Optical Character Recognition (OCR) ist eine optische Zeichen- bzw. Texterkennungssoftware. Dabei wandelt ein Algorithmus handschriftlichen, gedruckten oder getippten Text von gescannten Dokumenten in maschinenkodierten Text um. Mit der automatisierten Texterkennung der PACTA Cloud digitalisieren Sie Ihr Dokumentenarchiv oder automatisieren Ihren Rechnungseingang.
Digitalisierung Ihrer Papierdokumente
Jedem Unternehmen fließen täglich eine Vielzahl von Dokumenten in Papierform zu. Diese Schriftstücke werden entweder in physischen Aktenschränken aufbewahrt oder gescannt und digital gespeichert. In beiden Fällen besteht die Herausforderung darin, ein spezifisches Dokument im Nachgang wiederzufinden und weiterzuverarbeiten. Denn die meisten Scanner erkennen und speichern Dokumente meist nur als einfache Bilddatei. Selbst wenn Sie einen modernen Scanner mit integrierter Texterkennung nutzen, hat dieser häufig Probleme mit der korrekten Verarbeitung und Ausgabe von Rechnungen und juristischen Dokumenten.
Mithilfe unserer OCR-Software ist es möglich, Bilddateien in maschinenlesbaren Text zu verwandeln. Wir haben die PACTA Texterkennung speziell für Rechnungen und juristische Dokumente entwickelt. Sie legen gescannte Dokumente einfach in der PACTA Cloud ab und unser OCR erkennt und formatiert diese automatisiert für Sie. Die PACTA Cloud ist zudem mit einer Stichwortsuche ausgerüstet und ermöglicht es Ihnen, einzelne Dokumente durchschnittlich in weniger als einer Minute zu finden und anschließend zu bearbeiten.
Ablösung Ihrer Aktenschränke
Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, verschiedene Dokumente über einen Zeitraum von drei bis 30 Jahren zu archivieren. In vielen Unternehmen existiert gegenwärtig ein elektronisches und ein Papierarchiv. PACTA digitalisiert sowohl Ihren Dokumenteneingang als auch Ihre Dokumentenerstellung. So schaffen Sie ein einheitliches digitales Archiv an einem zentralen Ort und halbieren Ihren Papierverbrauch.
Automatisierung Ihres Rechnungseingangs
Aktuell nutzen lediglich 14,7% aller Unternehmen elektronische Rechnungen. Mitarbeiter der Buchhaltung sind dadurch gezwungen, relevante Rechnungsdaten manuell in ihre Finanzsoftware zu übertragen. Dabei entstehen nicht selten Zahlendreher und sonstige Tippfehler. Im schlimmsten Fall führt dies zu einer falschen Bilanz.
Mithilfe automatisierter Texterkennung digitalisieren Sie Ihre Rechnungsverwaltung und gehen einen weiteren Schritt zur digitalen Buchhaltung. Die PACTA Cloud erkennt Ihre Rechnungsdaten automatisiert und schließt menschliche Fehlerquellen aus. Der gesamte Geschäftsprozess ist mit PACTA bis zu 40 mal schneller als die manuelle Verarbeitung von Rechnungsinformationen. Ihre Mitarbeiter können sich so auf die Auswertung und Interpretation der Zahlen konzentrieren.
Grüne Dokumentenprozesse
Eine manuelle papierbasierte Verarbeitung von Rechnungen und sonstigen Dokumenten ist nicht nur zeit- sondern auch ressourcenaufwändig. Mit PACTA schonen Sie die Umwelt und sparen Kosten. Ein mittelständisches Unternehmen kann mit digitalen Dokumentenprozessen durchschnittlich knapp 300.000 Seiten Papier, 4,3 Tonnen Holz und 1,5 Tonnen CO2 pro Jahr einsparen.
Wie funktioniert OCR?
In einem Texterkennungsprozess analysiert die OCR-Software ein gescanntes Dokument zunächst auf dunkle und helle Bereiche. Dabei weisen die hellen Bereiche darauf hin, dass es sich um den Hintergrund handelt. Dunkle Bereiche deuten auf ein zu erkennendes Zeichen hin. Die Software verarbeitet im Anschluss einzig die dunklen Bereiche und teilt das Dokument in einzelne Textzeilen, Wörter und zuletzt in die einzelnen Buchstaben.
Der OCR-Algorithmus vergleicht die erkannten dunklen Elemente mit Musterbildern einzelner Buchstaben und bestimmt mithilfe von Wahrscheinlichkeitsberechnungen, welche Buchstaben vorliegen. Auf dieser Grundlage bedeckt PACTA das gescannte Bild mit einer ‚unsichtbaren‘ OCR-Textschicht und bildet schließlich ein digitales Dokument mit Artikeln Absätzen und Leerzeichen.
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