Vertragsanalyse: Definition, Grundlagen und Checkliste

Die Vertragsanalyse ist ein tiefgreifender Prozess der Analyse und Interpretation von Vertragstexten, um die Bedeutung, die Auswirkungen und die potenziellen Risiken von Vertragsklauseln zu verstehen. Mit der Vertragsanalyse können Unternehmen dabei unterstützt werden, Verträge besser zu verwalten, rechtliche Risiken zu verringern und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Warum ist die Vertragsanalyse so wichtig?

Ohne eine gründliche Vertragsanalyse kann es leicht zu Missverständnissen, Risiken oder sogar rechtlichen Problemen kommen. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Gründe genannt, warum eine umfassende Vertragsanalyse unerlässlich ist:

• Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Durch die Vertragsanalyse wird sichergestellt, dass die Vereinbarungen den aktuellen rechtlichen Anforderungen, Branchenstandards und bewährten Verfahren entsprechen. Da sich Gesetze und Vorschriften weiterentwickeln, müssen Verträge diese Änderungen genau widerspiegeln, damit Unternehmen kostspielige Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Nichteinhaltung vermeiden können.
• Risikominimierung: Die Analyse von Verträgen hilft, potenzielle Risiken und Schwachstellen zu erkennen, die zu wirtschaftlichen Verlusten oder rechtlichen Verpflichtungen führen können. Durch die Identifizierung dieser Bereiche können Unternehmen solche Risiken proaktiv angehen, minimieren und so sichere Geschäftsbeziehungen aufbauen. Darüber hinaus ermöglicht die Vertragsanalyse den Unternehmen, den aktuellen Stand von Vereinbarungen zu verstehen und so ausgeprägte  Konflikte zwischen bestehenden Verträgen zu vermeiden.
• Aushandlung von Verträgen: Im Laufe der Zeit müssen Verträge aufgrund von Änderungen der Marktbedingungen, der geschäftlichen Prioritäten usw. angepasst werden. Die Vertragsanalyse liefert den Unternehmen Informationen über Bedingungen, die möglicherweise angepasst werden müssen. Sind sich beide Parteien über die vertraglichen Verpflichtungen im Klaren, können wirksame Verhandlungen oder Neuverhandlungen geführt werden, um die Vereinbarungen an die neuen Umstände anzupassen.
• Überwachung der Leistung: In Verträgen werden Fristen, Benchmarks und Leistungskriterien festgelegt. Die Analyse dieser Elemente ermöglicht es den Unternehmen, die Leistung auf der Grundlage der vereinbarten Standards zu überwachen, zu messen und so die Erfüllung der Verpflichtungen sicherzustellen. Wenn Ziele nicht erreicht werden oder sich die Umstände ändern, können Neuverhandlungen auf dieser Grundlage geführt werden.
• Klarheit und Verständlichkeit: Verträge enthalten oft eine komplexe Rechtssprache. Die in den Verträgen festgelegten Rechte, Pflichten und der Umfang der Vereinbarungen können für alle Parteien schwer zu verstehen sein. Durch eine Vertragsanalyse werden die Dokumente verständlicher, die Rollen aller Parteien klar definiert und das Risiko von Missverständnissen und Streitigkeiten verringert.
• Transparenz und Effizienz: Durch die Analyse wichtiger Vertragsinformationen können Anwälte und Vertragsmanager die Vereinbarungen in ihren Unternehmen besser verstehen und erhalten so in Echtzeit einen tieferen Einblick in diese wertvollen Dokumente. Durch die Vertragsanalyse können Anwälte und Vertragsmanager Ineffizienzen in den täglichen Vertragsprozessen besser erkennen.

Die Grundlagen der Vertragsanalyse

Extraktion von Text und Klauseln:

Verträge werden in kleinere Textbestandteile zerlegt. Diese Zerlegung hilft, die Gesamtstruktur des Vertrages zu verstehen. Durch die Aufteilung in einzelne Klauseln und Abschnitte wird die Durchführung einer eingehenden Analyse erleichtert. Für die automatische Identifizierung und Extraktion dieser Inhalte aus dem Vertrag werden in der Regel spezialisierte Software-Tools eingesetzt.

Aktualisierung von Klauseln:

Die Vertragsanalyse umfasst die Überprüfung der Vertragsbedingungen, die Identifizierung und Aktualisierung von Klauseln, die möglicherweise veraltet oder nicht mehr anwendbar sind, um die Aktualität und Durchsetzbarkeit des Vertrags zu gewährleisten.

Erkennen von Chancen und Risiken:

Bei der Vertragsanalyse geht es nicht nur um die Überprüfung der Vertragsbedingungen, sondern auch um das Erkennen potenzieller Chancen und Risiken innerhalb des Vertrags, um allen Parteien zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Identifizierung von Vertragsdaten und Fristen:

Bei der Vertragsanalyse ist es wichtig, verschiedene im Vertrag festgelegte Termine und Fristen zu ermitteln und festzuhalten, um die rechtzeitige Erfüllung der Verpflichtungen durch alle Parteien sicherzustellen und Vertragsverletzungen zu vermeiden.

Nachverfolgung der Vertragserfüllung:

Nach Inkrafttreten eines Vertrags ist es wichtig, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen durch alle Parteien zu überwachen. Regelmäßige Überwachungsmaßnahmen und -dienste tragen dazu bei, Streitigkeiten zu vermeiden und die Erreichung der Vertragsziele sicherzustellen. Diese laufende Überwachung trägt zur Aufrechterhaltung positiver Arbeitsbeziehungen zwischen den beteiligten Parteien bei.

Zukunftsorientierte Analysen:

Die Vertragsanalyse sollte auch die Analyse der zukünftigen Auswirkungen von Vertragsbedingungen, die Vorhersage potenzieller Probleme und die proaktive Entwicklung von Lösungen umfassen, um die Stabilität und nachhaltige Entwicklung langfristiger Kooperationsbeziehungen zu gewährleisten.

KI-gestützte Vertragsanalyse

Mit modernen Werkzeugen und Methoden wird die Vertragsanalyse zunehmend automatisiert und effizient, so dass Unternehmen nicht nur aktuelle Verträge überwachen, sondern auch zukunftsweisende Entscheidungen treffen können.

Fortschritt durch KI

Bestimmen Sie zunächst die spezifischen Informationen, die aus dem Vertrag extrahiert werden sollen. Dies bildet die Grundlage für die anschließende Analyse und Anpassung des KI-Modells. Als Nächstes werden relevante Variablen und Standards definiert, die als Leitfaden für die genaue Identifizierung und Extraktion der erforderlichen Informationen durch die KI dienen. Durch Training kann die KI effizient und genau relevante Informationen aus den Vertragsdokumenten extrahieren. Schließlich können Sie leistungsstarke Filterfunktionen nutzen, um Verträge zu suchen, zu bewerten und schnell zu finden, was ein effektives Vertragsmanagement und fundierte Entscheidungen ermöglicht.

Vorteile der KI

• Zeit- und Kosteneffizienz: Einer der größten Vorteile der KI-basierten Vertragsanalyse ist die Zeitersparnis. Die schnelle und effektive Bewertung von Textinformationen kann Zeit und Ressourcen sparen. Dies gilt insbesondere bei einer großen Anzahl von Verträgen, da die manuelle Analyse zeitaufwendig sein kann.
• Skalierbarkeit: Effiziente Vertragsanalyse ist skalierbar. Diese Technologie kann in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden und verschiedene Prozessschritte automatisieren. Auch die Vertragsanalyse für Verträge in verschiedenen Sprachen oder die Auswertung von Listen nach anderen rechtlichen Rahmenbedingungen ist möglich.
• Konsistenz: KI-Systeme können Muster und Anomalien in Vertragsdaten erkennen und so Risiken und Chancen, die in Verträgen verborgen sind, genau identifizieren und die Datenqualität verbessern.

Checkliste für die Auswahl des richtigen Vertragsanalyse-Tools

Die Wahl des richtigen Tools zur Vertragsanalyse kann den Unterschied zwischen einem effizienten, reibungslosen Vertragsmanagement und einem zeitaufwändigen, fehleranfälligen Prozess ausmachen. Bei der Vielzahl der verfügbaren Tools ist es wichtig, eine fundierte Entscheidung zu treffen, die den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Ein gutes Vertragsanalyse-Tool sollte nicht nur über fortschrittliche Automatisierungs- und KI-Funktionen verfügen, sondern auch benutzerfreundlich und kosteneffizient sein und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Um Ihnen zu helfen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl des richtigen Tools unterstützt:

Step 1: Prüfen Sie den Grad der Automatisierung und die KI-Fähigkeiten

Stellen Sie sicher, dass das Vertragsanalysetool über einen hohen Automatisierungsgrad verfügt und die Technologie der künstlichen Intelligenz nutzen kann, um die Effizienz und Genauigkeit zu erhöhen.

Step 2: Analysieren Sie den Funktionsumfang

Das Prüfwerkzeug sollte über eine breite Palette von Funktionen verfügen, darunter Vertragsanalyse, Risikobewertung, Compliance-Prüfungen usw., um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen.

Step 3: Beurteilen Sie die Benutzerfreundlichkeit

Wählen Sie ein Tool, das einfach zu bedienen ist und über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügt, um sicherzustellen, dass die Benutzer die Funktionen leicht erfassen und effektiv nutzen können.

Step 4: Integrationsmöglichkeiten

Prüfen Sie, ob sich das Tool nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe integrieren lässt, um ein effizientes Vertragsmanagement zu erreichen.

Step 5: Abwägen der Kosten / des Budgets

Prüfen Sie, ob der Preis des Tools zu Ihrem Budget passt und ob die angebotenen Funktionen und Leistungen die Kosten rechtfertigen.

Step 6: Risikobewertung und Compliance-Prüfungen

Vergewissern Sie sich, dass das Überprüfungstool umfassende Risikobewertungen und Compliance-Prüfungen durchführen kann, damit Sie potenzielle Vertragsrisiken erkennen und mindern können.

Step 7: Kontinuierliche Verbesserung durch Updates

Wählen Sie ein Tool mit kontinuierlichen Aktualisierungs- und Verbesserungsmöglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie immer Zugriff auf die neuesten Funktionen und Leistungen haben.

Step 8: Umfang der Analysen und Berichte

Prüfen Sie, ob das Tool umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen bietet, die Ihnen helfen, ein tieferes Verständnis der Vertragsinhalte zu erlangen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Letzter Schritt: Buchen Sie eine Demo und führen Sie eine Testphase durch

Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie unbedingt eine Demo des Tools buchen und Tests in realen Szenarien durchführen, um sicherzustellen, dass es Ihren tatsächlichen Bedürfnissen und Erwartungen entspricht.

Wie PACTA KI in der Vertragsanalyse einsetzt

PACTA ist ein innovatives Vertragsanalysetool, anhand dessen Dokumente kollaborativ erstellt, geprüft, verhandelt, digital signiert, analysiert und organisationsübergreifend bereitgestellt werden kann. Dank fortschrittlicher Technologie für künstliche Intelligenz hilft PACTA Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Produktivität zu steigern.

Erfahren Sie hier mehr über die Software für Vertragsanalyse.

Fazit

Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der KI-Technologie wird die Vertragsanalyse immer effizienter, präziser und automatisierter werden. Künftig wird KI das zentrale Werkzeug für die Vertragsanalyse sein und Unternehmen eine schnellere und genauere Vertragsprüfung und -verwaltung ermöglichen.