Digitales Vertragsmanagement: Vorteile & Lösungen

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Mithilfe digitalem Vertragsmanagement können alle Schritte – von der Vertragserstellung bis zur elektronischen Unterzeichnung – digital mithilfe des Einsatzes einer Software abgewickelt werden. Dies bietet zahlreiche Vorteile und macht Prozesse schneller, komfortabler und einfacher umsetzbar. Für Unternehmen bringt die Umstellung auf ein digitales Vertragsmanagement verschiedene Vorteile mit sich, darunter Zeit- und Kosteneinsparungen, eine verbesserte Kundenerfahrung, eine effizientere Nachverfolgung zur Vermeidung von Fehlern und positive Auswirkungen auf die Bilanz des Unternehmens. Darüber hinaus trägt die digitale Transformation des Vertragsmanagements zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Was sind die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements?

Das digitale Vertragsmanagement bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die einfache Digitalisierung von Vertragsprozessen hinausgehen. Es optimiert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Verträge verwalten, indem es auf Automatisierung, Transparenz und Sicherheit setzt. Die wichtigsten Vorteile des digitalen Vertragsmanagements werden im Folgenden näher erläutert:

1. Risikominimierung: Automatisierte Systeme zur Vertragsverfolgung überwachen Fristen und senden rechtzeitig Erinnerungen, um sicherzustellen, dass Verträge nicht übersehen oder Zahlungen versäumt werden, um so Überfälligkeiten und damit verbundene Strafen zu vermeiden. Darüber hinaus bietet eine Software für digitales Vertragsmanagement Funktionen zur Risikobewertung, die Unternehmen dabei helfen, potenzielle Lücken in Verträgen zu erkennen. Durch die Bewertung von Vertragsbedingungen können Unternehmen rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um potenzielle rechtliche Risiken und Streitigkeiten zu mindern. Gemäß einer Studie von Ernst & Young bevorzugen 61% der CEOs einen datengesteuerten Ansatz im Risikomanagement, wobei digitale Plattformen eine Schlüsselrolle bei der Zentralisierung und Vereinfachung von Vertragsanlage, -speicherung, -abfrage und -analyse spielen.
2. Rechtssicherheit: Eine digitale Vertragsmanagement-Software bietet rechtssichere Vertragsvorlagen und Klauseldatenbanken. Die Software garantiert die Rechtmäßigkeit und Konformität der Inhalte der Bibliothek, die alle von professionellen Anwälten geprüft wurden. Eine Software kann zudem eine GoBD-zertifizierte Archivierungskomponente bieten, die eine sichere und gesetzeskonforme Vertragsarchivierung gewährleistet und so die Rechtssicherheit des Vertragsmanagements erhöht.
3. Effizienz: Der Vertragsverwaltungsprozess wird durch die digitale Vertragsverwaltung weniger schwerfällig. Verschiedene Aufgaben innerhalb des Vertragsprozesses, wie z. B. die Erinnerung über Fristen und die Erstellung von Berichten, können automatisiert ausgeführt werden, was den Bedarf an manuellen Eingriffen verringert und die Effizienz des Gesamtprozesses erhöht. Außerdem kann eine solche Software automatisierte Genehmigungsverfahren anbieten, die die Vertragsgenehmigung effizienter und schneller machen und so erhebliche Zeit- und Personalkosten sparen. 
4. Transparenz: Eine einheitliche Vertragsstruktur und leistungsstarke Suchfunktionen ermöglichen es den Nutzern, Vertragsdokumente leicht zu finden und zu verwalten, wodurch die Transparenz des Vertragsmanagementprozesses erhöht wird. Darüber hinaus kann die Software Echtzeitübersichten über den Vertragsstatus liefern, so dass Nutzer über den Vertragsfortschritt und -status informiert bleiben und die Informationstransparenz verringert wird. 
5. Alles an einem Ort: Benutzer eines digitalen Vertragsmanagements können alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung in einem Gesamtsystem erledigen. Sie können Verträge auf der Plattform erstellen, anzeigen, bearbeiten, unterzeichnen, speichern und nachverfolgen, ohne auf andere Software oder Tools umsteigen zu müssen. Diese All-in-One-Verwaltung vereinfacht den gesamten Vertragsverwaltungsprozess, spart Zeit und Mühe und verbessert die Arbeitseffizienz.
6. Anpassung: Der Clou des digitalen Vertragsmanagementsystems sind die flexiblen Anpassungsfunktionen, die eine Konfiguration an die Bedürfnisse der Nutzer und Geschäftsprozesse ermöglichen. Benutzer können unter anderem Vertragsvorlagen, Genehmigungsprozesse, Berechtigungsmanagement, entsprechend ihren Geschäftsanforderungen einstellen und Funktionsmodule nach Bedarf hinzufügen oder entfernen.

Mehr zu Contract Lifecycle Management

Welche Lösungen gibt es für das digitale Vertragsmanagement?

In Unternehmen gibt es eine Reihe von Hybridsystemen, die sowohl analoge als auch digitale Elemente enthalten. So kann es beispielsweise Verträge geben, die in Papierform abgelegt und mit einem Excel-System verwaltet werden. Um jedoch den gesamten Vertragslebenszyklus digital abzubilden, ist eine spezielle Software erforderlich. Eine solche Software zentralisiert nicht nur alle Informationen auf einer zentralen Plattform, sondern bildet auch die einzelnen Prozesse des Vertragsmanagements exakt ab. Die Gliederung der einzelnen Teilprozesse ist ein großer Vorteil beim Einsatz spezialisierter Lösungen, wie z.B. die Vertragserstellung, Risikoanalyse, der Genehmigungsprozess und die anschließende digitale Unterschrift. Die Betrachtung des gesamten Vertragsmanagementprozesses sollte daher das primäre Ziel bei der Einführung einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung sein.

Die wichtigsten Funktionen einer digitalen Vertragsmanagement-Software

Digitale Vertragsmanagement-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Vertragslebenszyklus effizienter und transparenter machen. Unternehmen können von einer nahtlosen Integration dieser Tools profitieren, die nicht nur die Erstellung und Verwaltung von Verträgen erleichtern, sondern auch die Genauigkeit und Geschwindigkeit des gesamten Prozesses verbessern.

• Vertragserstellung und Formatierung: Mit der Software können Nutzer auf einfache Weise Vertragsvorlagen erstellen, gestalten und anpassen, um sicherzustellen, dass die Verträge den Anforderungen und Standards des Unternehmens entsprechen. Zudem können Nutzer von Fall zu Fall Bedingungen und rechtliche Anforderungen hinzufügen, um die Konsistenz und Einhaltung von Verträgen zu gewährleisten.
• Vertragsprüfung: Einige wenige digitale Vertragsmanagement-Tools bieten auch die Funktion der automatisierten Vertragsprüfung. Damit ist es möglich, Verträge auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien zu prüfen. Durch diesen automatisierten Prozess können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und Unstimmigkeiten oder Fehler im Vertrag schnell korrigiert werden, was die Genauigkeit und Sicherheit des Vertragsmanagements deutlich verbessert.
• Vertragsgenehmigung und -unterzeichnung: Eine digitale Vertragsverwaltungssoftware rationalisiert den Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess und ermöglicht die schnelle Unterzeichnung von Verträgen durch die elektronische Signaturfunktion. Nutzer können Verträge einfach über die Softwareplattform versenden, genehmigen und unterzeichnen, wodurch Papierdokumente und herkömmliche Unterzeichnungsprozesse überflüssig werden.
• Vertragsausführung und -überwachung: Die Vertragsmanagement-Software verfolgt den Fortschritt der Vertragsausführung und erinnert die Nutzer an wichtige Termine und Fristen im Vertrag. Nutzer können den Status des Vertrags jederzeit überprüfen, um die Ausführung des Vertrags nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass die Vertragsverpflichtungen fristgerecht erfüllt werden.
• Vertragsänderungen und -aktualisierungen: Während des Vertragslebenszyklus kann es zu Vertragsänderungen kommen. Eine digitale Vertragsverwaltungssoftware unterstützt die Verwaltung von Vertragsversionen und zeichnet die Historie von Aktualisierungen im Vertrag auf, um die Richtigkeit und Vollständigkeit des Vertrags zu gewährleisten.
• Vertragsarchivierung und -speicherung: Zudem bietet eine Software eine Funktionen zur Speicherung und Archivierung von Verträgen, um sicherzustellen, dass die Vertragsdokumente geschützt an einem zentralen Ort aufbewahrt werden. Die Benutzer können die Vertragsdokumente leicht abrufen und darauf zugreifen, um gesetzliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen.
• Berichte und Analysen: Zuletzt bietet die digitale Vertragsmanagement-Software die Möglichkeit, Berichte zu erstellen und Vertragsdaten zu analysieren, damit Nutzer die Effizienz der Vertragsverwaltung und Trends besser verstehen. Nutzer können Vertragsprozesse auf der Grundlage von Berichtsergebnissen optimieren, um die Effizienz der Verwaltung und die Unternehmensleistung zu verbessern.

KI spielt eine immer wichtigere Rolle im Vertragsmanagement. Mit Hilfe von KI können Vertragsmanagement-Teams große Mengen an Vertragsdokumenten schneller verarbeiten und potenzielle Risiken und Chancen rechtzeitig erkennen. KI ist auch in der Lage, den Prozess der Vertragsgenehmigung zu automatisieren, wodurch menschliche Fehler und Verzögerungen reduziert werden und der gesamte Vertragslebenszyklus reibungsloser und effizienter wird. Mit dem weiteren Fortschreiten der Technologie wird die Anwendung von KI im Vertragsmanagement eine breitere Zukunft haben und den Unternehmen mehr Komfort und Wettbewerbsvorteile bringen.

Welche Branchen können vom digitalen Vertragsmanagement profitieren?

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf verschiedene Branchen, in denen digitales Vertragsmanagement erhebliche Effizienzgewinne und Wettbewerbsvorteile bringt. Von der Immobilienwirtschaft über die Versicherungsbranche bis hin zum Gesundheitswesen - überall dort, wo Verträge eine zentrale Rolle spielen, bieten digitale Lösungen wertvolle Unterstützung.

1. Immobilien: Der Einsatz digitaler Vertragsmanagement-Software macht den Prozess der Vertragsunterzeichnung und -verwaltung effizienter und bequemer. Immobilienmakler können viel Zeit sparen, indem sie Verträge elektronisch versenden, unterzeichnen und abheften, anstatt auf den traditionellen Postversand oder die persönliche Unterzeichnung zu warten. Dabei können Kunden jederzeit und überall mit ihren mobilen Geräten unterschreiben, wodurch das Hin- und Herschicken von Dokumenten oder die persönliche Anreise zum Ort der Unterzeichnung entfällt, was die Kundenzufriedenheit und -erfahrung verbessert. Darüber hinaus kann sie die Sicherheit und Vertraulichkeit von Vertragsdaten verbessern. Außerdem bietet eine Software eine sichere Plattform und Verschlüsselungstechnologie, um die sichere Speicherung und Übertragung von Vertragsdaten zu gewährleisten. 
2. Versicherungsgesellschaften: Die digitale Vertragsverwaltung bringt der Versicherungsbranche erhebliche Effizienzgewinne und Geschäftsvorteile. Während der herkömmliche, papiergestützte Prozess der Vertragsunterzeichnung in der Regel viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt, wird der Prozess durch den Einsatz digitaler Vertragsverwaltungssoftware gestrafft und bietet einen bequemeren Service für Versicherer und Kunden. In der Versicherungsbranche wird digitale Vertragsverwaltungssoftware häufig eingesetzt, um den Prozess der Vertragserstellung, -genehmigung und -unterzeichnung zu optimieren. Antragsformulare, Policen oder Versicherungsverträge können mit digitaler Vertragsverwaltungssoftware einfach verwaltet werden.
3. Die Banken können die Technologie des digitalen Vertragsmanagements nutzen, um neue Kundengruppen zu erschließen, insbesondere solche, die über das traditionelle Bankgeschäft nur schwer zu erreichen sind. Ein digitales Vertragsmanagement kann Banken dabei helfen, den Prozess der Kontoeröffnung und der Kreditgenehmigung zu rationalisieren und so die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. Ein digitales Vertragsmanagement kann auch die Sicherheit und Compliance einer Bank verbessern. Mit einem kontrollierten Unterschriftsprozess und einer sicheren Datenspeicherung können Banken sicherstellen, dass sie die Anforderungen der Aufsichtsbehörden an Datenschutz und Compliance erfüllen.
4. Anwaltskanzleien haben oft mit einer großen Anzahl von Vertragsdokumenten zu tun, darunter Kundenverträge, Rechtsdokumente und Gerichtsdokumente. Mit einem digitalen Vertragsmanagementsystem können Anwaltskanzleien diese Dokumente problemlos organisieren, speichern und verfolgen und so ihre Effizienz steigern. Eine Software für digitales Vertragsmanagement bietet sichere Speicher- und Übertragungsmechanismen, um die Vertraulichkeit und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
5. In der Fertigungsindustrie gibt es eine große Anzahl von Lieferantenverträgen und Vertriebsvereinbarungen, die effektiv verwaltet und nachverfolgt werden müssen. Ein digitales Vertragsmanagementsystem kann den Unternehmen dabei helfen, diese Verträge besser zu verwalten. Darüber hinaus müssen in der Fertigungsindustrie strenge Qualitätsstandards und Compliance-Anforderungen eingehalten werden, und ein digitales Vertragsmanagementsystem kann dabei helfen, die Compliance-Dokumentation zu verfolgen und zu verwalten.
6. In der Softwarebranche können Softwareentwicklungsverträge, Lizenzvereinbarungen und Dienstleistungsvereinbarungen eine Rolle spielen. Diese Verträge können sich auf die Entwicklung, Lizenzierung, Nutzung und Unterstützung von Software beziehen. Ein digitales Vertragsmanagementsystem trägt zum Schutz des geistigen Eigentums bei, indem es das Ablaufdatum von Softwarelizenzen verfolgt und sicherstellt, dass die Software legal genutzt und vertrieben wird.
7. Sport: Im Sportsektor können digitale Vertragsmanagementsysteme zur Verwaltung von Sportlerverträgen, Sponsorenverträgen und Mietverträgen für Sportstätten eingesetzt werden. Athletenverträge können Klauseln zu Gehältern, Prämien, Turnierplanungen usw. enthalten, während Sponsoring-Verträge Branding, Sponsoring-Gebühren usw. beinhalten können. Ein digitales Vertragsmanagementsystem kann Sportorganisationen dabei helfen, Vertragslaufzeiten, Zahlungen und andere Bedingungen zu verfolgen.
8. In den Bereichen Pharma und Medizin geht es oft um Verträge über klinische Studien, Lieferantenverträge und medizinische Dienstleistungen. Bei Verträgen über klinische Studien kann es sich um Forschungsprotokolle, Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung von Daten handeln, während es bei Verträgen mit Lieferanten unter anderem um die Lieferung von Arzneimitteln, die Beschaffung medizinischer Geräte gehen kann. Ein digitales Vertragsmanagementsystem kann Pharmaunternehmen und Organisationen des Gesundheitswesens dabei helfen, die Leistung, Sicherheit und Einhaltung von Verträgen zu überwachen.
9. Marketing & Medien & Beratung: Digitale Vertragsmanagementsysteme können für die Verwaltung von Kundenverträgen, Werbeverträgen und Beratungsverträgen eingesetzt werden. Ein digitales Vertragsmanagementsystem kann Unternehmen bei der Verfolgung der Vertragserfüllung, der Zahlung und der Leistungserbringung unterstützen und so die Vertragsabwicklung und Kundenzufriedenheit sicherstellen.

Neben den oben genannten Branchen können auch Logistik- und Energieunternehmen sowie Organisationen des öffentlichen Sektors vom digitalen Vertragsmanagement profitieren. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Software für das digitale Vertragsmanagement in verschiedenen Branchen weit verbreitet ist.

Datenschutz im digitalen Vertragsmanagement

In Bezug auf den Datenschutz ist die Allgemeine Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) in der Europäischen Union von besonderer Bedeutung und sollte bei der Wahl einer Software berücksichtigt werden.

Fazit

Durch den Einsatz einer digitalen Vertragsmanagement-Software ist das Vertragsmanagement effizienter, präziser und transparenter geworden. Dies bietet Unternehmen bessere Compliance- und Risikomanagement-Fähigkeiten und ermöglicht es ihnen, sich in einem sich ständig verändernden Marktumfeld besser zurechtzufinden.