Vertragsautomatisierung: So funktioniert es

Die Vertragsautomatisierung bezeichnet die Nutzung von Technologien wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, um den Prozess der Vertragserstellung, -überprüfung und -verwaltung zu automatisieren. Dies ermöglicht eine schnellere und effizientere Abwicklung von Vertragsangelegenheiten, indem wiederkehrende Aufgaben automatisch ausgeführt und Fehler reduziert werden.

Die Grundlagen der Vertragsautomatisierung auf einen Blick

Von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Unterzeichnung können Verträge nun vollständig digital abgewickelt werden. Automatisierte Workflows, Vertragsvorlagen und die Integration mit anderen Geschäftssystemen erleichtern die Verwaltung erheblich und gewährleisten gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards, insbesondere bei elektronischen Signaturen. Nachfolgend ein Überblick über die Grundlagen der Vertragsautomation und wie sie Unternehmen Zeit und Ressourcen spart:

Digitaler Vertragsprozess:

Die Digitalisierung von Verträgen ist der erste und entscheidende Schritt zur Vertragsautomatisierung. Dabei werden traditionelle, papierbasierte Verträge in digitale Formate umgewandelt, die es ermöglichen, den gesamten Vertragsprozess von Anfang bis Ende elektronisch zu verwalten. Verträge können nun direkt auf digitalen Plattformen erstellt, genehmigt, unterzeichnet und sicher gespeichert werden. Dies reduziert nicht nur den Papierkram, sondern beschleunigt auch die Kommunikation und die Zugänglichkeit. Die Vertragspartner können jederzeit und von jedem Ort aus auf die digitalen Dokumente zugreifen, was die Effizienz und Nachvollziehbarkeit deutlich erhöht.

Automatisierung von Arbeitsabläufen:

Ein wesentlicher Vorteil der Vertragsautomatisierung ist die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben durch automatisierte Arbeitsabläufe zu standardisieren. Diese Workflows ermöglichen es, verschiedene Phasen des Vertragsprozesses automatisch auszulösen und zu überwachen - von der Erstellung bis zur Genehmigung und Ausführung. Benachrichtigungen und Genehmigungen können in Echtzeit erfolgen, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Dies gewährleistet eine reibungslose und beschleunigte Abwicklung, minimiert Fehlerquellen und stellt sicher, dass wichtige Fristen oder Schritte im Vertragsprozess nicht übersehen werden.

Vertragsvorlagen und Automatisierungsregeln

Die Verwendung von standardisierten Vertragsvorlagen und Automatisierungsregeln trägt erheblich zur Effizienz und Konsistenz des Vertragsprozesses bei. Durch die Bereitstellung vorgefertigter Vorlagen für verschiedene Vertragstypen können Unternehmen sicherstellen, dass alle rechtlichen und unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllt werden. Diese Vorlagen können angepasst werden, um branchenspezifische oder projektbezogene Bedingungen zu berücksichtigen. Automatisierungsregeln steuern, wann und wie Verträge angepasst oder genehmigt werden müssen, damit der Prozess ohne manuelle Eingriffe weiterläuft.

Elektronische Unterschriften und Sicherheit:

Ein wichtiger Aspekt der digitalen Vertragsautomatisierung ist die Implementierung sicherer elektronischer Signaturen. Diese Technologie gewährleistet, dass Verträge rechtsverbindlich und sicher unterzeichnet werden können, ohne dass eine physische Anwesenheit erforderlich ist. Elektronische Signaturen sind nicht nur schnell und bequem, sondern bieten auch ein hohes Maß an Sicherheit durch Verschlüsselung und digitale Zertifikate. Dies beschleunigt nicht nur den Abschluss von Verträgen, sondern gewährleistet auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO.

Integration mit anderen Systemen:

Ein modernes Vertragsmanagementsystem funktioniert am besten, wenn es nahtlos in bestehende Geschäftssysteme wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM) integriert ist. Diese Integration ermöglicht einen automatisierten Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen. So können beispielsweise Vertragsdaten automatisch an das ERP-System zur Überwachung von Zahlungsterminen oder an das CRM-System zur Verwaltung von Kundenverträgen übertragen werden. Diese Integration erhöht nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Transparenz im Vertragsmanagement.

Warum ist die Vertragsautomatisierung für Unternehmen heute so wichtig?

Durch die Automatisierung von Vertragsprozessen können Unternehmen mühsame manuelle Vorgänge reduzieren und den Prozess der Vertragsunterzeichnung und -ausführung effizienter und zweckmäßiger gestalten. Durch die Minimierung menschlicher Fehler und sich wiederholender Arbeiten können Unternehmen ihre Betriebskosten senken und sowohl Zeit als auch Geld sparen. Dies ist entscheidend für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität eines Unternehmens.

Darüber hinaus kann die Automatisierung von Verträgen die Genauigkeit und die Einhaltung von Vertragsbedingungen verbessern und so deren Richtigkeit und Integrität gewährleisten. Durch automatisierte Systeme können Unternehmen den Status und den Fortschritt von Verträgen in Echtzeit überwachen, Probleme sofort erkennen und lösen, und durch Datenanalyse potenzielle Optimierungsmöglichkeiten entdecken -  so wird die betriebliche Effizienz gesteigert.

Nachteile einer fehlenden Vertragsautomatisierung

Ohne die Unterstützung durch digitale Tools und automatisierte Prozesse müssen Unternehmen auf manuelle, zeitaufwändige Methoden zurückgreifen, die nicht nur den Arbeitsaufwand erhöhen, sondern auch das Risiko von Fehlern und Missverständnissen vervielfachen. Die Nachteile reichen von erhöhtem Zeitaufwand bis hin zu ungenauen Informationen, die sich negativ auf den gesamten Vertragslebenszyklus auswirken. Im Folgenden werden einige der gravierendsten Nachteile einer fehlenden Vertragsautomatisierung näher beleuchtet:

• Zusätzliche Arbeit und viel Zeit: Ohne automatisierte Prozesse müssen alle vertragsbezogenen Aufgaben manuell erledigt werden. Das reicht von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Archivierung. Dieser zeitaufwändige Prozess führt dazu, dass die Mitarbeiter deutlich mehr Stunden in administrative Aufgaben investieren müssen, die durch Automatisierung schnell und effizient erledigt werden könnten. Dies erhöht nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern führt auch zu höheren Personalkosten aufgrund des Zeitaufwands.
• Manueller Arbeitsaufwand: Eine fehlende Vertragsautomatisierung bedeutet, dass viele Aufgaben wie die Prüfung von Verträgen, die Verwaltung von Fristen und die Genehmigung von Änderungen manuell durchgeführt werden müssen. Dies erfordert mehr Personal und damit mehr Ressourcen. Darüber hinaus wird die Verwaltung komplizierter, wenn mehrere Verträge parallel bearbeitet werden, was die Effizienz der Abteilung drastisch verringert.
• Chaos bei der Versionskontrolle: Verträge sind häufig Änderungen unterworfen, und ohne ein automatisiertes System ist es schwierig, den Überblick über die verschiedenen Versionen zu behalten. Dies führt häufig zu Verwirrung darüber, welche Version des Vertrags aktuell ist, und erschwert die Verfolgung von Änderungen und Aktualisierungen. Ein solches Chaos bei der Versionskontrolle kann das Risiko erhöhen, dass unerwünschte Vertragsversionen in Kraft treten oder wichtige Änderungen übersehen werden.
• Anfälligkeit für Fehler: Manuelle Prozesse sind von Natur aus fehleranfällig. Ein kleiner Eingabefehler, eine fehlende Klausel oder ein missverstandener Vertragsinhalt können schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben. Die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Details übersehen oder falsche Daten eingegeben werden, ist bei der manuellen Bearbeitung deutlich höher. Dies führt zu Verzögerungen, Missverständnissen und potenziellen rechtlichen Problemen bei der Vertragsabwicklung.
• Mangel an Echtzeitinformationen und Genauigkeit: In einer zunehmend datengesteuerten Welt ist der Zugang zu Echtzeitinformationen entscheidend. Ohne automatisiertes Vertragsmanagement kann es schwierig sein, sofort auf aktuelle Vertragsdaten zuzugreifen, was die Entscheidungsfindung verzögert. Verträge können nicht in Echtzeit überwacht werden, was bedeutet, dass kritische Fristen verpasst oder veraltete Informationen verwendet werden könnten. Dies beeinträchtigt nicht nur die Genauigkeit der Vertragsdaten, sondern gefährdet auch die Einhaltung der Vertragsbedingungen und die rechtzeitige Erfüllung wichtiger vertraglicher Verpflichtungen.

Wie funktioniert die Automatisierung des Vertragslebenszyklus mit PACTA?

Speichern, verwalten und verhandeln Sie alle Ihre Verträge an einem Ort:

Mit PACTA können Sie auf eine einheitliche Plattform zugreifen, die die zentrale Speicherung, Verwaltung und Verhandlung all Ihrer Verträge erleichtert, was Ihre Arbeitseffizienz erheblich verbessert. Sie können jederzeit und überall auf alle Verträge zugreifen und sofort mit den relevanten Parteien verhandeln und kommunizieren.

Schnelle und automatisierte Vertragserstellung:

Mit PACTA können Sie Formulare in einem Mausklick erstellen und sogar bestehende Vorlagen bequem importieren - ohne  Programmierkenntnisse. Auch zweisprachige oder komplexe Vertragsinhalte können in wenigen Minuten erstellt werden, was viel Zeit und Mühe spart.

Vertragsprüfung in Sekunden:

Zudem bietet PACTA eine Funktion zur schnellen Vertragsprüfung, mit der Sie Vertragsinhalte in kürzester Zeit mittels künstlicher Intelligenz auf ihre internen rechtlichen Vorgaben hin überprüfen können. Dabei versteht die KI auch komplexe Zusammenhänge im Vertrag.

Vertragsrückgabe in Minutenschnelle mit digitaler Unterschrift:

Mit der Technologie der digitalen Unterschrift können Verträge mit PACTA in wenigen Minuten unterzeichnet werden. Das Besondere daran: Ein integrierter Freigabeprozess sorgt für zusätzliche Sicherheit und Effizienz.

Vertragsüberwachung und Fristenmanagement:

PACTA bietet Funktionen zur Vertragsüberwachung und zum Fristenmanagement, mit denen Sie die Vertragsausführung und die Fristen in Echtzeit verfolgen und rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können, um die fristgerechte Erfüllung und Verwaltung von Verträgen sicherzustellen.

Verwaltung von Klauseln:

Zuletzt können Sie mit PACTA die verschiedenen Klauseln in Ihren Verträgen organisieren und verwalten, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Automatische Kategorisierungsfunktionen erleichtern das Suchen und Finden.

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Fazit

Die Implementierung der Vertragsautomatisierung bietet Unternehmen eine dreifache Garantie für Effizienz, Sicherheit und Genauigkeit. Durch die schnelle Erstellung von Verträgen, die intelligente Überprüfung und die zentrale Verwaltung werden Zeitaufwand und Risiken effektiv reduziert.