Vertragscontrolling: Definition und Aufgaben
Vertragscontrolling sorgt dafür, dass Verträge nicht einfach abgelegt und vergessen werden – es stellt sicher, dass alle Vertragsparteien ihre Verpflichtungen erfüllen, dass Risiken frühzeitig erkannt und die gesetzten Ziele erreicht werden. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung der Vertragsbedingungen, sondern auch um eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung, um mögliche Stolpersteine rechtzeitig zu beseitigen. Mit einem effektiven Vertragscontrolling wird der gesamte Prozess effizienter, Probleme können frühzeitig gelöst und langfristig Kosten eingespart werden - ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg.
Definition: Was ist Vertragscontrolling?
Vertragscontrolling ist eine Kernkomponente des Vertragsmanagements und umfasst alle Schritte zur Messung und Bewertung von Vertragsrisiken. Es bezieht sich auf die kontinuierliche Überwachung der Vertragserfüllung, um die Leistung zu optimieren, Risiken zu mindern und sicherzustellen, dass die Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen.
Was sind die Aufgaben des Vertragscontrollings?
Die Aufgabe des Vertragscontrollings besteht darin, vertragsbezogene Berichte zu erstellen, einen Überblick über alle wichtigen Informationen zu geben und diese zu überwachen.
Dazu gehören:
- die Bewertung von Verbindlichkeiten in Verträgen
- die Überwachung der Vertragslaufzeiten
- die Fokussierung auf wichtige Vertragspartner
- die Analyse von Auftragsgrößen und Auftragsabläufen
- die Fokussierung auf Faktoren wie z.B. unbesetzte Stellen
Durch eine umfassende Auswertung dieser Daten ist das Vertragscontrolling in der Lage, die Vertragsabwicklung effektiv zu steuern und zu überwachen, Risiken zu minimieren und die Leistungsfähigkeit aller Vertragspartner zu gewährleisten.
Was ist der Unterschied zwischen Vertragscontrolling und Vertragsmanagement?
Der Hauptunterschied zwischen Vertragscontrolling und Vertragsmanagement liegt in den Schwerpunkten und Aufgaben. Das Vertragsmanagement befasst sich in erster Linie mit dem Prozess der Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung und Ausführung von Verträgen. Es umfasst die Verwaltung aller Aspekte des Vertrags, wie z. B. die Vertragsbedingungen, die Leistungspflichten und die Überwachung der Ausführung.
Das Vertragscontrolling hingegen konzentriert sich mehr auf die Überwachung und Kontrolle des Vertragsausführungsprozesses. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Vertrag effektiv ausgeführt wird und die gesetzten Ziele erreicht werden können, während gleichzeitig die Risiken minimiert werden. Das bedeutet, dass das Vertragscontrolling für eine verlässliche Risikobewertung sorgt, wofür ein transparentes und umfassendes Vertragsmanagement und strukturierte Daten die Grundlage bilden.
Was sind die Vorteile des Vertragscontrollings?
Vertragscontrolling bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Überwachung von Verträgen hinausgehen:
- Zugänglichkeit von Informationen: Das Vertragscontrolling ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen zu allen Vertragsbedingungen und bietet dem Management zeitnahe und genaue Daten
- Die Transparenz der Vertragslandschaft wird durch das Vertragscontrolling erhöht, das dem Unternehmen ein klares Bild über den Status und die Bedingungen aller seiner Verträge vermittelt
- Kontrolle der Effizienz: Durch die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Lieferkette und der Stabilität der Unternehmensrentabilität verbessert das Vertragscontrolling die Effizienz und Produktivität des Unternehmens.
- Mit ihrer hervorragenden Skalierbarkeit ist die Vertragscontrolling-Software für Unternehmen aller Größen und Branchen geeignet und kann flexibel auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren.
- Berichtswesen in Echtzeit: Das Vertragscontrolling bietet ein umfassendes Echtzeit-Reporting, das das Management über den Vertragsstatus und die Geschäftsleistung auf dem Laufenden hält und so eine bessere Verwaltung und Entscheidungsfindung unterstützt.
- Risikominimierung: Durch die genaue Bewertung und Minimierung vertraglicher Risiken trägt das Vertragscontrolling dazu bei, die potenziellen Risiken, denen ein Unternehmen ausgesetzt sein kann, zu reduzieren und das Unternehmen vor ungünstigen Vertragsbedingungen zu schützen.
Warum ist digitales Vertragscontrolling sinnvoll?
Digitales Vertragscontrolling ist in der heutigen Geschäftswelt nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es ermöglicht Unternehmen, komplexe Vertragsprozesse effizienter zu gestalten, Risiken besser zu managen und eine transparente Nachverfolgung zu gewährleisten. Die digitale Überwachung und Verwaltung von Verträgen spart Zeit und Kosten und erhöht gleichzeitig die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit. Unternehmen profitieren nicht nur von optimierten internen Prozessen, sondern auch von einer höheren Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten und reibungslosere Abläufe.
Fazit
Das Vertragscontrolling spielt heutzutage eine entscheidende Rolle, wobei die digitale Transformation viele Vorteile für Unternehmen mit sich bringt. Durch die Digitalisierung des Vertragscontrollings können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Risiken reduzieren, die Transparenz erhöhen und die Kundenzufriedenheit verbessern und damit eine solide Grundlage für weiteres Wachstum und Wettbewerbsvorteile schaffen.