Das KI-gestützte
Vertragsmanagement
für Vertriebsabteilungen
Skalieren Sie noch schneller, effizienter und nachhaltiger. Mit PACTA und unserer künstlichen Intelligenz "Themis" automatisieren Sie all Ihre rechtlichen Vertriebsprozesse in einem intelligenten no-code Workflow Management und greifen in einem zentralen Legal Hub für datengetriebenes Vertragsmanagement on demand auf die rechtlichen Inhalte Ihrer Rechtsabteilung zu.
MEHRWERTE
Zeit ist Geld. Gerade im Vertrieb ist dieser Grundsatz maßgebend. Rechtliche Prozesse hinken der Digitalisierung anderer Geschäftsbereiche hinterher und sind so viel zu oft der Flaschenhals in Ihrer Deal Pipeline. Genau hier setzt PACTA an.
Eine zentrale rechtliche Plattform für Deal-Closing-Prozesse
Im Durchschnitt haben mehr als zehn verschiedene Personen mindestens einen Berührungspunkt zum Lebenszyklus Ihrer Angebote und Verträge. Die Beteiligten kommunizieren meist unabhängig voneinander per E-Mail oder sogar im Schriftverkehr. Einzelne Vorgänge müssen so vielfach weitergeleitet, in Zusammenhang gesetzt, besprochen und freigegeben werden.
PACTA ermöglicht es Ihnen, alle rechtlichen Prozesse Ihres Sales Cycles auf einer einzigen Plattform zu realisieren und von Ihrer Rechtsabteilung oder von sonstigen Rechtsexperten steuern zu lassen. Dabei bildet PACTA für jeden internen und externen Stakeholder die richtigen Workflows ab:
Erfahren Sie mehr zu unserem Legal Operations Management für Rechtsabteilungen.
Erfahren Sie mehr zu unserem Procure-to-Pay Management für Einkaufsabteilungen.
Virtuelle Assistenz für Vertragsprüfung & Monitoring
Das manuelle Durchsuchen rechtlicher Dokumente und das Auffinden von Vertragsdaten, Risiken und Fristen ist mühsam und zeitaufwendig.
PACTA erweckt Ihre Verträge zum Leben. Unsere künstliche Intelligenz "Themis" unterstützt Sie bei der Prüfung von Dokumenten und analysiert alle relevanten Vertragsdaten und Fristen für Sie. Überwachen Sie Abonnements, Gebühren sowie Vertragswerte mit der Hilfe von "Themis" und lassen Sie sich von ihr an Laufzeiten, Kündigungsfristen und Abonnementzyklen erinnern.
So reduzieren Sie Ihren Prüfungsaufwand, erstellen vertriebliche Auditberichte durchschnittlich 31% schneller als zuvor und reduzieren Ihre Churn-Rate. PACTA erhöht die automatisch verlängerten Kundenverträge um durchschnittlich 16%.
Skalierbares Legal Hub on demand
B2B-Kundenverträge werden aktuell durchschnittlich innerhalb von 119 Tagen geschlossen. Der Zeitaufwand für die Abstimmung einzelner Parameter mit dem Kunden liegt jedoch oft bei nur wenigen Stunden. Der wahre Flaschenhals im System sind triviale administrative Tätigkeiten und eine ineffiziente Dokumentenbearbeitung.
Mit PACTA stellen Ihnen Ihre Kolleg:innen aus der Rechtsabteilung ein Legal Hub aus rechtssicheren Formularen und Vertragsprüfungs-Workflows auf Abruf zur Verfügung. Durch die Beantwortung eines leicht verständlichen Fragenkatalogs erstellen Sie innerhalb von wenigen Minuten einen in Ihrem Corporate Design perfekt formatierten Vertrag für Ihren nächsten Deal oder lassen diesen auf Übereinstimmung mit Ihren internen Vorgaben prüfen. Außerdem können Sie den Closing-Prozess rechtssicher, unabhängig und ohne Umwege einleiten.
Halbierung Ihrer Verhandlungszeit bis closed won
Sie stimmen sich mittels endloser E-Mail-Ketten und hunderten Kommentierungen mit Ihren Kolleg:innen oder Kunden ab und bearbeiten Word-Dokumente im Markup-Modus und im Umlaufverfahren.
Mit PACTA verhandeln und bearbeiten Sie Verträge gemeinsam mit allen Parteien in Echtzeit. So halbieren Sie sowohl die Anzahl Ihrer Verhandlungsschritte als auch Ihre absolute Verhandlungszeit von Opportunity zu Deal closed won.
Rechtliche Sicherheit bei höchster Agilität
Um den Closing-Prozess zu verkürzen, individualisieren Sie Ihre Verträge womöglich selbst und ohne Rechtsexperten. Dabei entstehen nicht selten rechtliche Fehler oder missverständliche Klauseln.
Mit PACTA steuert Ihre Rechtsabteilung den gesamten Vertragsprozess, ohne dabei mit simplen wiederkehrenden Aufgaben überfrachtet zu werden. Sollten Sie den gesetzten rechtlichen Rahmen überschreiten wollen, stoßen Sie mit einem Mausklick eine Freigabe-Schleife an, sodass sich Ihre Rechtsabteilung oder Geschäftsführung mit diesen Spezialfällen befassen kann.
So eliminieren Sie durchschnittlich 75 % der Fehlerquellen rechtlicher Dokumente und sorgen gleichzeitig für höchste Agilität in Ihren Kundenbeziehungen.
Nachhaltigkeit und Kundenzufriedenheit mit digitalen Abschlüssen
Der Vertragsschluss durch händische Unterschrift, Versand und Rückversand von Papierdokumenten ist nicht nur zeit- sondern auch ressourcenaufwändig.
Mit der PACTA Signatur signieren Sie Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden, statt durchschnittlich zwei Wochen auf einen Vertragsrücklauf zu warten. So bieten Sie Ihren Kunden ein Erlebnis, das modernen Erwartungen entspricht, und steigern die Kundenzufriedenheit um durchschnittlich 80%.
Schonen Sie die Umwelt und sparen Sie Kosten. Ein mittelständisches Unternehmen würde so zum Beispiel durchschnittlich knapp 300.000 Seiten Papier, 4,3 Tonnen Holz und 1,5 Tonnen CO2 pro Jahr einsparen.
Compliance & Streamlining aller Klauseln und Textbausteine
All Ihre Klauseln und Textbausteine für verschiedene Varianten von Angeboten und Kundenverträgen müssen Sie manuell sammeln, organisieren und in eine Vielzahl von Einzeldokumenten einpflegen.
Mit PACTA behalten Sie und Ihre Rechtsabteilung jederzeit die Übersicht über all Ihre Klauseln und Textbausteine. Themis analysiert Ihre Dokumente, erkennt, extrahiert, kategorisiert und benennt all Ihre Klauseln, sodass Sie diese an einer zentralen Stelle vergleichen, versionieren und aktualisieren können. PACTA optimiert anschließend automatisch sämtliche Formulare mit den gewünschten Änderungen für Sie.
Digitalisierung Ihrer Papierverträge
Wir verstehen, dass noch nicht alle Unternehmen mit digitalen Dokumenten arbeiten. Der Schritt zur Digitalisierung ist nicht immer einfach und erfordert oft ein gutes Change-Management. Wir haben auch über dieses Problem nachgedacht und machen Ihnen diesen Schritt so einfach wie nur möglich.
PACTA kommt mit einer automatisierten Texterkennung (OCR-Software), die einfache Scans automatisiert in lesbare PDF-Dokumente verwandelt. So erreicht Sie die Digitalisierung früher und einfacher als Sie es erwarten.
PLATTFORM
Angebote, Verträge und Rechnungen kollaborativ erstellen, prüfen, verhandeln, digital signieren, datengetrieben analysieren und organisationsübergreifend bereitstellen. Optimieren Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente.
Prozessautomatisierung
PACTA Workflows
1
Automatisierter Dokumentenentwurf
PACTA Formulare
2
Automatisierte Vertragsprüfung
PACTA Risikoanalyse
3
DMS, OCR, Kollaboration & Verhandlung
PACTA Cloud
4
Freigaben & Signaturen
PACTA Signaturen
5
Monitoring & Fristenmanagement
PACTA Analytics
6
Compliance & Streamlining
PACTA Klauseldatenbank
BEST PRACTICE
Minimieren Sie Ihren Arbeitsaufwand auf wenige Mausklicks und bewältigen Sie mehr Vertragsvolumen in weniger Arbeitszeit. Zum Beispiel könnte Ihr neuer PACTA Workflow für Ihren Deal Closing Prozess wie folgt aussehen:
1
Automatisierte perfekt formatierte Entwürfe aller benötigten Angebote und Verträge in Ihrem Corporate Design per Mausklick
2
Automatisierte Review-Schleife für individuelle Vertragsinhalte außerhalb des rechtlichen Rahmens Ihrer PACTA Formulare
3
Automatisierte Ablage und Zugriffsverwaltung aller Dokumente in der PACTA Cloud
4
Automatisierte Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter:innen via E-Mail oder Ping auf PACTA
5
Automatisiertes Teilen der Kundenverträge mit allen Vertragsparteien per Mausklick
6
Verhandlung der Vertragsbedingungen in Echtzeit im PACTA Kollaborationsraum
7
Nachweisbare Genehmigung einzelner Verhandlungsschritte durch alle Seiten per Mausklick
8
Falls erforderlich Freigabe der Kundenverträge durch die Geschäftsführung per Mausklick
9
eSignatur aller benötigten Dokumente durch sämtliche Vertragsparteien
10
Automatisierte tabellarische Auflistung aller Prozessschritte, Textbearbeitungen des Vorgangs in einem Audit Trail
11
Kontinuierliches datengetriebenes Monitoring Ihrer Verträge
12
Automatisierte Erinnerung an rollierende Abonnementzyklen, Kündigungsfristen und auslaufende Verträge für Abrechnungs-, Upselling- oder Nurturing-Prozesse
13
Automatisierter perfekt formatierter Rechnungsentwurf in Ihrem Corporate Design per Mausklick sowie anschließende Rechnungsanalyse und Datenextraktion
14
Produkteinführung: Änderung relevanter Klauseln und Textbausteine in der Klauseldatenbank sowie automatisiertes Streamlining all Ihrer Formulare
Mit PACTA skalieren Sie Ihr Business noch schneller und nachhaltiger. Erfahren Sie wie und erhalten Sie im ersten Vertragsjahr monatlich die ersten 5 PACTA Signaturen geschenkt:

FAQ
Was genau ist mit Dokumentenautomatisierung gemeint?

Michael Czapla
Senior Sales Professional
Mit PACTA können Sie nicht nur die Erstellung von Verträgen automatisieren. Vielmehr können Sie mit PACTA ganzheitlich all Ihre Legal Operations automatisieren. Vom Upload über den Entwurf, die Freigabe, die Signatur bis hin zur Datenextraktion und dem Fristenmanagement - mit PACTA automatisieren Sie den gesamten Lebenszyklus juristischer Dokumente.
Wie funktioniert die Dokumentenanalyse?

Arthur Gogohia
Data Scientist
Für unsere automatisierte Auslese von relevanten Informationen aus Dokumenten setzen wir auf State-of-the-Art Deep Learning Architekturen. Im ersten Schritt erkennt ein eigens trainiertes neuronales Netz wichtige Parts innerhalb eines Dokuments. Im zweiten Schritt verarbeiten unsere Algorithmen diese Informationen zu aufschlussreichen Erkenntnissen. Im dritten Schritt werden die Daten sortiert und übersichtlich auf der Plattform dargestellt.
Wie funktioniert die automatische Texterkennung bei Dokumenten?

Jeffry Cacho
Data Scientist
Die automatisierte Extraktion von Texten aus Scans erreichen wir in zwei Schritten. Im ersten Schritt nutzen wir Algorithmen zur Bildbearbeitung, um die Qualität der Scans zu optimieren. Unser angepasstes Deep Learning Modell erkennt anschließend pixelgenau den vorhandenen Text im Bild und wandelt es in digitalen Text um. Dadurch werden Scans durchsuchbar gemacht und der Text muss nicht mehr händisch abgetippt werden.