Legal Operations: Aufgaben und Prozesse

Wenn Sie in einer Rechtsabteilung tätig sind, haben Sie wahrscheinlich bereits Erfahrungen mit Legal Operations gemacht, auch wenn Ihnen der Begriff möglicherweise noch nicht vertraut ist. Legal Operations ist ein Begriff, der in der Unternehmenswelt zunehmend an Bedeutung gewinnt und die Arbeitsweise der Rechtsabteilungen grundlegend verändert. Während Anwälte traditionell als Experten für Rechtsfragen fungierten, tritt die neue Disziplin "Legal Operations" zunehmend in den Vordergrund: Diese strategische Funktion konzentriert sich auf die Maximierung der Effizienz, Leistung und Kostenkontrolle von Rechtsabteilungen. Doch was verbirgt sich wirklich hinter diesem Begriff?

Definition: Was versteht man unter Legal Operations?

Legal Operations bezieht sich auf eine Reihe von Aktivitäten und Funktionen, die darauf abzielen, die internen Abläufe einer Rechtsabteilung zu verwalten und zu optimieren. Zu diesen Aktivitäten gehören Budgetmanagement, Lieferkettenmanagement, Technologiebeschaffung, Projektmanagement, Leistungsbewertung, Prozessverbesserung und vieles mehr.

Der Aufstieg von Legal Operations: Warum Legal Operation-Funktionen heute wichtiger denn je sind

Der Aufstieg von Legal Operations zeigt, wie wichtig effiziente und strategische Prozesse in Rechtsabteilungen geworden sind. Angesichts des zunehmenden Kostendrucks, der wachsenden rechtlichen Komplexität und des raschen technologischen Fortschritts müssen Rechtsabteilungen heute mehr leisten - mit weniger Ressourcen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen interner und externer Kunden, die schnellere und kostengünstigere juristische Lösungen verlangen. Die Gründe für den Anstieg von Legal Operations lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Erhöhter Kostendruck

Unternehmen verlangen zunehmend mehr Wert aus ihren Rechtsausgaben, sodass die Rechtsabteilungen mit begrenzten Budgets mehr Wert schaffen müssen. Infolgedessen müssen die Kosten der Rechtsabteilung durch solide operative Strategien verwaltet und optimiert werden, um eine effizientere Nutzung der Ressourcen zu erreichen.

Zunehmende Komplexität

Das rechtliche Umfeld wird immer komplexer und die Rechtsangelegenheiten werden immer aufwendiger. Die Funktion der Rechtsabteilung ist besonders wichtig geworden, da die Unternehmen Rechtsangelegenheiten effektiver verwalten und komplexe rechtliche Herausforderungen und Risiken bewältigen müssen.

Technologischer Fortschritt

Die Fortschritte in der Technologie haben mehr Möglichkeiten und Instrumente für die Rechtsabteilung geschaffen. 75 % der Anwälte sind der Meinung, dass sie zu viel Verwaltungsarbeit haben und dass die Teammitglieder zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen (Deloitte, 2022 State of Legal Operations Survey). Vom Vertragsmanagement bis hin zur Analyse juristischer Daten ermöglicht der Einsatz von Technologie den Rechtsabteilungen eine effizientere Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten und Unterstützung.

Kundenbedürfnisse

Die Nachfrage nach juristischen Dienstleistungen seitens der Firmenkunden steigt ebenfalls, denn sie benötigen schnellere und kostengünstigere Lösungen. Infolgedessen ist die Funktion der Rechtsabteilung für die Erfüllung der Kundenbedürfnisse entscheidend geworden.

Typische Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Legal Operations 

Die Aufgaben von Legal Operations sind vielfältig und gehen weit über die reine Unterstützung von Rechtsprozessen hinaus. Sie tragen maßgeblich dazu bei, die Effizienz von Rechtsabteilungen zu steigern, Technologien optimal zu nutzen und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Legal Operations stützt sich insbesondere auf Prozessmanagement, Technologieintegration und Datenanalyse, um die Arbeitsabläufe innerhalb der Rechtsabteilung zu optimieren. Diese Aufgaben umfassen unter anderem:

• Prozessmanagement: Legal Operations konzentriert sich auf die Planung, Umsetzung und kontinuierliche Optimierung der Arbeitsabläufe innerhalb der Rechtsabteilung. Ziel ist es, Prozesse zu standardisieren und effizienter zu gestalten, um die Genauigkeit und Geschwindigkeit der juristischen Arbeit zu erhöhen.
• Technologie-Integration: Auch die Auswahl, Implementierung und Verwaltung von Technologie ist ein wesentlicher Bestandteil von Legal Operations. Von Vertrags- und Dokumentenmanagementsystemen bis hin zu juristischen Recherchetools sorgt die richtige Technologie dafür, dass Prozesse automatisiert werden, manuelle Arbeit reduziert wird und die gesamte Rechtsabteilung digital unterstützt wird.
• Datenanalyse: Durch das Sammeln und Analysieren juristischer Daten werden fundierte Entscheidungen getroffen, Risiken frühzeitig erkannt und Trends identifiziert werden. Das steigert die Effizienz und erleichtert die Bewältigung zukünftiger Herausforderungen.
• Budget- und Kostenmanagement: Die Überwachung und Kontrolle der Ausgaben der Rechtsabteilung ist ebenfalls eine der Hauptaufgaben. Legal Operations stellt sicher, dass die Budgets effizient verwaltet und die Ressourcen optimal eingesetzt werden, um den Wert der juristischen Arbeit zu maximieren und unnötige Kosten zu vermeiden.
• Verwaltung von externen Dienstleistern: Die Zusammenarbeit mit externen Anwaltskanzleien und Dienstleistern erfordert ein strategisches Management. Legal Operations überwacht die Einhaltung von Verträgen und Qualitätsstandards, um sicherzustellen, dass externe Dienstleister die Anforderungen des Unternehmens erfüllen.
• Leistungsbewertung: Durch die Entwicklung und Verfolgung von Key Performance Indicators (KPIs) wird die Leistung der Rechtsabteilung kontinuierlich überwacht. Dies ermöglicht es, die Qualität der Arbeit zu messen, Engpässe zu erkennen und Prozesse langfristig zu verbessern.
• Risikomanagement: Die Rechtsabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Erkennung, Bewertung und Minimierung von Rechtsrisiken. Eine systematische Überwachung ermöglicht es, potenzielle rechtliche Gefahren frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
• Richtlinien und Compliance: Es ist von zentraler Bedeutung, dass alle Geschäftsaktivitäten im Einklang mit den geltenden Gesetzen und internen Vorschriften stehen. Legal Operations entwickelt und kommuniziert rechtliche Richtlinien und Compliance-Standards, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.

Was ist ein Legal Operations Manager?

Ein Legal Operations Manager ist eine Fachkraft, die für die Leitung und Koordinierung der Rechtsabteilung zuständig ist. In der Regel beaufsichtigen sie das Teammanagement, die Budgetierung und die Ressourcenzuweisung, koordinieren die Zusammenarbeit zwischen internen Abteilungen, verwalten die Beziehungen zu externen Anbietern und kommunizieren und koordinieren mit der Geschäftsleitung. Ihr Ziel ist es, die strategischen Ziele und geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens durch die Bereitstellung effizienter Rechtsdienstleistungen und bewährter Verfahren zu unterstützen.

Legal Technology in Legal Operations

In der Rechtsabteilung bezieht sich der Begriff Rechtstechnologie auf den Einsatz technologischer Hilfsmittel und Lösungen zur Verbesserung von Genauigkeit und Effizienz der Arbeit der Rechtsabteilung. Dies umfasst unter anderem den Einsatz von Rechtssoftware, künstlicher Intelligenz, Automatisierungstools und digitalen Systemen zur Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten, zur Verwaltung von Verträgen, zur Durchführung von Rechtsrecherchen, zur Durchführung von Risikobewertungen und zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften. Ziel der Rechtstechnologie ist es, die Erbringung und Verwaltung von Rechtsdienstleistungen durch Innovation und Digitalisierung zu optimieren, um die rechtlichen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und die Geschäftsentwicklung zu unterstützen.

Fazit: Die Zukunft von Legal Operations

Die Zukunft der Rechtsabteilung wird sich zunehmend auf Digitalisierung, Automatisierung und datengesteuerte Ansätze konzentrieren, um die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Geschäftsanforderungen besser zu erfüllen. Darüber hinaus wird die Rechtsabteilung mehr Gewicht auf strategische Planung und Geschäftsintegration legen, um eine umfassendere und effizientere juristische Unterstützung zu bieten und die langfristige Geschäftsentwicklung und den Erfolg zu fördern.