Das KI-gestützte
Vertragsmanagement
für Einkaufsabteilungen

Im Durchschnitt haben mehr als zehn verschiedene Personen mindestens einen Berührungspunkt zum Lebenszyklus Ihrer Beschaffungsverträge. Die Beteiligten kommunizieren meist unabhängig voneinander per E-Mail oder sogar im Schriftverkehr. Einzelne Vorgänge müssen so vielfach weitergeleitet, in Zusammenhang gesetzt, besprochen und freigegeben werden.

PACTA ermöglicht es Ihnen, Ihren gesamten Procure-to-Pay-Prozess auf einer einzigen Plattform zu realisieren und von Ihrer Rechtsabteilung oder sonstigen Rechtsexperten steuern zu lassen. Dabei bildet PACTA für jeden internen und externen Stakeholder die richtigen Workflows ab:

Erfahren Sie mehr zu unserem Legal Operations Management für Rechtsabteilungen.
Erfahren Sie mehr zu unserem Contract Lifecycle Management für Vertriebsabteilungen.

MSAs und Lieferverträge werden aktuell durchschnittlich innerhalb von 76 Tagen geschlossen. Der Zeitaufwand für die Abstimmung einzelner Parameter mit dem Lieferanten liegt jedoch oft bei nur wenigen Stunden. Die wahren Zeitfresser sind triviale administrative und rechtliche Prozesse.

Mit PACTA erstellen und prüfen Sie innerhalb weniger Minuten perfekt formatierte Bedarfsmeldungen, RFPs, MSAs und Einkaufsbedingungen in Ihrem Corporate Design. Mit KI-Analysen und on demand Workflows automatisieren Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten, die Vertragsprüfung, Freigaben und Genehmigungen, die Analyse von Vertragsdaten, das Fristenmanagement und die Rechnungsprüfung.

Sparen Sie so über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Lieferantenbeziehungen hinweg durchschnittlich 41 % der aufgewendeten Arbeitszeit.

Das manuelle Durchsuchen Ihrer Dokumente und das Auffinden von Vertragsparametern, Risiken und Fristen ist mühsam und zeitaufwendig.

PACTA erweckt Ihre Dokumente zum Leben. Unsere künstliche Intelligenz "Themis" unterstützt Sie bei der Prüfung von Dokumenten und analysiert alle relevanten Metadaten und vertraglichen Fristen für Sie. Überwachen Sie die Aktualität, Richtigkeit und Plausibilität von Angebots-, Vertrags- und Rechnungsinhalten mit der Hilfe von "Themis" und lassen Sie sich von ihr an Laufzeiten, Liefer-/Kündigungsfristen und Abonnementzyklen erinnern.

So reduzieren Sie Ihren Prüfungsaufwand, erstellen Auditberichte sowie Entscheidungsvorlagen durchschnittlich 31% schneller als zuvor und minimieren dabei Ihre Risiken.

Sie stimmen sich mittels endloser E-Mail-Ketten und hunderten Kommentierungen mit Ihren Kolleg:innen oder Lieferanten ab und bearbeiten Word-Dokumente im Markup-Modus und im Umlaufverfahren.

Mit PACTA verhandeln und bearbeiten Sie Angebote, Verträge und Lieferbedingungen gemeinsam mit allen Parteien in Echtzeit. So halbieren Sie sowohl die Anzahl Ihrer Verhandlungsschritte als auch Ihre absolute Verhandlungszeit.

Um den Beschaffungsprozess zu verkürzen, individualisieren Sie Ihre rechtlichen Inhalte womöglich selbst und ohne Rechtsexperten. Dabei entstehen nicht selten Fehler oder missverständliche Klauseln.

Mit PACTA stellen Ihnen Ihre Kolleg:innen aus der Rechtsabteilung ein Legal Hub aus rechtssicheren Formularen und Vertragsprüfungs-Workflows auf Abruf zur Verfügung. Sollten Sie den gesetzten rechtlichen Rahmen überschreiten wollen, stoßen Sie mit einem Mausklick eine Freigabe-Schleife an, sodass sich Ihre Rechtsabteilung oder Geschäftsführung mit diesen Spezialfällen befassen kann.

So eliminieren Sie durchschnittlich 75 % der Fehlerquellen rechtlicher Dokumente und sorgen gleichzeitig für höchste Agilität in Ihrer Lieferkette.

Der Vertragsschluss durch händische Unterschrift, Versand und Rückversand von Papierdokumenten ist nicht nur zeit- sondern auch ressourcenaufwändig.

Mit der PACTA Signatur signieren Sie Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden, statt durchschnittlich zwei Wochen auf einen Vertragsrücklauf zu warten.

Schonen Sie so die Umwelt und sparen Kosten. Ein mittelständisches Unternehmen würde so zum Beispiel durchschnittlich knapp 300.000 Seiten Papier, 4,3 Tonnen Holz und 1,5 Tonnen CO2 pro Jahr einsparen.

Rechtsänderungen wie im Fall des Lieferkettengesetzes sowie Rechtsprechung und aufsichtsrechtliche Regelungen müssen manuell gesammelt, ausgewertet, verschiedenen Klauseln zugeordnet und in eine Vielzahl von Einzeldokumenten eingepflegt werden.

Mit PACTA behalten Sie und Ihre Rechtsabteilung jederzeit die Übersicht über all Ihre Klauseln und Rechtstexte. Themis analysiert Ihre Dokumente, erkennt, extrahiert, kategorisiert und benennt all Ihre Klauseln, sodass Sie diese an einer zentralen Stelle vergleichen, versionieren und aktualisieren können. PACTA optimiert anschließend automatisch sämtliche Formulare mit den gewünschten Änderungen für Sie.

Wir verstehen, dass noch nicht alle Unternehmen mit digitalen Dokumenten arbeiten. Der Schritt zur Digitalisierung ist nicht immer einfach und erfordert oft ein gutes Change-Management. Wir haben auch über dieses Problem nachgedacht und machen Ihnen diesen Schritt so einfach wie nur möglich.

PACTA kommt mit einer automatisierten Texterkennung (OCR-Software), die einfache Scans automatisiert in lesbare PDF-Dokumente verwandelt. So erreicht Sie die Digitalisierung früher und einfacher als Sie es erwarten.