Das KI-gestützte
Procure-to-Pay Management
aus Deutschland

Skalieren Sie noch schneller, effizienter und nachhaltiger. Mit PACTA und unserer künstlichen Intelligenz "Themis" automatisieren Sie all Ihre Beschaffungsprozesse in einem intelligenten no-code Workflow Management und greifen in einem zentralen Legal Hub für datengetriebenes Vertragsmanagement on demand auf die rechtlichen Inhalte Ihrer Rechtsabteilung zu.

MEHRWERTE

Zeit ist Geld. Gerade im Einkauf ist dieser Grundsatz maßgebend. Triviale administrative Tätigkeiten und eine ineffiziente Dokumentenbearbeitung sind viel zu oft der Flaschenhals in Ihrer Lieferkette. Genau hier setzt PACTA an.

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Eine zentrale Plattform für P2P-Prozesse

Im Durchschnitt haben mehr als zehn verschiedene Personen mindestens einen Berührungspunkt zum Lebenszyklus Ihrer Beschaffungsverträge. Die Beteiligten kommunizieren meist unabhängig voneinander per E-Mail oder sogar im Schriftverkehr. Einzelne Vorgänge müssen so vielfach weitergeleitet, in Zusammenhang gesetzt, besprochen und freigegeben werden.

PACTA ermöglicht es Ihnen, Ihren gesamten Procure-to-Pay-Prozess auf einer einzigen Plattform zu realisieren und von Ihrer Rechtsabteilung oder sonstigen Rechtsexperten steuern zu lassen. Dabei bildet PACTA für jeden internen und externen Stakeholder die richtigen Workflows ab:

Erfahren Sie mehr zu unserem Legal Operations Management für Rechtsabteilungen.
Erfahren Sie mehr zu unserem Contract Lifecycle Management für Vertriebsabteilungen.

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Automatisierung wiederkehrender Prozesse

MSAs und Lieferverträge werden aktuell durchschnittlich innerhalb von 76 Tagen geschlossen. Der Zeitaufwand für die Abstimmung einzelner Parameter mit dem Lieferanten liegt jedoch oft bei nur wenigen Stunden. Die wahren Zeitfresser sind triviale administrative und rechtliche Prozesse.

Mit PACTA erstellen Sie innerhalb weniger Minuten perfekt formatierte Bedarfsmeldungen, RFPs, MSAs und Einkaufsbedingungen in Ihrem Corporate Design. Mit KI-Analysen und on demand Workflows automatisieren Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten, Freigaben und Genehmigungen, die Extraktion und Prüfung von Vertragsdaten, das Fristenmanagement und die Rechnungsprüfung.

Sparen Sie so über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Lieferantenbeziehungen hinweg durchschnittlich 41 % der aufgewendeten Arbeitszeit.

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Virtuelle Assistenz für Analyse und Monitoring

Das manuelle Durchsuchen Ihrer Dokumente und das Auffinden von Vertragsparametern, Risiken und Fristen ist mühsam und zeitaufwendig.

PACTA erweckt Ihre Dokumente zum Leben. Unsere künstliche Intelligenz "Themis" analysiert und extrahiert alle relevanten Metadaten und vertraglichen Fristen für Sie. Prüfen und überwachen Sie die Aktualität, Richtigkeit und Plausibilität von Angebots-, Vertrags- und Rechnungsinhalten mit der Hilfe von "Themis" und lassen Sie sich von ihr an Laufzeiten, Liefer-/Kündigungsfristen und Abonnementzyklen erinnern.

So erstellen Sie Auditberichte und Entscheidungsvorlagen durchschnittlich 31% schneller als zuvor und minimieren dabei Ihre Risiken.

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Halbierung Ihrer Verhandlungszeit

Sie stimmen sich mittels endloser E-Mail-Ketten und hunderten Kommentierungen mit Ihren Kolleg:innen oder Lieferanten ab und bearbeiten Word-Dokumente im Markup-Modus und im Umlaufverfahren.

Mit PACTA verhandeln und bearbeiten Sie Angebote, Verträge und Lieferbedingungen gemeinsam mit allen Parteien in Echtzeit. So halbieren Sie sowohl die Anzahl Ihrer Verhandlungsschritte als auch Ihre absolute Verhandlungszeit.

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Rechtliche Sicherheit bei höchster Agilität

Um den Beschaffungsprozess zu verkürzen, individualisieren Sie Ihre rechtlichen Inhalte womöglich selbst und ohne Rechtsexperten. Dabei entstehen nicht selten Fehler oder missverständliche Klauseln.

Mit PACTA stellen Ihnen Ihre Kolleg:innen aus der Rechtsabteilung ein Legal Hub aus automatisierten Prozessen und rechtssicheren Formularen auf Abruf zur Verfügung. Sollten Sie den gesetzten rechtlichen Rahmen überschreiten wollen, stoßen Sie mit einem Mausklick eine Freigabe-Schleife an, sodass sich Ihre Rechtsabteilung oder Geschäftsführung mit diesen Spezialfällen befassen kann.

So eliminieren Sie durchschnittlich 75 % der Fehlerquellen rechtlicher Dokumente und sorgen gleichzeitig für höchste Agilität in Ihrer Lieferkette.

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Nachhaltigkeit und Kosteneinsparung

Der Vertragsschluss durch händische Unterschrift, Versand und Rückversand von Papierdokumenten ist nicht nur zeit- sondern auch ressourcenaufwändig.

Mit der PACTA Signatur signieren Sie Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden, statt durchschnittlich zwei Wochen auf einen Vertragsrücklauf zu warten.

Schonen Sie so die Umwelt und sparen Kosten. Ein mittelständisches Unternehmen würde so zum Beispiel durchschnittlich knapp 300.000 Seiten Papier, 4,3 Tonnen Holz und 1,5 Tonnen CO2 pro Jahr einsparen.

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Compliance & Streamlining aller Klauseln und Rechtstexte

Rechtsänderungen wie im Fall des Lieferkettengesetzes sowie Rechtsprechung und aufsichtsrechtliche Regelungen müssen manuell gesammelt, ausgewertet, verschiedenen Klauseln zugeordnet und in eine Vielzahl von Einzeldokumenten eingepflegt werden.

Mit PACTA behalten Sie und Ihre Rechtsabteilung jederzeit die Übersicht über all Ihre Klauseln und Rechtstexte. Themis analysiert Ihre Dokumente, erkennt, extrahiert, kategorisiert und benennt all Ihre Klauseln, sodass Sie diese an einer zentralen Stelle vergleichen, versionieren und aktualisieren können. PACTA optimiert anschließend automatisch sämtliche Formulare mit den gewünschten Änderungen für Sie.

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Digitalisierung Ihrer Papierverträge

Wir verstehen, dass noch nicht alle Unternehmen mit digitalen Dokumenten arbeiten. Der Schritt zur Digitalisierung ist nicht immer einfach und erfordert oft ein gutes Change-Management. Wir haben auch über dieses Problem nachgedacht und machen Ihnen diesen Schritt so einfach wie nur möglich.

PACTA kommt mit einer automatisierten Texterkennung (OCR-Software), die einfache Scans automatisiert in lesbare PDF-Dokumente verwandelt. So erreicht Sie die Digitalisierung früher und einfacher als Sie es erwarten.

PLATTFORM

Bedarfsmeldungen, RFPs, MSAs, Lieferantenverträge, Finanzierungsvereinbarungen, Lieferscheine und Rechnungen kollaborativ erstellen, verhandeln, digital freigeben und signieren sowie datengetrieben analysieren und organisationsübergreifend bereitstellen. Optimieren Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente.

Prozessautomatisierung

PACTA Workflows

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Automatisierter Dokumentenentwurf

PACTA Formulare

2

Cloud-Speicher & Organisation

PACTA Cloud

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Kollaboration & Verhandlung

PACTA Kollaborationsraum

4

Freigaben & Signaturen

PACTA Signaturen

5

Monitoring & Fristenmanagement

PACTA Analytics

6

Compliance & Streamlining

PACTA Klauseldatenbank

BEST PRACTICE

Minimieren Sie Ihren Arbeitsaufwand auf wenige Mausklicks und bewältigen Sie mehr Beschaffungsvolumen in weniger Arbeitszeit. Zum Beispiel könnte Ihr neuer PACTA Workflow für Ihre P2P-Prozesse wie folgt aussehen:

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Automatisierte in Ihrem Corporate Design perfekt formatierte Entwürfe von Bedarfsmeldungen, RFPs und Einkaufsbedingungen per Mausklick

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Freigabe der Bedarfsmeldungen und RFPs durch die Geschäftsführung oder Ihren CFO per Mausklick

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Ablage und automatisierte Zugriffsverwaltung aller Dokumente, Angebote und Lieferbedingungen in der PACTA Cloud

4

Automatisierte Benachrichtigung der zuständigen Mitarbeiter:innen via E-Mail oder Ping auf PACTA

5

KI-Analyse der Angebote und Lieferbedingungen sowie automatisierte Fristen- und Datenextraktion mit PACTA Analytics

6

Lieferantenauswahl und automatisierter interner Freigabeprozess

7

Automatisierte in Ihrem Corporate Design perfekt formatierte Entwürfe von MSAs, Rahmenverträgen und Lieferverträgen per Mausklick

8

Verhandlung eines MSA oder eines Lieferantenvertrages mit allen Parteien in Echtzeit im PACTA Kollaborationsraum

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Nachweisbare Genehmigung einzelner Verhandlungsschritte durch alle Seiten per Mausklick

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eSignatur aller benötigten Dokumente durch sämtliche Vertragsparteien

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Automatisierte tabellarische Auflistung aller Prozessschritte, Textbearbeitungen des Vorgangs in einem Audit Trail

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Automatisierte Ablage, Analyse, Verhandlung, Freigabe, und eSignatur von (Zwischen-) Finanzierungsvereinbarungen

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Datengetriebenes Monitoring aller Lieferantenbeziehungen und Lieferverträge mit PACTA Analytics

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Automatisierte Ablage, Analyse, Freigabe, und ggf. eSignatur von Lieferscheinen

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Rechnungseingang per E-Mail und automatisierte Ablage sowie Zugriffsverwaltung in der PACTA Cloud

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Automatisierte Rechnungsanalyse und Plausibilitätsprüfung sowie Extraktion von Rechnungsdaten

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Bei Bedarf Freigabe der Rechnungen durch die Geschäftsführung oder Controlling-Abteilung per Mausklick

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Bezahlung

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Fortlaufendes datengetriebenes Monitoring der Beschaffungsvereinbarungen Ihrer Lieferkette mit PACTA Analytics

Mit PACTA skalieren Sie Ihr Business noch schneller und nachhaltiger. Erfahren Sie wie und erhalten Sie im ersten Vertragsjahr monatlich die ersten 5 PACTA Signaturen geschenkt:

Aktuelle Kunden

Unsere Kunden und Partner vertrauen auf PACTA und unsere Expertise.

"Wir können über PACTA sowohl die Erstellung von Anleihebedingungen als auch von Vermögensanlage- und Wertpapierinformationsblättern mit einem hohen Individualisierungsgrad automatisieren. So gewinnen wir mehr Zeit für die jeweils einzelfallbezogene Strukturierung von Anlage- und Sicherungskonzepten sowie die individuelle Beratung unserer Mandanten in Finanzierungsfragen."

Dr. Matthias Möller, Partner bei SCHIEDERMAIR Rechtsanwälte in Frankfurt am Main

"Wir betreiben eine der größten Online-Kanzleien Deutschlands. PACTA ist dabei unsere technische Basis, mit deren Hilfe wir unsere Online-Vertragsformulare skalierbar erstellen und aktualisieren können. PACTA bietet uns einen signifikanten Geschwindigkeits- und Effizienz-Vorteil gegenüber der Konkurrenz. So ist es uns möglich, all unsere Beratungsleistungen jederzeit auf Abruf sowie in höchster Qualität und zu fairen Preisen anzubieten. Außerdem gewinnen wir mehr Zeit für die Mandantenbetreuung."

Dr. Georg Schröder, LL.M., Geschäftsführer, legal data Schröder Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

"Durch den Einsatz von PACTA konnten wir unseren Digitalisierungsprozess auf unkomplizierte und schnelle Weise beschleunigen. PACTA bietet uns die Möglichkeit, noch effizienter und ortsunabhängig zu beraten."

Thomas Knüppel, Partner bei Klopsch & Partner Rechtsanwälte mbB

"Ohne PACTA ist es kaum denkbar, dass eine Beratung durch einen Rechtsanwalt in einer entfernten Stadt so ablaufen kann. Als Unternehmen, das selbst Digitalisierungsprojekte anbietet, sind wir vom Potential von PACTA schwer begeistert."

Jörg Godau, Geschäftsführer, VRR Consulting

FAQ

Was genau ist mit Dokumentenautomatisierung gemeint?

Michael Czapla

Senior Sales Professional

Mit PACTA können Sie nicht nur die Erstellung von Verträgen automatisieren.  Vielmehr können Sie mit PACTA ganzheitlich all Ihre Legal Operations automatisieren. Vom Upload über den Entwurf, die Freigabe, die Signatur bis hin zur Datenextraktion und dem Fristenmanagement - mit PACTA automatisieren Sie den gesamten Lebenszyklus juristischer Dokumente.

Wie funktioniert die Dokumentenanalyse?

Arthur Gogohia

Data Scientist

Für unsere automatisierte Auslese von relevanten Informationen aus Dokumenten setzen wir auf State-of-the-Art Deep Learning Architekturen. Im ersten Schritt erkennt ein eigens trainiertes neuronales Netz wichtige Parts innerhalb eines Dokuments. Im zweiten Schritt verarbeiten unsere Algorithmen diese Informationen zu aufschlussreichen Erkenntnissen. Im dritten Schritt werden die Daten sortiert und übersichtlich auf der Plattform dargestellt.

Wie funktioniert die automatische Texterkennung bei Dokumenten?

Jeffry Cacho

Data Scientist

Die automatisierte Extraktion von Texten aus Scans erreichen wir in zwei Schritten. Im ersten Schritt nutzen wir Algorithmen zur Bildbearbeitung, um die Qualität der Scans zu optimieren. Unser angepasstes Deep Learning Modell erkennt anschließend pixelgenau den vorhandenen Text im Bild und wandelt es in digitalen Text um. Dadurch werden Scans durchsuchbar gemacht und der Text muss nicht mehr händisch abgetippt werden.