Wie KI das Vertragsmanagement optimiert

Die Anwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Vertragsmanagement unterstützt die Optimierung und Automatisierung von Vertragsmanagementprozessen erheblich. Mit Hilfe der KI-Technologie können Funktionen wie die intelligente Klassifizierung von Verträgen, die Extraktion von Schlüsselinformationen, die automatisierte Generierung von Vertragstexten und die Überwachung der Vertragsabwicklung realisiert werden, wodurch die Effizienz und Genauigkeit der Vertragsverwaltung verbessert und gleichzeitig Arbeitskosten und Risiken reduziert werden.

Was ist Künstliche Intelligent (KI)?

Künstliche Intelligenz, auch "KI", ist die Fähigkeit von Maschinen, kognitive Funktionen auszuführen, die mit dem menschlichen Verstand verbunden sind, wie z. B. Wahrnehmen, Denken, Lernen, Interaktion mit der Umwelt, Problemlösung und sogar Kreativität (nach der Definition von McKinsey). Kurz gesagt: KI ist eine Technologie, die es Computern und digitalen Geräten ermöglicht, Aufgaben auszuführen, die menschliche Intelligenz erfordern.

Die rechtliche KI bezieht sich auf die Anwendung von Technologien und Algorithmen der künstlichen Intelligenz zur Verbesserung verschiedener Aspekte des rechtlichen Bereichs, einschließlich der Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten, der juristischen Recherche und der Informationsbeschaffung.

KI oder maschinelles Lernen?

Künstliche Intelligenz wird oft mit maschinellem Lernen in Verbindung gebracht. Maschinelles Lernen ist ein Teilbereich der KI, der sich darauf konzentriert, Computersysteme in die Lage zu versetzen, aus Daten zu lernen, anstatt sie explizit für die Ausführung bestimmter Aufgaben zu programmieren. KI ist ein weiter gefasster Begriff, der eine Reihe von Technologien und Methoden umfasst, die darauf abzielen, Computersysteme mit intelligentem Verhalten und Fähigkeiten auszustatten. Dazu gehört das maschinelle Lernen, aber auch andere Techniken. Maschinelles Lernen ist die Grundlage für viele KI-Technologien. Es umfasst Algorithmen, die es Maschinen ermöglichen, Muster aus einem oder mehreren Datensätzen zu extrahieren.

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements

Sich wiederholende Verwaltungsaufgaben

Die herkömmliche Vertragsverwaltung umfasst oft einen hohen Anteil an manueller Bearbeitung und sich wiederholenden Aufgaben, wie z. B. die Erstellung von Verträgen, die Dateneingabe und das Versenden von Mahnungen. Diese mühsamen Verwaltungsaufgaben kosten nicht nur Zeit und Mühe, sondern erhöhen auch das Risiko menschlicher Fehler und Versäumnisse. Die ständig wiederholende Durchführung führt zu Ineffizienzen in der gesamten Vertragsverwaltung.

Manuelle Arbeit ist anfällig für Fehler

Die Kommunikation und der Dokumentenaustausch zwischen den Abteilungen erfordern einen erheblichen Zeitaufwand, und selbst scheinbar einfache Aufgaben können mühsam werden, wenn sie von den Mitarbeitern manuell ausgeführt werden. Die umfangreichen manuellen Vorgänge und menschlichen Eingriffe erhöhen die Fehlerwahrscheinlichkeit, z. B. durch die falsche Eingabe von Vertragsinformationen oder das Auslassen wichtiger Details. Verträge mit ungenauen Daten führen unweigerlich zu Verzögerungen.

Beeinträchtigung der Zusammenarbeit durch ineffiziente Verfahren

Ineffiziente Verfahren können zu einer Beeinträchtigung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Vertragsverwaltungsteams führen. Wenn beispielsweise der Prozess der Vertragsgenehmigung langwierig und langsam oder der Genehmigungsprozess unklar ist, haben die Teammitglieder Schwierigkeiten, die erforderlichen Genehmigungen und Rückmeldungen zeitnah zu erhalten. Dies kann dazu führen, dass sich die Vertragsausführung verzögert oder wichtige Fristen versäumt werden.

Mangelnder Überblick

Das Fehlen eines klaren Überblicks setzt Unternehmen gewisse Risiken und Ungewissheiten aus, z. B. können sie Fristen versäumen. Darüber hinaus können sie Schwierigkeiten haben, potenzielle Vertragsrisiken zu erkennen und zu bewerten oder Vertragsinformationen zu finden.

Vorteile von KI-gestütztem Vertragsmanagement

Automatisierung von Verträgen – Effizienz

Das Aufsetzen von Verträgen ist eine hochtechnische Aufgabe, die oft erfahrene Juristen erfordert, um die Einhaltung der Vorschriften durch ein Unternehmen zu gewährleisten. Der Rückgriff auf herkömmliche Methoden der Vertragsgestaltung kann jedoch die Qualität der Verträge einschränken und die Anwaltskosten erhöhen.

Die KI-Technologie bietet neue Möglichkeiten, diese Herausforderung zu meistern. Unternehmen können bestehende Vertragsvorlagen und -klauseln nutzen, um schnell neue Verträge zu erstellen. Künstliche Intelligenz kann automatisiert Tausende von Verträgen durchsuchen und dabei Muster und Klauseln erkennen, die auf eine bestimmte Situation anwendbar sind, was die Effizienz und Genauigkeit der Vertragserstellung erheblich verbessert.

Risiken sofort erkennen durch automatisierte Vertragsprüfung und Risikoanalyse

Es ist wichtig, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Das rasche Tempo und die Komplexität der rechtlichen Änderungen stellen die Compliance-Arbeit vor große Herausforderungen. So können beispielsweise heute gültige Klauseln kurzfristig überholt sein, was zu nicht konformen Verträgen und sogar zu Rechtsstreitigkeiten führen kann.

KI-Software ist in der Lage, große Mengen an Dokumenten zu verarbeiten, Begriffe zu identifizieren und zu kategorisieren und Unterschiede zwischen den Dokumentenversionen hervorzuheben, um so potenzielle Bedrohungen zu bewältigen und Compliance-Verpflichtungen zu bestimmen.

KI-gestützter Überblick – Transparenz

Künstliche Intelligenz ist in der Lage, große Mengen an Vertragsdaten automatisiert zu erfassen, zu organisieren und zu analysieren, einschließlich Vertragsbedingungen, Fristen und mehr. Im Vergleich zu manueller Arbeit kann KI Vertragsdaten mit hoher Präzision und Genauigkeit verarbeiten und Schlüsselinformationen in Verträgen automatisch identifizieren. Die KI-Technologie ermöglicht die Überwachung von Vertragsstatus und -änderungen in Echtzeit und gewährleistet so die rechtzeitige Aktualisierung von Informationen. Durch Datenanalyse und maschinelle Lernalgorithmen kann künstliche Intelligenz potenzielle Risiken und Chancen in Verträgen erkennen und entsprechende Empfehlungen und Lösungen anbieten.

Verbesserte Zusammenarbeit – beschleunigte Verhandlungen

Optimierte Verfahren und Werkzeuge können die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams vereinfachen. Mit einer Vertragsverwaltungssoftware können Teammitglieder auf sichereWeise Vertragsdokumente gemeinsam nutzen, gemeinsam an der Bearbeitung von Vertragsbedingungen arbeiten, in Echtzeit Diskussionen führen und Entscheidungen treffen. Dieser beschleunigte Verhandlungsprozess spart Zeit, verringert Verzögerungen und hilft den Teams, einen Konsens zu erzielen und Verträge schneller abzuschließen.

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Fazit

Durch die Einführung der Technologie der künstlichen Intelligenz konnten erhebliche Verbesserungen und Optimierungen im Vertragsmanagementprozess erzielt werden. Der Einsatz von KI im Vertragsmanagement erhöht nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich, was Unternehmen Zeit und Kosten spart.