration mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), CRM-Software (Customer Relationship Management) und E-Mail-Plattformen die automatische Synchronisierung von Vertragsdaten und rechtzeitige Benachrichtigungen erleichtern.

Datensicherheit und Schutz der Privatsphäre

Das Vertragsmanagementsystem muss über ein hohes Maß an Datensicherheit und Datenschutzfunktionen verfügen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Vertragsdaten zu gewährleisten. Das System sollte Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle, Datensicherung und Notfallwiederherstellung bieten, um die gesetzlichen Vorschriften und Branchenstandards zu erfüllen und die wichtigen Informationen des Unternehmens vor unbefugtem Zugriff und Offenlegung zu schützen.

Anpassbarkeit und Flexibilität

Das Vertragsverwaltungssystem sollte ausreichend Anpassungs- und Flexibilitätsoptionen bieten, um Änderungen Ihrer spezifischen Geschäftsprozesse und -anforderungen Rechnung zu tragen. Das System sollte Funktionen wie anpassbare Arbeitsabläufe, Felder und Berechtigungseinstellungen bieten, um sich an die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereiche anzupassen und so das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens zu unterstützen.

Was PACTA besonders macht:

• Eigens entwickelte KI: PACTA nutzt eine speziell entwickelte Technologie der künstlichen Intelligenz, um eine echte Automatisierung zu erreichen. Das KI-System wurde sorgfältig entwickelt, um Vertragsprüfungsprozesse zu automatisieren, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
• Das erste wirklich generische Vertragsprüfungstool – die PACTA Risikoanalyse: Die PACTA Risikoanalyse ist das erste wirklich generische Vertragsprüfungstool weltweit. Im Gegensatz zu anderen Tools, die auf bestimmte Vertragstypen beschränkt sind, kann unser System mit verschiedenen Branchen und Vertragstypen umgehen und erfüllt so die Bedürfnisse unterschiedlichster Kunden.
• Ganzheitlicher, vollständiger juristischer Workflow: Als eines der umfassendsten Tools für Contract Lifecycle Management bietet PACTA einen vollständigen juristischen Workflow. Von der Vertragserstellung über die Unterzeichnung und Ausführung bis hin zur Archivierung deckt das System jede Phase des Vertragsmanagements ab und bietet den Benutzern umfassende Unterstützung und Anleitung.
• Intuitive Benutzeroberfläche: PACTA verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, für deren Bedienung keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Nutzer können sich leicht zurechtfinden und die verschiedenen Funktionen des Systems nutzen, ohne dass eine zusätzliche Schulung oder technische Unterstützung erforderlich ist.
• Hohe Datensicherheit: PACTA entspricht den europäischen/deutschen Standards und hält sich an die DSGVO. Strenge Datenschutzmaßnahmen werden implementiert, um die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Nutzerdaten zu gewährleisten. Dabei werden den höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards gefolgt.
• Datenextraktion auf Daten-, Termin- und Fallebene: PACTA bietet fortschrittliche Datenextraktionsfunktionen, die Daten, Fristen und Ereignisse auf verschiedenen Ebenen abdecken. Nutzer können mühelos die erforderlichen Informationen aus Vertragsdokumenten für weitere Analysen und Entscheidungen extrahieren.

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Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Vertragsmanagementsystem Unternehmen eine effiziente, sichere und nachvollziehbare Lösung für die Vertragsverwaltung bietet. Mit einem Vertragsmanagementsystem kann eine Organisation die Automatisierung des Vertragsprozesses, die Risikominderung und eine gute Arbeitsbeziehung mit ihren Partnern erreichen und so zum kontinuierlichen Wachstum und zur Entwicklung ihres Unternehmens beitragen.