Digitales Vertragsmanagement: Vorteile & Lösungen

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Mithilfe digitalem Vertragsmanagement können alle Schritte – von der Vertragserstellung bis zur elektronischen Unterzeichnung – digital mithilfe des Einsatzes einer Software abgewickelt werden. Dies bietet zahlreiche Vorteile und macht Prozesse schneller, komfortabler und einfacher umsetzbar. Für Unternehmen bringt die Umstellung auf ein digitales Vertragsmanagement verschiedene Vorteile mit sich, darunter Zeit- und Kosteneinsparungen, eine verbesserte Kundenerfahrung, eine effizientere Nachverfolgung zur Vermeidung von Fehlern und positive Auswirkungen auf die Bilanz des Unternehmens. Darüber hinaus trägt die digitale Transformation des Vertragsmanagements zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Was sind die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements?

Das digitale Vertragsmanagement bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die einfache Digitalisierung von Vertragsprozessen hinausgehen. Es optimiert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Verträge verwalten, indem es auf Automatisierung, Transparenz und Sicherheit setzt. Die wichtigsten Vorteile des digitalen Vertragsmanagements werden im Folgenden näher erläutert:

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Welche Lösungen gibt es für das digitale Vertragsmanagement?

In Unternehmen gibt es eine Reihe von Hybridsystemen, die sowohl analoge als auch digitale Elemente enthalten. So kann es beispielsweise Verträge geben, die in Papierform abgelegt und mit einem Excel-System verwaltet werden. Um jedoch den gesamten Vertragslebenszyklus digital abzubilden, ist eine spezielle Software erforderlich. Eine solche Software zentralisiert nicht nur alle Informationen auf einer zentralen Plattform, sondern bildet auch die einzelnen Prozesse des Vertragsmanagements exakt ab. Die Gliederung der einzelnen Teilprozesse ist ein großer Vorteil beim Einsatz spezialisierter Lösungen, wie z.B. die Vertragserstellung, Risikoanalyse, der Genehmigungsprozess und die anschließende digitale Unterschrift. Die Betrachtung des gesamten Vertragsmanagementprozesses sollte daher das primäre Ziel bei der Einführung einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung sein.

Die wichtigsten Funktionen einer digitalen Vertragsmanagement-Software

Digitale Vertragsmanagement-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Vertragslebenszyklus effizienter und transparenter machen. Unternehmen können von einer nahtlosen Integration dieser Tools profitieren, die nicht nur die Erstellung und Verwaltung von Verträgen erleichtern, sondern auch die Genauigkeit und Geschwindigkeit des gesamten Prozesses verbessern.

• Vertragserstellung und Formatierung: Mit der Software können Nutzer auf einfache Weise Vertragsvorlagen erstellen, gestalten und anpassen, um sicherzustellen, dass die Verträge den Anforderungen und Standards des Unternehmens entsprechen. Zudem können Nutzer von Fall zu Fall Bedingungen und rechtliche Anforderungen hinzufügen, um die Konsistenz und Einhaltung von Verträgen zu gewährleisten.
• Vertragsprüfung: Einige wenige digitale Vertragsmanagement-Tools bieten auch die Funktion der automatisierten Vertragsprüfung. Damit ist es möglich, Verträge auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien zu prüfen. Durch diesen automatisierten Prozess können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und Unstimmigkeiten oder Fehler im Vertrag schnell korrigiert werden, was die Genauigkeit und Sicherheit des Vertragsmanagements deutlich verbessert.
• Vertragsgenehmigung und -unterzeichnung: Eine digitale Vertragsverwaltungssoftware rationalisiert den Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess und ermöglicht die schnelle Unterzeichnung von Verträgen durch die elektronische Signaturfunktion. Nutzer können Verträge einfach über die Softwareplattform versenden, genehmigen und unterzeichnen, wodurch Papierdokumente und herkömmliche Unterzeichnungsprozesse überflüssig werden.
• Vertragsausführung und -überwachung: Die Vertragsmanagement-Software verfolgt den Fortschritt der Vertragsausführung und erinnert die Nutzer an wichtige Termine und Fristen im Vertrag. Nutzer können den Status des Vertrags jederzeit überprüfen, um die Ausführung des Vertrags nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass die Vertragsverpflichtungen fristgerecht erfüllt werden.
• Vertragsänderungen und -aktualisierungen: Während des Vertragslebenszyklus kann es zu Vertragsänderungen kommen. Eine digitale Vertragsverwaltungssoftware unterstützt die Verwaltung von Vertragsversionen und zeichnet die Historie von Aktualisierungen im Vertrag auf, um die Richtigkeit und Vollständigkeit des Vertrags zu gewährleisten.
• Vertragsarchivierung und -speicherung: Zudem bietet eine Software eine Funktionen zur Speicherung und Archivierung von Verträgen, um sicherzustellen, dass die Vertragsdokumente geschützt an einem zentralen Ort aufbewahrt werden. Die Benutzer können die Vertragsdokumente leicht abrufen und darauf zugreifen, um gesetzliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen.
• Berichte und Analysen: Zuletzt bietet die digitale Vertragsmanagement-Software die Möglichkeit, Berichte zu erstellen und Vertragsdaten zu analysieren, damit Nutzer die Effizienz der Vertragsverwaltung und Trends besser verstehen. Nutzer können Vertragsprozesse auf der Grundlage von Berichtsergebnissen optimieren, um die Effizienz der Verwaltung und die Unternehmensleistung zu verbessern.

KI spielt eine immer wichtigere Rolle im Vertragsmanagement. Mit Hilfe von KI können Vertragsmanagement-Teams große Mengen an Vertragsdokumenten schneller verarbeiten und potenzielle Risiken und Chancen rechtzeitig erkennen. KI ist auch in der Lage, den Prozess der Vertragsgenehmigung zu automatisieren, wodurch menschliche Fehler und Verzögerungen reduziert werden und der gesamte Vertragslebenszyklus reibungsloser und effizienter wird. Mit dem weiteren Fortschreiten der Technologie wird die Anwendung von KI im Vertragsmanagement eine breitere Zukunft haben und den Unternehmen mehr Komfort und Wettbewerbsvorteile bringen.

Welche Branchen können vom digitalen Vertragsmanagement profitieren?

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf verschiedene Branchen, in denen digitales Vertragsmanagement erhebliche Effizienzgewinne und Wettbewerbsvorteile bringt. Von der Immobilienwirtschaft über die Versicherungsbranche bis hin zum Gesundheitswesen - überall dort, wo Verträge eine zentrale Rolle spielen, bieten digitale Lösungen wertvolle Unterstützung.

Neben den oben genannten Branchen können auch Logistik- und Energieunternehmen sowie Organisationen des öffentlichen Sektors vom digitalen Vertragsmanagement profitieren. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Software für das digitale Vertragsmanagement in verschiedenen Branchen weit verbreitet ist.

Datenschutz im digitalen Vertragsmanagement

In Bezug auf den Datenschutz ist die Allgemeine Datenschutzverordnung (EU-DSGVO) in der Europäischen Union von besonderer Bedeutung und sollte bei der Wahl einer Software berücksichtigt werden.

Fazit

Durch den Einsatz einer digitalen Vertragsmanagement-Software ist das Vertragsmanagement effizienter, präziser und transparenter geworden. Dies bietet Unternehmen bessere Compliance- und Risikomanagement-Fähigkeiten und ermöglicht es ihnen, sich in einem sich ständig verändernden Marktumfeld besser zurechtzufinden.